Melhore o brainstorming com os post-its

As notas adesivas mudam a dinâmica do brainstorming e melhora-o, resolvendo diversos problemas geralmente associados a ele.

progress9Kimball Bullington

Incorporar as notas adesivas no brainstorming não é uma ideia nova. A 3M, inventora do post-it e de todas as notas adesivas, sugeriu um nome para essa nota: brainstorming 101 (1). No entanto, a prática de combinar o brainstorming individual e em grupo facilitada por notas adesivas pode ser chamada de uma tempestade adesivada e isso muda a dinâmica do brainstorming e melhora-o, resolvendo diversos problemas geralmente associados a ele (2) (3).

Por exemplo, brainstorming individual com notas adesivas – quando os membros da equipe escrevem suas ideias em notas antes de uma reunião – reduz o vício social (quando alguém não trabalha tão duro porque está em grupo) e o bloqueio de produção (quando um membro da equipe impede que outras pessoas contribuam com ideias), incentivando soluções mais criativas.

Tempestades de ideias levam a vários níveis acima do brainstorming ao vincular ferramentas de melhoria de processos – como brainstorming individual e em grupo, diagramas de afinidade, diagramas de inter-relação e diagramas de causa e efeito – para facilitar a geração, seleção e refinamento de ideias.

Gerando ideias

Veja como as tempestades complicadas funcionam: depois de definir cuidadosamente o tópico do brainstorming, os membros da equipe debatem de forma independente e rapidamente anotam o máximo possível de ideias – uma ideia por nota adesiva. Diferentes cores podem ser usadas para diferenciar os membros da equipe, desencorajando assim o vício social. Se a ansiedade social é uma preocupação maior, cores diferentes podem ser usadas apenas para adicionar interesse visual, ou você pode usar uma cor.

Quando a maioria dos membros da equipe fica sem ideias, cada membro coloca suas notas no quadro branco, uma de cada vez, enquanto lê a ideia em voz alta. Não há críticas neste momento, mas perguntas podem ser solicitadas para esclarecimentos. Se houver mais de um grupo na sala, ou se os grupos forem grandes, as notas podem ser colocadas no quadro sem lê-las em voz alta.

Pode ser útil dividir uma equipe grande e fazer com que vários grupos criem tempestades no quadro simultaneamente. Ao fazer isso, mantenha o máximo de diversidade em experiência e histórico possível. Criar vários grupos reduz as chances de problema social e aumenta o envolvimento e a criatividade. Além disso, a proximidade com outras equipes pode promover a geração contínua de ideias entre os membros mais competitivos. No interesse do tempo, peça a cada equipe que coloque suas notas adesivas no quadro ao mesmo tempo, sem lê-las em voz alta.

A Figura 1 mostra a nuvem resultante de uma tempestade pegajosa usada no estabelecimento de um programa de gerenciamento da cadeia de suprimentos (supply chain management – SCM) no departamento de gerenciamento de uma grande empresa de treinamento em negócios. Equipes da indústria geraram características potenciais de um programa de SCM que seria focado na preparação de estudantes para o trabalho na indústria local de SCM. A nuvem é apresentada usando uma única cor para que cores diferentes possam ser usadas para destacar ideias adicionadas após essa primeira etapa.

progress1

Depois de todas as anotações terem sido colocadas no quadro, o próximo passo é desenvolver um diagrama de afinidades.

Organizando e categorizando ideias

Quando todo mundo fica sem ideias, junte a equipe ao redor do quadro para entender a nuvem. Separe ideias duplicadas ou semelhantes em grupos. Organizar a tempestade original em categorias ou nuvens relacionadas é o começo do diagrama de afinidade. Antes de mover quaisquer notas, tenha uma fotografia da anotação designada como a tempestade em cada etapa do processo e capture comentários não gravados em notas adesivas.

Circule as nuvens e marque-as com um marcador ou escreva os rótulos das categorias em diferentes notas coloridas. Se as equipes não concordarem em categorias gerais, as notas podem ser duplicadas e colocadas em várias categorias.

A identificação de categorias pode desencadear mais ideias, por isso continue a adicionar notas à medida que as ideias continuam a fluir. Se algumas das notas não se enquadrarem em uma das categorias, pode ser útil adicionar uma outra categoria ou um local para as ideias não alinhadas.

Embora os diagramas de afinidade geralmente sigam um brainstorming, ter os participantes trabalhando juntos facilita a categorização. A Figura 2 mostra o diagrama de afinidade formado a partir da tempestade gerada pelas notas da equipe do programa SCM. Neste exemplo, todas as notas se encaixam em uma das três categorias.

progress2

Como o grupo estudou o diagrama de afinidade do programa SCM, duas novas ideias foram sugeridas. Vendo o suporte do departamento e o apoio de faculdade agrupados sob a categoria interna despertou a ideia de apoio universitário. E uma reunião recente entre o corpo docente da SCM e um parceiro da indústria lembrou a equipe da demanda por educação profissional, então uma nota apropriada foi adicionado à categoria de processos. As duas novas ideias foram adicionadas ao diagrama de afinidades em verde (consulte a Figura 2). Nesse estágio, o notificador designado deve tirar uma foto do grupo para preservar os dados.

Linkando ideias

Os diagramas de inter-relação ou diagramas de relacionamento (4) podem ser construídos a partir de diagramas de afinidade de notas adesivas, desenhando setas de conexão entre as notas para destacar as causas ou questões mais importantes. O diagrama de inter-relação do programa SCM mostrado na Figura 3 identifica e mapeia as relações importantes entre as ideias na tempestade pegajosa.

progress3

A análise do diagrama de inter-relações identificou cinco ideias para uma análise mais aprofundada: apoio do departamento, apoio da faculdade, recrutamento, desenvolvimento do currículo e parceiros da indústria, como mostra a Figura 3. Os diagramas de inter-relação também auxiliam na identificação de relações de causa e efeito para o diagrama de causa e efeito. Depois de outra fotografia para documentar o diagrama de inter-relação, a tempestade de notas continua com uma exploração de causa e efeito.

Colocando ideias em um contexto de sistema

Compare as ideias no diagrama de afinidade organizando a tempestade em um diagrama típico de causa e efeito. Desenhe um diagrama simples de causa e efeito com o resultado desejado ou problema a ser resolvido como o efeito, e as categorias prováveis como os rótulos das principais espinhas de peixe.

Por exemplo, se a tempestade de notas trata de um problema de fabricação, use pessoas, processos, materiais, equipamentos, medidas e ambiente como categorias de causa (5) (7). Como a tempestade de notas do programa SCM é um exemplo de serviço, no entanto, “informação” foi substituída por “materiais” e “tecnologia” por “equipamento”.

As categorias de diagrama de afinidade existentes correspondem às categorias escolhidas para o diagrama de causa e efeito? Se a maioria das categorias é abordada, mas uma ou mais não estão bem representadas, continue gerando ideias para preencher as lacunas. Se as categorias do diagrama de afinidade permanecerem preenchidas por várias ideias, considere adicionar novas categorias ao diagrama de causa e efeito. Se as notas no diagrama de afinidade e no diagrama de causa e efeito não corresponderem bem, modifique as principais categorias de causa originais ou substitua outros modelos.

Considere as categorias de causa e efeito, como os 8 P de marketing (produto, preço, promoção, praça, processo, pessoas, evidência física e desempenho – product, price, promotion, place, process, people, physical evidence and performance) ou os 4 S de serviço (ambiente, fornecedores, sistemas e habilidades – surroundings, suppliers, systems and skills) (7).

Embora as categorias definidas no diagrama de afinidade original na Figura 2 possam ter sido usadas como rótulos para o diagrama de causa e efeito, elas não adicionam nenhuma nova informação ao processo de tempestade contínua. Em vez disso, foram escolhidas categorias de causas sistêmicas mais padronizadas, que têm maior probabilidade de gerar novas ideias. O primeiro diagrama de causa e efeito de iteração para o programa SCM é mostrado na Figura 4.

progress4

A equipe descobriu que várias notas do diagrama de afinidade não tinham locais apropriados no diagrama de causa e efeito e a categoria de tecnologia estava subpovoada. Como solução, a categoria de tecnologia foi rerrotulada como “programa” e a nota “Excel” foi movida para a categoria de informação, como mostrado na Figura 5.

progress5

A cada passo da tempestade com notas, você deve questionar e pensar: o que está faltando? As medidas são claras? As mudanças sugerem novas ideias? Quais as ideias são as mais importantes? Depois de observar atentamente a Figura 5 e fazer essas perguntas, a equipe do programa de SCM fez as seguintes determinações: a categoria do programa ainda era leve, então uma nota sobre um recém-aprovado programa de bacharelado para mestrado foi adicionada.

Uma medida óbvia que faltava era o número de alunos no programa de SCM, então uma nota foi adicionada à categoria de medidas. O conselho consultivo do SCM sugeriu entrar em contato com a câmara de comércio local, de modo que a nota fosse acrescentada às categorias de meio ambiente e pessoas.

A primeira reunião com parceiros do setor revelou a importância de participar do Tennessee Transfer Pathway, um sistema que oferece aos estudantes do ensino médio um caminho para um emprego por meio de programas em faculdades comunitárias e universidades públicas de quatro anos no estado. Essa ideia foi adicionada às medidas e categorias de pessoas. As novas ideias adicionadas nesta etapa são mostradas na Figura 6.

progress6

O diagrama final de causa e efeito (Figura 6) ajuda a identificar prioridades claras. O foco principal é recrutar os melhores alunos, o que fortalecerá o apoio de parceiros da indústria, bem como de interessados em universidades, faculdades e departamentos, e construirá relacionamentos com novos parceiros. As formas de melhorar o apoio de faculdades e departamentos devem ser exploradas enquanto se constrói novos contatos no escritório de desenvolvimento da universidade. O desenvolvimento do currículo continuará, mas com menos ênfase.

Durante o ano seguinte à reunião inicial com os parceiros do setor e a primeira sessão de tempestade, um conselho consultivo de SCM foi formado, o programa acelerado de bacharelado para mestrado em SCM foi aprovado em nível universitário e a graduação de SCM de graduação foi aprovada. A tempestade de notas levou a um foco no recrutamento com a ajuda do conselho consultivo do SCM.

Fazendo sentido da tempestade

Depois de passar da geração e refinamento de ideias até a identificação de relações de causa e efeito em um diagrama de causa e efeito, a última etapa é resumir as lições aprendidas e as oportunidades para investigações posteriores.

Se tempestades com notas acontecem simultaneamente, cada grupo deve compartilhar o que aprendeu. Um representante de cada grupo descreve o que o grupo fez, incluindo a identificação de categorias, explicando ideias exclusivas e resumindo as causas mais importantes.

Quando vários grupos atacam o mesmo problema, os resultados são notavelmente semelhantes, mas únicos. Normalmente, cada grupo tem alguma contribuição única, mas há semelhança suficiente para que um consenso de categorias seja possível.

Também é verdade que as ideias menos valiosas tendem a estar menos representadas em várias tempestades, levando a um foco nas ideias que encontraram apoio comum. Quando uma ideia única é atraente, os outros grupos são rápidos em adotá-la.

Embora uma ideia sugerida por uma pessoa proeminente, dinâmica ou carismática possa levar a todos a apoiarem a ideia (regressão à média ou regressão ao chefe), uma análise independente de múltiplos grupos usualmente descartará a voz solitária. Isso pode ser evidenciado pela falta de comentários sobre um item.

Durante a fase de ataque original, podem ser geradas ideias que não se alinham ao objetivo. Se você está procurando a causa de um problema, por exemplo, algumas ideias apresentadas podem abordar outros problemas ou mesmo possíveis soluções.

Pensar em termos de causas e efeitos separadamente dos problemas ou soluções é uma habilidade aprendida. Um diagrama de causa e efeito pode ajudar a separar as causas dos efeitos à medida que você questiona continuamente se uma causa sugerida contribui para o efeito.

