Melhorando os processos de arquivos com o Procedimento Operacional Padrão (POP)

O Procedimento Operacional Padrão (POP) tem sido um dos mecanismos mais utilizados nas instituições e objetiva contribuir com a gestão.

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Mariângela Vilanova

Diante das necessidades dos usuários em ter uma organização nos arquivos eficiente e eficaz frente às novas necessidades de mercado, profissionais da informação vêm aderindo e fomentando técnicas de gestão para aprimorar seus conhecimentos e habilidades no seu trabalho. No âmbito das instituições sejam elas públicas ou privadas, sente-se cada vez mais a necessidade de organização nos arquivos.

Seja nas esferas de seus atos administrativos, ou no resultado desses que é a sua massa documental organizada, que tem significativa importância para essas instituições, pois são eles que justificam e provam seus atos administrativos e são utilizadas para tomadas de decisões perante a sociedade. Assim, o profissional, em qualquer organização, necessita evoluir e acompanhar as transformações da sociedade, visando atender as necessidades de agilidade da recuperação das informações.

A busca pela qualidade sempre foi um alvo a ser alcançado pelas civilizações, porém seu conceito vem sendo transformado e atualmente este termo tem sido amplamente difundido. O termo padronização tem sido relatado desde a Revolução Industrial e com o advento da tecnologia, surgiu à necessidade de igualdade de produtos, processos, cuidados e técnicas em busca da qualidade.

O Procedimento Operacional Padrão (POP) tem sido um dos mecanismos mais utilizados nas instituições, e que tem como finalidade contribuir com a gestão e uniformizar as atividades operacionais visando reduzir a ocorrência de falhas. São normativas, de forma a reproduzir uma padronização das atividades das instituições, descrevendo de forma simples os fluxos das operações e seu encadeamento para execução, definido os responsáveis por cada processo bem como as atividades críticas. Assim, o POP é preparado pela e para as pessoas diretamente ligadas ao processo com o objetivo de atingir, de forma eficiente e segura, a qualidade.

Os principais objetivos para implantação do POP são: padronização, instrução, garantia frequência, sequência. Com a implantação do POP é possível padronizar as atividades do arquivo de: submissão, recuperação, vigência sendo evidente os resultados positivos  da padronização. No tocante à instrução é importante que, na implantação do POP, a descrição das atividades seja clara para que todos tenham o mesmo entendimento no momento da execução.

No que se refere à garantia, o POP garante que cada atividade seja realizada sempre da mesma forma, do colaborador que esteja executando a função. Assim, a implantação do POP permite que a atividade além de ser executada sempre da mesma forma, seja executada em uma sequência lógica e com a mesma frequência.

O uso da padronização pode produzir melhorias em aspectos como qualidade, custo, segurança, prazos, processos, além do domínio do processo tecnológico. Este último diz respeito aos processos operacionais que se não registrados, documentados, devidamente revisados e armazenados pela empresa ficam apenas sob o domínio de quem executa e uma vez que este colaborador não esteja mais na empresa não há como dar continuidade no processo, pois ele leva consigo todo conhecimento inerente às atividades desenvolvidas.

O termo padrão se refere a tudo que se unifica e simplifica, para o benefício das pessoas. Incluem os procedimentos, conceitos, etc., além de método de medida (metro padrão, quilograma padrão, etc.). O padrão é consensado e pode ser alterado. O termo norma vem do latim e quer dizer regra. O dicionário da língua portuguesa diz que norma é: aquilo que se estabelece como base ou medida para a realização ou avaliação de alguma coisa: normas de serviço, normas jurídicas, normas diplomáticas; princípio, preceito, regra, lei.

O resultado esperado na implantação do POP nos arquivos é que o mesmo padronize os processos de cada uma das atividades visando a melhoria na preservação, recuperação das informações contidas nos documentos. Nele devem está descrito as instruções de forma claras e sequenciais das atividades, bem como as especificações dos profissionais responsáveis por cada tarefa.

Também, deve-se apontar quais são as ações que precisam ser tomadas para corrigir eventuais erros e minimizar os riscos e possíveis prejuízos. Com a implantação do POP espera-se facilitar todo trabalho dos colaboradores dos arquivos, pois procedimentos operacionais padrões são instrumentos essenciais que servem para garantir aos mesmos um único padrão a ser seguido.

Ao descrever minuciosamente como é feita a execução de cada atividade nos arquivos, deve-se indicar a sistemática que deve ser seguida por cada responsável, e certificar que acompanhem a mesma linha de trabalho do restante da equipe, sem perda da qualidade de todo processo de preservação e recuperação da documentação proporcione melhoria em todos os processos.

Espera-se também que a utilização dos POP nos arquivos procure garantir a qualidade dos produtos e serviços com padronização e minimização desvios na execução da atividade. Que também por meio do POP os arquivos possam atender a legislações específicas dos processos de arquivísticos.

