Como fazer reuniões eficientes

As reuniões poderiam ser mais produtivas se fossem realizadas num contexto de solução de problema.

falconi

Vicente Falconi

Uma reunião serve para resolver problemas. Tenho participado de reuniões em várias empresas no Brasil e no exterior como observador, para fazer críticas. Os erros são sempre os mesmos: muito relato de projetos, muita notícia, muito apelo — e pouca análise e discussão de soluções.

Por exemplo, certa vez a diretora de RH de uma grande empresa mostrou o indicador de rotatividade de pessoal e comentou: “Olha, gente, esse índice está muito alto, precisamos baixá-lo”. Mais nada. Vai baixar? Nunca. Ora, uma meta não atingida é um fato grave que merece análise e discussão cuidadosas: o turnover está subindo ou caindo?

É maior na área industrial ou na de vendas? Como varia de acordo com o tempo de casa? Enfim, se existe um resultado ruim, existe um problema a ser resolvido, e eles não se resolvem por apelos. Resolver problemas requer ação.

Nesse exemplo da reunião sobre a rotatividade do pessoal, cada diretor deveria sair daquela sala com seu “trabalho de casa” a ser feito e uma meta própria para a redução do turnover. O diretor industrial deveria deixar a reunião sabendo que a maior parte do problema estava localizada em duas de suas cinco fábricas e que ele precisava aprofundar sua análise para entender por que aquilo estava acontecendo.

As reuniões poderiam ser mais produtivas se fossem realizadas num contexto de solução de problemas — em vez de servir como um momento de desabafo. Finalmente, gostaria de pedir atenção a respeito de um termo que se tornou muito comum nas empresas: projetos de mudança.

Esses tais projetos de mudança devem ser vistos como projetos de solução de problemas ou projetos de atingimento de metas. Quando se deseja atingir uma meta (melhorar a empresa), é preciso mexer nos meios (processos) e, portanto, promover mudanças.

As empresas gastam muito tempo só fazendo apelos sobre a importância da mudança e se esquecem de dizer como as pessoas vão conseguir fazer de fato as mudanças — e é isso que realmente interessa.

Quanto às reuniões formais de feedback, todo mundo concorda que gente é importante. Mas a vasta maioria fica apenas no discurso e não faz o que tem de fazer. Acredito que o feedback tem de ser contínuo, de preferência em cima do ato, para ajudar, e não para criticar. O feedback é, antes de tudo, um ato de amor.

Dou feedback continuamente e nunca tive problemas, pois falo sem raiva, em cima do acontecimento, dando exemplos. As pessoas têm me agradecido por isso ao longo do tempo. O feedback tem de ser um serviço completo — mostrar o desvio e ensinar a correção de rumo.

Cabe ao pessoal do RH ter certo controle desse processo e um quadro geral dos feedbacks (para verificar se existe, de fato, a correção de rumo). Pode ser que o RH queira dar um feedback geral anual comentando o histórico das avaliações recebidas pela pessoa ao longo do ano.

O processo de recrutamento e seleção em qualquer empresa normalmente é falho, e a verdadeira seleção deve ocorrer ao longo do tempo. Considero uma necessidade também fazer uma avaliação 360 graus, pois uma pessoa só é conhecida, de fato, pela percepção de todos os que se relacionam com ela: chefias, pares e subordinados.

Tenho visto pessoas com comportamentos diversos dependendo de com quem se relacionam — o que, evidentemente, não pode dar certo. Nesse tipo de avaliação, o mais importante é fazer as perguntas de acordo com os valores da organização.

Por exemplo, se você considera importante que o chefe ensine pacientemente o trabalho à equipe, isso tem de ser perguntado: “Fulano de Tal lhe ensina pacientemente as necessidades de seu trabalho?”, “Quando ele não sabe, providencia alguém que o faça?”, “Fulano de Tal demonstra claramente interesse em seu crescimento profissional?”

Finalmente, acredito que a avaliação 360 graus deve ser sigilosa e, preferencialmente, conduzida por um agente externo.

Vicente Falconi é sócio fundador e presidente do Conselho de Administração da Falconi Consultores de Resultado, e membro da Academia Brasileira da Qualidade (ABQ).



Categorias:Opinião

Tags:, , ,

3 respostas

  1. Entendo muito bem o que está descrito. Pois onde trabalho tanto chefes e líderes não aceita esse trabalho que procuro todos os dias implantar, não só apontando as falhas mas sim orientando os mesmos sobre a importância de orientar os colaboradores sobre a fazer as coisas certas conforme padrão de serviço. Mas me ignoram. O que devo fazer?

  2. Uma excelente colocação, as reuniões servem apenas para apontar os problemas que alguém tem que resolver sendo que deveriam ser melhor aproveitadas e utilizadas na tratativa dos problemas.

Trackbacks

  1. Como fazer reuniões eficientes - Portal Administração Ambiental

Deixe uma resposta

%d blogueiros gostam disto: