Como delegar de forma eficaz

Quer supervisione somente uma pessoa ou comande uma multinacional, você tem de ser efetivamente capaz de delegar tarefas, caso queira atingir as metas organizacionais e também progredir na carreira.

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Ernesto Berg –

Não importa o quanto você pensa que é produtivo. Chegará um ponto que será trabalhoso demais você mesmo fazer tudo. E, se insistir, correrá o risco de ser soterrado pelo excesso de trabalho. Quer supervisione somente uma pessoa ou comande uma multinacional, você tem de ser efetivamente capaz de delegar tarefas, caso queira atingir as metas organizacionais e também subir na vida.

De todas as ferramentas à disposição de um chefe, a delegação é uma das mais eficazes, pois implica o crescimento pessoal e profissional de quem delega e de quem recebe a delegação. Além disso, o aperfeiçoamento das técnicas de distribuição de tarefas o deixará livre para enfrentar desafios maiores e alçar voos mais altos.

Outra vantagem de uma boa delegação é você conseguir realizar mais atividades. Ampliando os controles e aumentando a produtividade você pode executar mais tarefas simultaneamente. E isso não implica necessariamente trabalhar mais, porém trabalhar com inteligência.

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O evento contará com a participação de executivos de empresas e organizações líderes brasileiras, órgãos de fomento e autoridades para discutir os desafios contemporâneos da competitividade e o papel da governança para as organizações ultrapassá-los.

O VI Seminário ABQ Qualidade – Século XXI acontecerá no Espaço Nobre da FIESP, em São Paulo, no dia 6 de novembro.

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Clique para se inscrever para participar online. É gratuito

O evento será transmitido pela internet, com livre acesso

Informações:

Natascha Vieira –N8 Eventos

11 9.9926-4441

natascha@n8eventos.com.br

MAIS INFORMAÇÕES: www.abqualidade.org.br/Eventos

Um bom jogador de futebol faz a bola correr mais do que ele, e uma das suas maiores preocupações é fazer um passe longo que coloque o seu companheiro diante do gol do adversário em condições de marcar o tento da vitória. Delegar é o mesmo: ponha as tarefas certas nas mãos certas, e os gols da produtividade acontecerão automaticamente.

Existem algumas sugestões para se fazer uma boa delegação. Deve-se definir claramente o que está se delegando. Ninguém pode adivinhar o que você tem em mente. Diga com todas as letras o que você pretende: o que deve ser feito; os resultados almejados em termos de qualidade e quantidade; a data limite para sua execução; o sistema de acompanhamento que pretende adotar (se diário, semanal, quinzenal, mensal etc.).

Deve-se definir o grau de autoridade e responsabilidade, já que não basta passar o abacaxi da responsabilidade da tarefa ao seu pessoal. É preciso também dar-lhes autonomia decisória para a alocar recursos e recorrer a pessoas em caso de necessidade, ou o abacaxi com certeza não será descascado. Diga claramente a cada um quais as suas responsabilidades e os limites de autonomia decisória. Lembre-se porém de que, por mais que você delegue a responsabilidade da tarefa a alguém, perante a empresa, entretanto, o responsável final por ela será sempre você, já que é um trabalho de sua alçada entregue em confiança à outra pessoa.

Importante também saber a quem delegar. Deve-se certificar de que a pessoa que recebeu a delegação tem o preparo, a experiência e a capacidade requeridas para executar o serviço. Caso contrário, você poderá estar se lançando em um voo cego.

Não se esqueça de oferecer treinamento, caso o seu colaborador não tenha alguns requisitos já mencionados, mas demonstre potencial e boa vontade em aprender, então nada melhor do que treiná-lo. Você mesmo ou alguma outra pessoa habilitada poderá fazer isso. Também poderá recorrer a cursos, estágios, etc. Se investir na pessoa certa, o retorno não tardará a trazer frutos.

Deve-se delegar não apenas para os mais capazes. Se delegar somente aos mais competentes, você os punirá com excesso de trabalho e gratificando os menos capazes com pouco trabalho. Além disso, a delegação é um dos melhores métodos para desenvolver pessoas, pois, na maioria das vezes, elas se sentirão motivadas e desafiadas. Dê oportunidade para que todos aprendam as novidades e as coloquem em prática e ficará surpreso com algumas pessoas que já estavam na geladeira, mas que, com a nova chance, renascem das cinzas, podendo inclusive aumentar a produtividade e voltar a progredir novamente.

Delegue o resultado, não o procedimento. Certifique-se de que o colaborador entenda o que deve ser feito. O como deixe sob a responsabilidade dele, a menos que ele seja totalmente inexperiente no assunto. Neste caso treine-o antes. Deixando os procedimentos a cargo do subordinado, é possível que ele descubra formas novas e mais eficazes de executar uma tarefa ou obter novos resultados.

Conheça bem o seu pessoal. Se não conhecer bem o seu pessoal, dará um tiro no escuro ao tentar acertar o alvo. Antes de delegar, conheça a competência de cada um, quem está mais apto a fazer o quê, suas limitações, seus planos e as aspirações profissionais, seu grau de maturidade e iniciativa, o potencial de crescimento, etc. Assim você assegurará uma boa escolha ao delegar.

Seja acessível, pois de nada adianta você se prontificar a responder as perguntas e a ajudar nas dificuldades, se na primeira vez em que o colaborador aparece com dúvidas, você mostra um semblante de tigre irritado. Paciência e disposição em explicar fazem parte do processo de delegação. Assim, demonstre ao seu subordinado, com atos, que ele sempre poderá consultá-lo quando tiver uma dúvida. Após aprender o trabalho, ele deslanchará sem precisar perguntar-lhe mais.

Evite delegação para cima que acontece quando um colaborador seu vem lhe fazer uma pergunta e você responde: pode deixar comigo, que eu resolvo esse problema ou então vou descobrir a resposta e depois lhe direi. Quem ficou agora com a tarefa nas mãos? Você, é claro. A atividade foi delegada de volta a você. Em vez disso, poderia ter dito a ele para pesquisar ou recorrer a alguma outra pessoa que conheça o trabalho e, assim, ele mesmo encontrar a melhor opção. Nada impede, entretanto, que você dê algumas sugestões e orientações, desde que você não assuma a tarefa delegada.

Há três formas principais de delegar autoridade. Dizer ao empregado para analisar a tarefa ou o problema e dar-lhe duas ou três soluções possíveis – você escolherá uma. Dizer a ele para analisar a tarefa ou o problema e como pretende resolvê-lo, e depois deixe-o implantar a solução, a menos que você, ao examinar a opção, não concorde com ela. Neste caso, explique o motivo da não aceitação de sua ideia e elogie-o pelo esforço.

Por fim, dizer a ele para resolver o problema, implantar a solução, e depois, mantê-lo informado do andamento dos trabalhos. A utilização desta terceira opção é mais aconselhável no caso de pessoas nas quais você confia e cuja qualidade e competência no trabalho você já conhece.

Finalmente, deve-se avaliar os resultados em conjunto com o liderado, dando e recebendo feedback. Assim, você poderá verificar seus acertos (a propósito, não se esqueça de elogiá-lo por isso) e dizer-lhe o que ainda precisa melhorar em seu trabalho, se for o caso. Lembre-se de valorizar os acertos em vez de limitar-se somente a apontar os erros. Saiba elogiar e, quando houver erros, faça a crítica, incentivando o colaborador a melhorar. Afinal, com os erros também se aprende.

Ernesto Berg é consultor de empresas, professor, palestrante, articulista, autor de 18 livros, especialista em desenvolvimento organizacional, negociação, gestão do tempo, criatividade na tomada de decisão, administração de conflitos – berg@quebrandobarreiras.com.br



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