A realidade aos olhos dos sistemas de gestão

O sistema de gestão cada vez menos será documentos, registros e controles e será mais pessoas, interesses e objetivos.

luiz

Luiz Otávio Goi Junior

É muito comum, vermos informações e citações de garantia da qualidade, qualidade assegurada e outros belos nomes semelhantes que remetem a segurança dos sistemas de gestão. Toda essa questão que envolve desde os primeiros conceitos que datam dos anos 40 (Segunda Guerra mundial) até os mais atualizados métodos e controles que citam ferramentas atualizadas, Six Sigma, entre outros, tem sim seu valor, funcionalidade e é eficaz sob o ponto de vista técnico e literal.

A grande lacuna existente entre a beleza das ferramentas da qualidade e dos sistemas desenvolvidos até hoje, para a realidade que encontramos diariamente nos processos produtivos que temos é: Tudo isso está sendo aplicado? A metodologia é real?

Infelizmente é muito comum encontrarmos empresas que têm suas atividades padronizadas, sistematizadas e controladas somente no papel. Tenho visto durante os últimos tempos, empresas que cumprem tabela nos procedimentos que realiza, trabalhando religiosamente pelo simples fato de ser solicitado pelo cliente, por ser vendável ou simplesmente porque foi pedido na certificação.

Essas condições são os agentes nocivos quanto ao engajamento dos envolvidos no sistema de gestão da qualidade, pois a cada ocorrência desnecessária ou mal interpretada, gera-se uma desmotivação aos envolvidos no sistema e uma falta de credibilidade naqueles que são administrados por eles. No momento atual, onde as normas de certificação deixaram de ser o grande diferencial para as empresas, como fora nos anos 90, os sistemas de gestão tem se tornado cada vez mais obrigatórios, ritualísticos e mal interpretados.

Isso porque é muito comum termos pessoas responsáveis por determinados requisitos nas companhias que nem sabem porque motivo os realizam. Tudo isso não está ligado somente à má interpretação das empresas, falta de competência ou falta de compromisso (longe disso), o problema é que cumprir normas é algo que não é simples, principalmente quando há custo envolvido.

Mas, nesse momento, o foco principal não é citarmos técnicas, custos ou semelhantes e sim os motivos da falta de envolvimento das pessoas para o devido fluxo da melhoria contínua dos sistemas de gestão. Acredito que uma das grandes responsáveis por essa falta de engajamento, seja a falta de envolvimento das pessoas nos passos importantes do andamento do sistema e isso começa na criação da política, missão, visão e valores.

Nesse primeiro momento, as pessoas que serão envolvidas no sistema devem estar presentes, nem que seja somente para que possam dizer: “Sim, está tudo certo”, pois o que faz as pessoas sentirem-se parte de algo é quando elas se autorresponsabilizam por ele e a melhor forma de fazer isso é dividir todos os momentos.

É muito comum falarmos com pessoas responsáveis por sistemas de gestão, envolvidos nos processos de controle e as vermos dizer que a política do sistema não condiz com o DNA da empresa. Isso é algo crítico de fato, já que a alma do sistema de gestão é sua política. Porém, indo mais a fundo, é possível observar que muitas das vezes a política pouco tem a ver com a missão, visão e valores da empresa, ou até mesmo, quando está ligada a esses, eles é que não estão ligados aos valores das pessoas que ali trabalham.

Como em um sistema de gestão seus objetivos e metas são definidos a partir da política, isso se torna um ciclo vicioso de corrida atrás do resultado, que normalmente as pessoas que o precisam fazer cumprir, não estão engajadas para esse atendimento, já que essa política não está no sangue, não é parte do DNA de cada um. Para trazer à tona esse engajamento é muito importante fazer com que os envolvidos se sintam presentes no sistema, entendam a evolução do seu dia-a-dia com as ferramentas que serão utilizadas.

Aquele sistema implantado que precisa ser gerido com rédeas curtas, não pode ser chamado de sistema, pois um sistema por si só já é algo que remete a plano organizado, assentado e definido, que segue seu próprio fluxo. Mas, o meu objetivo não é ser o mensageiro das más notícias. Existem algumas coisas simples, que podem tornar o seu sistema mais envolvente e dinâmico, como essas que cito abaixo.

O envolvimento de todos os níveis hierárquicos no sistema: Se uma empresa precisa ser altamente hierárquica para cumprimento de metas (mesmo hoje tendo empresas que tentam reduzir ao máximo a hierarquia), uma forma de obter contrapartida no sistema é retirar as patentes tradicionais quando o assunto é sistema de gestão. É fazer com que as pessoas sintam o sistema de gestão como uma onda positiva de oportunidades, onde aquele que está no operacional pode ter o mesmo poder de opinião de quem administra a empresa. Isso ajuda muito não só no engajamento, como também na descoberta de talentos.

Comunicação: Outra coisa importante para que o sistema funcione é a comunicação. Segundo pesquisas do PMI (Project Management Institute Brasil), mais de 75% das empresas mencionam que o calcanhar de Aquiles dos sistemas atuais é a comunicação. A comunicação por si só tem objetivo positivo, mas pode se tornar um faca de dois gumes, quando não se é eficaz nesse processo. Transparência, linguagem correta (Direcionada ao público alvo) e métodos de comunicação funcionais fazem toda a diferença, pois empresa que não se comunica de forma correta com seu colaborador, dá espaço para a criação de boatos paralelos que se tornam verdades absolutas.

Programas do sistema: O sistema de gestão deve ter programas próprios. Você precisa de treinamento? Crie um programa próprio para isso, use do endomarketing ao seu favor, com isso, tudo o que for ligado ao sistema será visto de forma positiva e auxiliara no funcionamento da roda do engajamento entre os colaboradores.

Solenidades: Os sistemas de gestão precisam de solenidade. É preciso termos momentos que façam as pessoas saírem felizes, interessadas e acima de tudo com um compromisso firmado e as solenidades são excelentes para isso. Criar momentos solenes de certificação de mérito, comemoração de pequenas metas cumpridas e reuniões com gestão, direção e presidência, além de fazer o colaborador sentir-se bem diante de um grupo que está o prestigiando faz que ele se sinta útil e parte do negócio.

Revisão de objetivos e metas: É muito importante que as metas e objetivos sejam sempre motivo de crítica e avaliação. Metas e objetivos fáceis ou difíceis demais geram desmotivação e falta de interesse, portanto isso deve ser ponto de revisão periódica para que suas metas não caiam em desuso ou descaso diante da força de trabalho que precisa cumpri-la.

Como podemos ver, os sistemas de gestão são cada vez mais desafio para nós que somos parte deles. E esse desafio está diretamente atrelado aos valores e interesses que vão se alterando com a evolução dos tempos. Estamos passando pelo momento de mudança mais exponencial visto até hoje e com isso, cada vez mais precisaremos ter ações de correção rápida do sistema para que ele não seja considerado obsoleto.

Enquanto as coisas mudam a toda hoje na vida das pessoas, as normas de gestão se perdem nas burocracias das atualizações o que torna os sistemas acomodados e antiquados. Para mudar essa visão, precisamos nos preparar a todo tempo, deixar para trás o fator resiliência que vai te levar ao mesmo lugar, dando espaço para o fator plástico que toma uma nova forma a cada estímulo que sofre.

Luiz Otávio Goi Junior é gerente de sistemas de gestão integrados em indústria de grande porte, atua com sistemas de gestão há 12 anos, passando pelos setores de artigos esportivos, energia eólica e na indústria automobilística de autopeças, tem graduação em gestão ambiental, pós graduação em educação, sistemas de gestão integrados e MBA em gestão empresarial – luizgoijraa@gmail.com



Categorias:Opinião

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