Uma tempestade com notas – combinada com categorização de ideia de diagrama de afinidade, vinculação de ideia de diagrama de inter-relação e diagrama de causa e efeito para a integridade – retém os benefícios do brainstorming tradicional. É rápido e intuitivo, e aborda algumas das fraquezas do brainstorming. As tempestades com notas impedem o vazio social. Ao incluir alguns brainstormings individuais, as tempestades com notas também podem aliviar a ansiedade social, promovendo a criatividade e evitando a regressão à média.

O bloqueio de produção não é um problema porque há tempo para pensar individualmente e oportunidades para adicionar mais ideias ao longo do processo. Os diagramas de afinidade não são desconhecidos na organização da saída do brainstorming. A adição de diagramas de inter-relação para vincular ideias e diagramas de causa e efeito para colocar as ideias no contexto de um sistema ajuda a expandir a geração e o refinamento de ideias muito além de uma sessão informal de brainstorming. Não é hora de uma tempestade com notas soprar algumas ideias novas em seu processo?

Referências

(1) Brainstorming 101: A Quick Guide for Bringing Better Ideas to Life, Post-it, https://tinyurl.com/yauwl976.

(2) Donald W. Taylor, Paul C. Berry and Clifford H. Block, “Does Group Participation When Using Brainstorming Facilitate or Inhibit Creative Thinking?” Administrative Science Quarterly, Vol. 3, No.1, 1958, pp. 23-47.

(3) Tomas Chamorro-Premuzic, “Why Group Brainstorming Is a Waste of Time, Harvard Business Review, March 25, 2015, https://tinyurl.com/zzr2l9u.

(4) ASQ, Seven New Management and Planning Tools, Quality Resources: Learn About Quality, https://tinyurl.com/25bpk5l.

(5) Joseph M. Juran and A. Blanton Godfrey, Juran’s Quality Handbook, fifth edition, McGraw-Hill, 1998.

(6) Kaoru Ishikawa, Introduction to Quality Control, 3A Corp., 1990.

(7) Wikipedia, Ishikawa Diagram, https://tinyurl.com/zxwhasq.

Kimball Bullington é professor da Middle Tennessee State University em Murfreesboro. Ele obteve um doutorado em engenharia industrial pela Mississippi State University em Starkville e é um membro sênior da ASQ.

Fonte: Quality Progress/2018 September

Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho

A técnica do brainstorming

progress8

Para gerenciar e implementar as mudanças empresariais, uma organização necessita de novas ideias, contudo para que isso seja gerado é necessita-se de pessoas criativas. E elas são os recursos mais valiosos e dessa forma todo método que garanta o seu melhor uso tem de ser usado, de modo a desenvolver a sua criatividade natural.

O brainstorming possui inúmeras definições, mas o mais comum é defini-lo como o caminho para gerar ideias relacionadas a um tópico específico. Normalmente, envolve um grupo de pessoas gerando várias ideias em um curto período de tempo.

A chave para o brainstorming é adiar o processo de avaliar as ideias até uma última instância. Os participantes mantêm uma gravação de suas ideias do modo como elas vieram à cabeça, sem pensá-las posteriormente. Pensamentos sem muito nexo e incomuns são bem-vindos, e não são permitidas críticas ou justificativas, para encorajar a participação.

Apesar de uma pessoa poder utilizar o brainstorming individualmente, a técnica funciona melhor em um grupo e as ideias expostas por um participante despertam mais ideias dos outros, comumente baseadas em associações e os participantes podem gerar e compartilhar experiência e conhecimento entre si. Para uma melhor integração, uma reunião com o brainstorming é mais bem conduzida em uma sala de tamanho médio, com seus integrantes sentados de forma que possam todos visualizar-se entre si.

As ideias podem ser gravadas em um quadro-negro, uma folha de papel ou um computador conectado a um projetor de parede. É recomendável que nenhuma distração (como celulares, por exemplo) esteja presente. A reunião termina quando o suprimento de pensamentos ou ideias tenha se exaurido, ou quando o tempo estipulado para a sessão tenha acabado.