Deve-se ressaltar que a importância do mapeamento dos processos que é uma medida estratégica fundamental para organizar as atividades dos arquivos. Para isso, é importante definir as entradas, saídas, componentes, participantes (colaboradores, clientes e fornecedores) e limites de cada etapa dos processos.

A organização de processos vai ajudar aos arquivos identificar problemas existentes e facilitará a realização de mudanças. Com tudo já mapeado, é muito mais fácil inserir transformações necessárias. A utilização dos POP nos arquivos vem contribuir com normalização da gestão e controle dos documentos, facilitando o desempenho de todos envolvidos.

Tudo isso proporciona maior segurança e qualidade nos processos arquivísticos, bem como viabiliza a ordenação, organização, recuperação dos documentos. Nos processos dos arquivos tais como: submissão, recuperação, vigência, e evidente os benéficos do POP são evidentes.

Porém, ter os procedimentos organizados não significa que eles não estejam sujeitos a mudanças. Todas revisões só trazem benefícios, e devem ser sempre bem-vindas, pois deve-se avaliar sempre os procedimentos de trabalho, verificando se estão promovendo resultados positivos e, quando identificar dificuldades, buscar soluções com a sua equipe.

Os benefícios pretendidos com a implantação do POP nos arquivos: minimizar ou solucionar não só os problemas observados no arquivo, mas também otimizar o fluxo operacional da atividade, tornando-a mais racional e econômica. Isso possibilita maior eficiência para a localização de documentos, a recuperação de dados e informações, o acesso rápido, facilitado a difusão de informações validadas.

A literatura consultada aponta para o fato de que administrar ambientes organizacionais tem sido uma tarefa complexa e requer dos gestores a capacidade de antecipar e reagir às mudanças, não só no ambiente externo, mas também no interno, implementando mudanças necessárias para se manter estável e em consonância com o mundo globalizado.

A normalização dos procedimentos adotados nos arquivos é uma ferramenta importante, uma vez que se torna um fator imprescindível à padronização dos processos por seus colaboradores, minimizando os erros, a perda de tempo e reduzindo os riscos na organização e recuperação dos documentos. Igualmente, contribui com o conhecimento dos processos por todos os colaboradores, o que fortalece sua equipe.

A partir do momento em que o arquivo documente seus processos, e treine seus colaboradores, na execução dos procedimentos envolvidos, é também disseminada a importância de cada participação em relação aos objetivos e resultados esperados. O processo de gestão documental é um dos mais importantes nos arquivos.

É através dele que há a possibilidade de garantir a conservação, preservação e recuperação da história de uma instituição. No entanto, para tal se faz necessário definição de padrões para assegurar todo processo de execução e atingir os objetivos.

Porém, para que isso tudo aconteça é necessário que os profissionais bibliotecários, arquivistas desenvolvam um trabalho conjunto voltado para os arquivos, que tragam benefícios não só para sua gestão documental, mas sim para todos que nela trabalham. As pessoas dependem das organizações para atingir seus objetivos pessoais e individuais, de outro lado, as organizações dependem direta e irremediavelmente das pessoas para operar, produzir seus bens e serviços, atender seus clientes, competir nos mercados e atingir seus objetivos globais e estratégicos.

Dessa forma, cabem às duas partes manter uma relação mútua que traga benefícios recíprocos. Cada colaborador compreende o que ele representa, no todo do processo, o grande objetivo envolvido em sua execução e tem total conhecimento dos resultados possíveis, considerando sua performance neste contexto.

Com essa filosofia, os arquivos obtêm uma visão bem mais participativa de seus colaboradores que buscam, a partir daí, não só obter eficiência nas suas tarefas do dia a dia, mas acompanhar e alcançar a eficácia do processo como um todo, preservando seus objetivos e visando ao alcance dos resultados previstos.

A existência de uma padronização dos processos proporciona maior segurança quanto aos resultados obtidos e possíveis melhorias identificadas nos arquivos. A padronização de processos vai ajudar na organização, preservação dos documentos e vai facilitar a recuperação. Ao consultar os documentos com os padrões operacionais, o colaborador poderá seguir os modelos e realizar as atividades com efetividade, sem problemas.

Em conclusão, pode-se dizer que a implantação de uma gestão documental pode atender aos usuários que buscam por documentos que venham auxilia-los em processo de comprovação, pesquisas cientificas dentre outras. Além de ser importante na capacidade de criar e empregar novas técnicas de trabalho, em um ambiente que paute pela qualidade e agilidade nos seus processos de trabalho para gestão documental nos arquivos. Gerenciar documentos e trabalhar sempre pensando na satisfação dos usuários e nos gestores da instituição fazem o diferencial no processo de armazenamento, busca e recuperação das informações nos arquivos sejam eles públicos ou privados.

Mariângela Vilanova é consultora empresarial – mvgconsultoria@outlook.com



Categorias:Opinião, Qualidade

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