A auditoria interna com autoverificação

Uma iniciativa de auditoria interna que garante que os requisitos do processo estão sendo seguidos.

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Um programa de qualidade lean que tenha recursos como autoverificação, sustentabilidade e feedback com custo operacional mínimo é uma iniciativa ideal. Esse tipo de programa oferece uma maior probabilidade de detecção e mitigação antecipada de riscos por meio do projeto exclusivo dos elementos que interagem. Este artigo descreve um programa semelhante, chamado de grade de processo (process grid walk – PGW), que gera grande sucesso devido à simplicidade e às entregas mensuráveis.

O PGW

Independentemente da indústria, um programa de qualidade típico consiste em vários elementos, incluindo auditorias internas. O modelo PGW é uma iniciativa de auditoria interna que apresenta um método de autoverificação autossustentável com resultados verificáveis com custo operacional mínimo.

Seu formato e conteúdo da lista de verificação podem ser adaptados às necessidades de uma organização. Por exemplo, pode se basear nas normas da International Organization for Standardization, nos requisitos do cliente, nos requisitos processuais ou processuais, 5S ou requisitos de segurança.

Essencialmente, um PGW é uma entrada para o programa de auditoria interna realizado pelos proprietários do processo. As Figuras 1 e 2 são representações visuais simples do papel do PGW em um programa de qualidade.

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O modelo funciona como uma iniciativa de auditoria interna com alguns recursos distintos, como, literalmente, dar uma volta no perímetro do processo para garantir que os requisitos que o suportam estão sendo seguidos. Para instalações maiores ou processos complicados, o PGW pode ser executado incrementalmente (como 15 minutos por caminhada) com base na grade ou parte do processo selecionado. Isso evita que os proprietários do processo fiquem sobrecarregados.

Ele é projetado para cobrir as diferentes grades (ou subprocessos) do processo central usando uma lista de verificação baseada no processo ou requisitos regulamentares que regem o negócio. Existem dois fatores que motivam os proprietários do processo a exibir sua roupa suja:

– A gestão de compra (buy-in) para reconhecer o PGW como uma abordagem positiva para capacitar os proprietários do processo e chamar as áreas de melhoria.

– A motivação dos proprietários do processo de participar da iniciativa como um canal para a melhoria contínua.

Os PGWs são resumidos em um relatório emitido para os proprietários do gerenciamento e do processo para a visibilidade de conquistas, desafios ou bloqueios (roadblocks), conforme mostrado na Figura 3. Ícones simples são usados no PGW para representar o status de um relatório de processo: um ícone de estrela do mar significa o relatório está no horário e um ícone de tartaruga significa que está atrasado ou foi perdido. Esses ícones são uma exibição visual efetiva das conquistas.

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Esse método também promove o empoderamento dos proprietários do processo como voz dele, um insumo crítico nas verificações e balanços do programa de auditoria interna.

Lição aprendida

Completar um projeto de sistema de qualidade não significa que o trabalho seja feito – é apenas o começo da jornada. Mesmo um sistema bem documentado que é retransmitido e distribuído para os usuários pode permanecer ineficaz e estático se não houver adesão dos proprietários de gerenciamento e processo.

Para que qualquer programa seja realmente dinâmico, ele deve ser apoiado pela gerência e adotado pela força de trabalho por meio da implementação consistente e da medição de resultados. Depois disso, o programa de qualidade tem uma chance maior de sobrevivência, com maior potencial para promover a conformidade e a melhoria contínua em todas as fases da operação.

Bibliografia

Smith, Janet Bautista, The Art of Strategic Planning, Process Metrics, Risk Mitigation, and Auditing, ASQ Quality Press, 2015.

Smith, Janet Bautista, Auditing Beyond Compliance, ASQ Quality Press, 2012.

Janet Bautista Smith é diretora de qualidade e melhoria contínua na ProTrans International em Indianápolis. Ela é bacharel em engenharia química pela Universidade de Santo Tomas, em Manila, nas Filipinas. Membro sênior da ASQ, Bautista Smith é uma six sigma black belt certificada pela ASQ, engenheira de qualidade, auditora de qualidade e gerente de certificação de qualidade/excelência organizacional. Bautista Smith é autora de Auditing Beyond Compliance (ASQ Quality Press, 2012) and The Art of Integrating Strategic Planning, Process Metrics, Risk Mitigation, and Auditing (ASQ Quality Press, 2015).

Fonte: Quality Progress/2019 March

Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho

 A galinha ou o ovo?

A importância da tomada de decisão e de liderar.

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Francis K. Josiah

Há quatro anos, minha equipe foi encarregada de otimizar a velocidade de processamento de produção em uma organização de serviços financeiros com uma cultura orientada para a produção. Qualidade ficou em segundo lugar na produção.

Tivemos que aumentar a eficiência operacional aumentando a velocidade e a qualidade da produção e, ao mesmo tempo, reduzindo os custos operacionais. O desafio era como abordar o problema, dada a sua escala, escopo, diversidade e complexidade, além de adicionar restrições de tempo para desenvolver um plano para a equipe de liderança revisar e aprovar.

Depois de consultar as principais partes interessadas e especialistas no assunto operacional, ficou óbvio que levaria muito mais tempo para implementar totalmente as eficiências operacionais esperadas. Não tínhamos pessoal suficiente com o conhecimento necessário para o projeto e já havia projetos concorrentes em andamento.

Um caso parecido de negócio justificando o aumento de pessoal tinha falhado, então tive que decidir entre um programa de eficiência de processo híbrido com produtividade e qualidade incorporada, ou um programa de qualidade independente seguido por um programa de eficiência de processo de produção que se alimentaria um ao outro.

Tabulei os resultados possíveis de cada abordagem e concluí que a opção híbrida não funcionaria. Fiquei em uma situação de galinha ou ovo: construímos um programa de qualidade robusto para identificar falhas de processos ou otimizar a velocidade de produção e solucionar erros posteriormente?

Um programa de eficiência de produção autônoma teria sido bem-sucedido porque agrada à cultura de alta produtividade. Mas isso significava continuar com os defeitos de produção para a insatisfação dos clientes. A opção concorrente de implementar um programa de qualidade enfrentaria uma resistência rígida.

O papel mais importante da liderança é tomar decisões. Cada decisão tem efeitos de curto e longo prazo e isso pode impulsionar a produção dos funcionários, processos, produtos, serviços e a organização como um todo. Eu tinha chegado a uma encruzilhada de tomada de decisão sem sinais indicando qual o caminho seguir. Este foi o meu momento para mostrar minha capacidade de tomar a melhor decisão dentre as opções disponíveis. Eu decidi assumir um risco calculado e ir para o programa de qualidade.

O programa veio com resistência, mas as vantagens eram essenciais para uma experiência positiva do cliente. Alimentou-se a cultura da produtividade e introduziu a ideia de que a qualidade é tão importante quanto a quantidade. Também deu vida a um novo foco – a fusão da produção e qualidade. Foi difícil para os funcionários até que descobrissem e corrigissem erros e catalogassem iniciativas específicas de melhoria de processos direcionadas a satisfazer o cliente.

A estratégia era introduzir uma cultura de qualidade não punitiva e fundi-la lentamente nos requisitos de desempenho. Os associados viram um aumento nos escores de precisão, o que se tornou uma fonte de orgulho, facilitando a aceitação da importância da qualidade.

Desde que comecei o projeto, aprendi algumas lições:

– A produtividade ideal é a norma e a qualidade é o novo foco.

– É desconfortável nadar contra a maré, mas é possível.

– As pontuações baixas representam oportunidades de melhoria, não de repreensão.

As equipes agora veem a produção e a qualidade como um único objetivo. A qualidade agora compartilha o mesmo holofote com a produção. O programa de qualidade evoluiu para um ponto de convergência para as iniciativas de melhoria, treinamento, recompensa e reconhecimento.

Francis K. Josiah é consultor de negócios da Nationwide Excess e Surplus Specialty Insurance, em Scottsdale, AZ. Ele é membro da ASQ e é um six sigma black belt certificado pela ASQ. Josiah é um oficial do exército aposentado da República da Serra Leoa e autor de Trial by Rebellion (Llumina Press, 2012).

Fonte: Quality Progress/2019 May

Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho



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