Algumas regras básicas

Informalidade – As pessoas sentem-se mais relaxadas e criativas em um ambiente informal. Encontre uma sala tranquila, confortável (dê preferência às salas não usadas regularmente). Alimentos, cadeiras confortáveis, café, etc. fazem parte para deixar as pessoas a se sentirem à vontade.

Quanto mais, melhor – Quanto maior o número das ideias geradas, maior a possibilidade de se produzir uma solução radical e eficaz. Cada ideia levantada deve ser gravada para análise e discussão posteriores. Nenhuma análise ou crítica. No estágio da geração da ideia (tanto a sua quanto a de outra pessoa), segure-se não criticar seus autores. Muitos ficam estarrecidos por parecerem inadequados na frente de seus colegas ou superiores. Tente evitar esta situação criando uma atmosfera amigável e relaxada.

Melhorar sempre – Nesta etapa é pedido aos os participantes que desenvolvam as ideias sugeridas por outros. Por exemplo, pode-se combinar elementos de duas ou mais ideias sugeridas. Esta aproximação conduz para ideias melhores e mais completas.

Ideias sem nexo e incomuns são bem-vindas – Os participantes devem libertar suas mentes em sua extensão máxima. Quaisquer ideias são bem-vindas, mesmo as sem nexo ou incomuns. Mesmo se parecerem totalmente impraticáveis, elas podem ser trabalhadas para se tornar algo mais apropriado. O melhor número de participantes é 12, em uma sessão que não dure mais do que 45 minutos.

O planejamento do brainstorming

  • Estabeleça o tempo máximo de duração da sessão de geração de ideias. Designe alguém para controlar o tempo.
  • Comunique o tema a ser analisado na forma de uma pergunta. Assegure-se de que todos o entendam.
  • Conceda um tempo para que todos pensem sobre a pergunta e peça que eles apresentem suas ideias. Defina se as ideias serão solicitadas de forma estruturada ou não estruturada: Importante dizer que na forma estruturada o facilitador define uma rotação de maneira que cada pessoa contribua com uma ideia em cada turno. Se a pessoa não tem uma ideia, passa a vez. Não estruturada: as pessoas apresentam suas ideias à medida que vão surgindo. Este método requer que o facilitador monitore de perto o processo para assegurar que as regras sejam seguidas e que todas as pessoas tenham a chance de participar.
  • Anote as ideias numa folha de flipchart e disponha-as de forma que todos possam vê-las. Isto evita duplicidades, mal entendidos e ajuda a estimular o pensamento criativo no grupo.
  • Anote as ideias exatamente como foram faladas. Não as interprete.

Tente obter uma lista mais longa possível. Faça o brainstorming até que todos os participantes tenham esgotado suas ideias ou que o tempo tenha expirado.

  • Terminada a reunião de geração, esclareça o significado de todas as ideias apresentadas, para assegurar que todos tenham o mesmo entendimento. Aponte cada ideia e pergunte se alguém tem perguntas sobre seu significado. Pode-se pedir ao autor da ideia que a explique melhor.
  • Elimine as duplicidades. Se duas ou mais ideias parecem ser a mesma coisa, deve-se combiná-las ou eliminar as repetidas. Para isto, é necessário obter a concordância de seus autores de que elas têm o mesmo significado. Se não concordarem, mantenha as ideias intactas e separadas.

Pode ser usado:

  • No desenvolvimento de novos produtos;
  • Na solução de problemas;
  • No gerenciamento de projetos;
  • No planejamento de negócios.

Enfim, defendido por muitos, o brainstorming é um método simples e eficaz para resolução de problemas e geração de novas ideias, que não pode ser desprezado. Ele pode trazer pessoas muito diferentes para o processo de achar soluções e, quando esta é alcançada com sucesso, os participantes passam a ser os grandes patrocinadores desta técnica. Este método pode ser utilizado por qualquer organização que deseje melhorar o seu trabalho de equipe, grupo de pessoas que tenham algo a resolver ou até mesmo para tomada de decisões individuais.



Categorias:Opinião, Qualidade

Tags:, , , , , ,

Deixe uma resposta

%d blogueiros gostam disto: