As boas práticas para organizar um evento

Organizar um evento é sempre um grande desafio, pois são muitas as variáveis envolvidas no processo. É preciso coordenar diversos fornecedores, definir uma logística eficiente e agradar aos convidados. E como se pode responder à pergunta: quais são as boas práticas para organizar um evento?

evento2Planejar um evento é essencial para qualquer organizador, já que essa é uma maneira de minimizar os possíveis problemas, otimizar os processos e garantir os melhores resultados. Mas quando se fala de eventos de grande porte com muitos participantes, com muitos dias de duração, muitos temas ou ambientes, os riscos são ainda maiores.

Antes de pensar em detalhes práticos, a organização deve ter uma visão bem clara dos objetivos do evento. Por isso, é importante se perguntar: onde que a minha empresa quer chegar com esse evento?; o que o evento gera de valor aos participantes?; qual o principal diferencial do evento?; quem serão os participantes e quais são as principais demandas deles?; o que cada um dos diversos públicos espera desse evento?; como posso surpreender e, ao mesmo tempo, entregar tudo aquilo que os participantes esperam?; quem são os fornecedores ideais para atuar nesse evento?

São dezenas de perguntas que ajudarão na definição de um plano estratégico para o evento, assegurando-se de que ele cumpra com os seus objetivos e traga os resultados esperados. Não se esqueça: é muito importante ter os objetivos bem definidos, pois eles determinarão quais são as melhores estratégias. Na estratégia, não se esqueça de dois pontos fundamentais: a tecnologia e os fornecedores.

Quem pretende organizar um evento precisa saber que vai lidar com uma quantidade absurda de informações e vai precisar gerenciar várias equipes. Logo, é normal que surjam imprevistos. Mas, quanto mais organizado e bem planejado for o evento, menor a chance de ocorrerem imprevistos. E, caso ocorram, mais fácil será de contorná-los e de superá-los.

A NBR 16698 de 11/2018 – Organização de eventos – Diretrizes para boas práticas fornece diretrizes para as boas práticas utilizadas nas atividades de organização de eventos, visando a melhoria contínua deste segmento, com ética, transparência, cidadania, comprometimento e resultados. Convém que a empresa de organização de eventos tenha todos os documentos legais de acordo com o objeto social (licenças e certidões) e os atestados técnicos atualizados e disponíveis para comprovação, quando necessário. São exemplos de licenças o alvará de funcionamento para a sede da empresa e o certificado do Cadastur. São exemplos de certidões a certidão negativa de tributo federais, estaduais ou municipais, certidão negativa da previdência social ou certidão negativa do FGTS. Entende-se como atestado técnico o documento emitido pelo cliente que comprove a prestação satisfatória do serviço contratado.

Deve ser realizado o levantamento das informações necessárias para a elaboração do projeto do evento, como por exemplo nome do evento, objetivos e resultados esperados, tipo de evento, demandante, responsável, local, cidade, data de início, data de término, datas alternativas, periodicidade, previsão orçamentária, horário de início, horário de término, duração, número de participantes, público-alvo (perfil), fonte pagadora, formato do evento (leiaute), parcerias, apoiadores, patrocinadores, edições anteriores, infraestrutura, serviços associados, programação preliminar, plano de comunicação, legislação aplicável e licenciamentos necessários, etc.

A empresa organizadora de eventos deve considerar as seguintes ações: realizar contato com cliente para entender e confirmar as informações do briefing; levantamento de edições anteriores e de eventos similares; realizar visita técnica nos espaços potenciais para o evento; realizar reuniões com os fornecedores para levantamentos técnicos; antecedência necessária para a execução do evento; disponibilizar de forma aberta as normas de montagem e desmontagem.

Outras ações são necessárias: identificar os potenciais fornecedores de produtos e prestadores de serviços; analisar a legislação local e licenças necessárias; analisar tecnicamente a infraestrutura e os equipamentos; analisar os aspectos culturais, ambientais, religiosos, sociais, econômicos e geográficos; considerar a possibilidade de adoção de boas práticas sustentáveis; analisar as condições de acessibilidade do local e a mobilidade de todos os envolvidos; conceber propostas alternativas para a execução do evento. Exemplos de legislações aplicáveis a eventos podem ser observados no Anexo A.

A empresa organizadora de eventos deve elaborar proposta orçamentária que contenha as condições inerentes ao serviço a ser prestado e a ser encaminhada ao cliente, que contenha minimamente: data, local e destinatário; objeto e escopo detalhado; etapas do trabalho, prazos, formas e validações das entregas; preço, descontos, formas e prazos de pagamento; formas de remuneração ou pagamento; validade da proposta; condições gerais; identificação e assinatura do prestador de serviço; identificação, data e assinatura do cliente para o aceite da proposta.

Deve-se elaborar um plano de comunicação, contendo no mínimo as seguintes informações integradas ao cronograma do evento: tipos de inserções (mídias impressas e/ou digitais) nos meios de comunicação; tipos de veículos de comunicação; tipos de materiais; sinalização; divulgação em outros eventos; orçamento previsto; prazos de execução; responsabilidades; metas e indicadores; banco de dados e tipos de convites. Levar em consideração a legislação local aplicável.

Para a execução do plano de comunicação, deve-se considerar as seguintes atividades: preparar briefing para os fornecedores; abrir concorrência com os potenciais fornecedores; analisar as propostas e aprovar o fornecedor; estabelecer contrato com o fornecedor; elaborar cronograma e acompanhar a execução.

Para a segurança do público-alvo e colaboradores, deve-se observar a capacidade da área total do evento, delimitando a área de concentração de público e outras áreas de influência; riscos de atos de terrorismo, violência urbana ou possíveis manifestações; a necessidade de atenção especial às crianças ou menores de idade; os planos de evacuação; a necessidade de identificação para os diversos públicos do evento; a instalação de catracas eletrônicas ou cartões magnéticos, quando aplicável; uso de pulseiras de identificação, principalmente em crianças, quando aplicável; o uso de detector de metais, quando aplicável.

Para a segurança do espaço físico, deve ser feita a regularização das edificações ou construções provisórias; a autorização do AVCB; as condições do local para a execução de todas as atividades de maneira a prevenir acidentes de trabalho ou sinistros, condições de acessibilidade e mobilidade, inclusive de portadores de deficiência física; a disponibilidade de equipe de brigada de incêndio; a existência de equipamentos de combate, prevenção a incêndios e rotas de fuga, sinalização; os serviços e posicionamentos de ambulâncias e posto médico; o local de acesso de viatura de Corpo de Bombeiros e ambulância na ocupação temporária da edificação; os planos de emergência para abandono do prédio ou área em caso de incêndio; a necessidade de contratação de geradores de energia elétrica, com devido isolamento físico; as condições e restrições acústicas do espaço; as necessidades de uso de estruturas para delimitações de áreas (como grades, painéis, e mobiliários); as plantas baixas com indicações das saídas de emergência com as devidas larguras; a existência de estacionamento de veículos, com a indicação das vagas reservadas; a existência de espaço para embarque e desembarque de passageiros; a utilização de equipamentos tipo drone, meios aéreos, incluindo dirigíveis, balões, e aviões, seguir procedimentos de análise de risco junto ao fabricante ou locação. Os pedidos de permissão para usá-los devem ser apresentados para o local do evento por escrito, juntamente com uma avaliação de risco, pelo menos 28 dias antes da realização ou uso.

A empresa organizadora de eventos deve observar a contratação de empresa de segurança que tenha autorização da Polícia Federal. As seguranças patrimonial e orgânica são atividades de segurança desenvolvidas por empresas de direito privado, reguladas, autorizadas e fiscalizadas pelo Departamento da Polícia Federal.

Para a gestão dos recursos humanos, deve-se levar em conta uma reunião com as equipes, demonstrando a importância de cada função no evento e descrição de cada atividade; a divisão e planejamento das equipes prestadoras de serviço (segurança, alimentação, limpeza, recepção, etc.); definição do número de pessoas suficiente para atender ao público esperado para o evento, de acordo com a legislação local; supervisão dos serviços prestados durante o evento, dando orientação às equipes de trabalho; definição dos horários da equipe (rodízio, descanso, intervalo para refeições); disponibilização de alimentação para as equipes; garantir condições de trabalho adequadas em cada setor do evento; buscar sempre a contratação de empresa idônea, com experiência e boas referências no mercado.

Convém que a empresa organizadora de eventos identifique e registre situações, ações, ferramentas, métodos e relacionamentos positivos e negativos, relativos a todas as etapas do evento, fazendo um levantamento e avaliação com os envolvidos para minimizar, corrigir e melhorar os próximos eventos, procurando levar em conta as probabilidades de riscos e melhorias nos processos. Convém que a empresa organizadora de eventos encaminhe ou dirija agradecimentos para os diversos públicos (cliente, fornecedores, colaboradores) que de alguma forma estiveram envolvidos ou contribuíram direta ou indiretamente para o resultado final do evento.

Finalmente, pode-se dizer que o planejamento de eventos é um grande desafio e demanda profissionais com habilidade, paciência e capacidade de adaptação. A rotina dos procedimentos pode ser um pouco estressante, mas os resultados sempre compensam, pois é muito bom ver um evento que cumpre os seus objetivos, agrada os participantes e idealizadores, e é um grande sucesso.

Os organizadores não devem esquecer de apostar na tecnologia, estabelecer os objetivos e as metas, cuidar dos fornecedores, saber planejar e organizar, montar um cronograma, definir as questões decisivas, calcular e respeitar o orçamento, escolher a data com sabedoria, apostar e no melhor local, divulgar muito bem o seu evento, não deixar nada para a última hora, buscar trabalhar com uma equipe eficiente, gerar valor aos patrocinadores e expositores, buscar ouvir e aprender com os feedbacks, aplicar os questionários, acompanhar as métricas e os resultados. Todos devem lembrar que, quando o assunto é o planejamento de eventos, o caminho é o aprendizado constante.

Hayrton Rodrigues do Prado Filho

hayrton@hayrtonprado.jor.br



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