O gerenciamento diário na AACD

Desdobrar e executar a estratégia de uma organização de maneira eficaz podem se tornar tarefas mais fáceis e mais engajadas pela equipe toda quando se domina o conceito de acompanhamento num curto espaço de tempo nos mais diferentes níveis da organização: o gerenciamento diário (GD).

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Alessandra Fátima de Sousa

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Andréa Matheus Basgal

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Robson Gouveia

Gerenciar e acompanhar cada tarefa a ser realizada por todos os responsáveis dentro de uma equipe não é tarefa apenas para um líder, apesar de ele ter um papel fundamental nessa atividade. Isso é tarefa de todos os colaboradores de um processo que cria valor para seu cliente ou, no caso da AACD, para seu paciente.

A AACD é uma organização privada sem fins lucrativos que atende pessoas de todas as idades, via Sistema Único de Saúde (SUS), convênios e tratamentos particulares e tem como propósito trabalhar nas frentes necessárias para que as pessoas com deficiência possam atingir seu máximo potencial evoluindo além de suas limitações e contribuindo para uma sociedade que acolhe melhor a diversidade.

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A AACD é formada pelo Centro de Reabilitação com nove unidades, sendo cinco delas no estado de São Paulo, cinco oficinas ortopédicas e um hospital, todos com uma equipe multiprofissional altamente especializada. Buscando sempre melhorias em seus tratamentos e uma jornada de excelência a seu paciente, o Hospital Ortopédico AACD, que fica na Unidade Ibirapuera, tem experimentado, há aproximadamente oito meses, conceitos lean para que possam aperfeiçoar os seus processos e o modelo de gestão em diversos setores da organização.

O Hospital AACD é um centro ortopédico de excelência que realiza cirurgias de baixa, média e alta complexidade e atende pacientes do Brasil todo. O centro cirúrgico possui equipamentos modernos alinhados à alta tecnologia e se destaca pela expertise em procedimentos complexos, como a cirurgia de escoliose.

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Alinhado ao programa de melhoria contínua da AACD, a equipe de gestão de pessoas elegeu a implementação do GD como a estratégia de desenvolver as equipes para melhorar o desempenho na resolução de problemas, em tempo real. Para fortalecer o projeto, a equipe da qualidade participou da capacitação na ferramenta e assumiu a expansão do projeto e o suporte às áreas.

Começaram pela área de engenharia clínica em agosto de 2018 com foco na gestão dos equipamentos e inovação do parque tecnológico. Em novembro de 2018, levaram o conceito do GD para a UTI e já obtiveram excelentes resultados.

O planejamento do GD

A equipe da AACD, durante o processo de certificação Qmentum International, conquistada em 2018, percebeu a necessidade de ressaltar os papéis e responsabilidades da equipe multiprofissional, desenvolvendo as pessoas e fortalecendo a autonomia de todos na resolução de problemas. Além disso, a AACD percebeu que havia um desafio pela frente: era necessário monitorar no menor espaço de tempo cada problema e cada tarefa a ser executada pela equipe para agir rapidamente e evitar resultados inesperados no final do mês.

A AACD entendeu que a Unidade de Terapia Intensiva (UTI) era uma das áreas assistenciais do hospital que se beneficiaria com a implementação do GD, como uma ferramenta diária de discussão e resolução de problemas pela equipe. Com relação às demandas de UTI, 97% correspondem aos pacientes provenientes do centro cirúrgico, com critério de cuidados pós-operatório em UTI.

Para que todos os pacientes tenham acesso à UTI, no momento certo, é importante que a unidade faça um gerenciamento de leito adequado para garantir a liberação dos leitos na hora certa aliada ao cuidado seguro e humanizado. Uma equipe formada por médicos, fisioterapeuta, fonoaudiólogo, enfermeiro, técnico de enfermagem, farmacêutico, nutricionista, auxiliar administrativo, com o forte suporte dos coordenadores da UTI, mapeou o fluxo de alta da unidade devido a recorrência dos atrasos nas altas discutidas no GD (figura abaixo)

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Com uma média de permanência na UTI de apenas 1,7 dias e taxa média de ocupação de 85% era fundamental um cuidado coordenado e com sinergia entre as equipes para atingir a meta de alta em até 2 horas após a prescrição da alta médica. Atrasos nas altas da UTI para as unidades de internação podem gerar gargalos e impactos negativos na experiência dos pacientes, dos familiares e principalmente dos nosso cliente interno: o centro cirúrgico.

Entre maio e outubro de 2018, a UTI da AACD possuía uma taxa de atraso nas altas da UTI de 36%, gerando atraso nas admissões do centro cirúrgico e em algumas circunstâncias cancelamento de cirurgia eletivas por falta de vaga na unidade. A partir daí, sob a liderança dos coordenadores médicos da UTI, com o engajamento da equipe e o suporte da qualidade começaram a desenvolver duas ferramentas que os ajudariam: o A3 a ser utilizado para analisar o real problema, suas causas e propor contramedidas, e o quadro GD para o acompanhamento diário em relação ao cumprimento das metas.

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A execução do GD

Todos os dias pontualmente às 9:30 h, a equipe multiprofissional da UTI se reúne na frente do quadro do GD para realizar um momento de reflexão e discussão, o coração do gerenciamento diário. Com um foco no norte verdadeiro do setor, que é oferecer uma assistência segura e humanizada ao paciente crítico, proporcionando estabilidade clínica de acordo com o plano terapêutico definido para o paciente, a equipe busca entender de que forma as necessidades serão atendidas de acordo com as metas estabelecidas na área.

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Nas reuniões diárias, a equipe também analisa a ocorrência de eventos adversos, as reinternações em menos de 24 h e monitoram a gestão de equipamentos da unidade. A equipe tem a oportunidade de expressar as suas preocupações, dar sugestões que são registradas no campo chuva de ideias, há um momento para recados e compartilhamento de elogios.

A reunião conta com a participação de uma auxiliar administrativa que possui o importante papel de cuidar da pontualidade e também do envolvimento de todos. Mesmo quando o líder não pode estar presente, o GD acontece diariamente, sem exceções.

Inicialmente, a equipe assistencial ficava muito preocupada em dar uma pausa nas suas atividades e esse tempo impactar na execução das tarefas planejadas. Para os funcionários era uma grande novidade, mas com o passar do tempo e com os resultados alcançados, esse comportamento mudou, e a equipe já se prepara para estar disponível no horário planejado.

Resultados alcançados

O GD tornou-se um importante canal de comunicação na UTI, com quadro de gestão visual, com a autonomia dos membros da equipe e como uma ferramenta eficaz na antecipação e resolução de problemas. Em seis meses de implementação do GD, a UTI diminuiu o atraso no indicador de alta em até 2 horas, de 36% para 8%. O tempo médio de atraso que antes era 92 min diminuiu para 50 minutos. Houve redução de 53% no tempo de atraso.

Esses dados refletiram positivamente na gestão do leito da unidade, diminuição do desperdício de mão de obra especializada em terapia intensiva, maior conexão entre os funcionários para o atingimento das metas e diminuição de espera do centro cirúrgico por vagas na UTI. E a jornada continua…

Daqui em diante, o trabalho da AACD deve continuar a todo vapor. O próximo desafio é o monitoramento dos processos de refrigeração do ambiente, fundamental para a qualidade e segurança do paciente e equipe. O setor da qualidade continuará dando suporte às áreas tanto para a implementação do GD quanto para a progressão dos GD já iniciados.

“Ansiosamente, esperamos pelos resultados de mais esse projeto da AACD. Enquanto esperamos para conhecer os efeitos desse esforço, ficamos com algumas dicas que a AACD nos fornece: entenda bem o gerenciamento diário, visite instituições que já o executam, explique para os gestores das áreas a proposta e implemente somente com o apoio da liderança, pois tudo isso precisa fazer sentido para o líder. Além disso, tangibilize os resultados e os divulgue como forma de reconhecer e valorizar os esforços da equipe e quem sabe até inspirar outros setores. Se fizermos isso, teremos o potencial para replicar ou até superar os resultados que tivemos o prazer de conhecer neste artigo”.

Alessandra Fátima de Sousa é gerente da qualidade da AACD. graduada em enfermagem pela Faculdade de Enfermagem do Hospital Israelita Albert Einstein e mestre em psicologia da educação pela PUC (SP); Andréa Matheus Basgal é fisioterapeuta referência da qualidade da AACD, pós graduada em gestão da qualidade em saúde pelo Instituto de Ensino e Pesquisa Albert Einsten e graduada em fisioterapia pela Universidade Federal de São Carlos (Ufscar); e Robson Gouveia é head de transformação lean em serviços do Lean Institute Brasil, nos últimos 22 anos tem acumulado experiências de transformação, inicialmente na Alcoa, onde foi corresponsável pelo desenvolvimento do Alcoa Business System (ABS), e em diversas outras organizações de serviços, tais como bancos, seguradoras, construtoras, comunicação e entretenimento, educação, concessionárias de mobilidade, dentre outros, é sênior coach no suporte a empresas para o planejamento e desdobramento estratégico, especialista em liderança lean, atuando como agente de transformação para empresas que estão revendo suas práticas de gestão, palestrante, autor de diversos artigos da comunidade lean nacional e internacional, administrador e engenheiro, com MBA em logística empresarial e supply chain pela FGV (SP).

Fonte: Lean Institute Brasil



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1 resposta

  1. Muito produtiva a forma da resolução do assunto.

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