A desagregação da comunicação

Sete regras para melhorar imediatamente e de forma radical a sua comunicação.

comunicação2Erin Urban

A correspondência pessoal e comercial se afastou bastante da conversa pessoal ou mesmo da comunicação vocal – quase exclusivamente para mensagens escritas. Mensagens de texto, e-mail, mensagens instantâneas, twitter e facebook, por exemplo, permitem confiar ainda mais na palavra escrita.

A informação escrita tem imensa importância em nossa cultura e sou um ávido amante de livros. No entanto, quando se trata de transmitir informações ou obter alinhamento em uma ação, a palavra escrita pode não ser sua melhor ferramenta.

Como muitos, você pode acreditar que a tecnologia melhora a eficiência da sua comunicação. Não me interpretem mal – e-mail, texto e mensagens instantâneas têm muitos benefícios valiosos quando usados adequadamente. Mas, pense bem: você já enviou um e-mail para alguém que trabalha no mesmo andar que você (ou no cubículo ao lado)? Ou, em vez de atender o telefone quando alguém não entendeu bem as informações transmitidas no seu e-mail, você acabou de enviar outro e-mail?

A questão não é que as mensagens escritas são ruins. O verdadeiro problema é que estamos tentando reescrever milhares de anos de evolução efetiva da comunicação em menos de 30 anos. As palavras são apenas uma pequena parte da comunicação eficaz. O resto está no tom da voz e da linguagem corporal, nenhuma das quais pode ser transmitida bem em uma mensagem escrita, não importa quantos emoticons você use.

A palavra escrita é poderosa, mas os humanos evoluíram para se comunicar e construir relacionamentos pessoalmente. Tenha certeza, eu não sou um dinossauro defendendo que jogamos fora e-mail, mídias sociais e mensagens de texto. Eles são ótimas ferramentas. Enfrentamos problemas quando os usamos como muleta.

Já vi muitos projetos, relacionamentos, processos de trabalho e sistemas de negócios inteiros completamente danificados pela comunicação insuficiente e ineficaz. Pare com a loucura e tenha um diálogo aberto. Um diálogo aberto não é um aplicativo encontrado no telefone – é uma conversa entre duas ou mais pessoas e existem algumas regras.

Regra 1: Seja breve

Não há problema em conversar sobre o fim de semana e nos atualizarmos – se são apenas vocês dois. Mas, em um ambiente de grupo, mantenha a reunião breve e vá direto ao ponto. Caso contrário, isso derrota o ponto de eficiência da comunicação e você está desrespeitando o tempo de outras pessoas. Use uma agenda para manter o controle – é essencial para qualquer reunião.

Regra dois: Esteja aberto

O objetivo de ter a sessão de diálogo não deve ser falar apenas do seu ponto de vista. Separe suas opiniões por tempo suficiente para considerar objetivamente o que os outros têm a dizer e esteja aberto a mudar de ideia. Se você está aparecendo apenas para ser ouvido, repense suas intenções. Diálogos eficazes são um esforço colaborativo.

Regra três: Ouça ativamente

Permita que outras pessoas falem livremente, sem se afastar muito do assunto ou fazer um desvio na conversa – ninguém quer participar de uma sessão de reclamações. Estabeleça o tópico antes de começar, concorde em permanecer nele e ouça o que os outros têm a dizer sem bagunçar sua mente com o que você dirá a seguir.

Regra quatro: pergunte por que

Faça perguntas reflexivas para entender melhor a mensagem ou o assunto que está sendo discutido. Se você estiver lidando com um problema, perguntar por que o ajudará a descobrir a causa raiz, em vez de pular para a primeira solução mais fácil. Quanto mais fatos você tiver, menor a probabilidade de fazer uma suposição errada. Nunca ouvi dizer que essas suposições eram uma boa fonte de boa tomada de decisão.

Regra cinco: peça opiniões

Não hesite em questionar o grupo sobre pensamentos após qualquer declaração. Isso encoraja o espírito de diálogo aberto e pode afrouxar a língua dos que hesitam em contribuir. Uma dica para melhorar sua comunicação é esperar até que todos os outros expressem suas opiniões antes de expressar a sua. Isso permite que você crie consenso, interponha sua perspectiva e honre outras contribuições para obter um alinhamento.

Regra seis: deve-se parafrasear

Não há problema em repetir o que você pensou ter ouvido ou entendido para maior clareza. Você não está sendo atrevido – está simplesmente certificando-se de ter uma compreensão consistente do que foi dito ou decidido. Isso é particularmente crítico durante o diálogo em grupo. Se você não tem 100% de certeza do que foi planejado, é essencial parafrasear sua compreensão do que foi dito.

Regra sete: determinar os itens de ação

Antes do término do diálogo, verifique as ações que devem ser seguidas e garanta que alguém seja responsável por cada item. É melhor conseguir voluntários para itens de ação, mas não tenha medo de designá-los se ninguém falar. Não se esqueça de definir uma data de vencimento. Acho útil adiar para a pessoa que está executando o item de ação para definir o prazo. Dessa forma, ele ou ela se sente mais no controle e é mais provável que realize o item.

Melhore imediatamente a sua comunicação

Como você se sentiria se fosse a pessoa que alcançou os melhores resultados quando se tratava de decisões importantes? Ou ser um gerente que todos sabem que está envolvido com seus funcionários? Você pode responsabilizar as pessoas sem que isso seja uma tarefa árdua e gastar menos tempo esclarecendo falhas de comunicação.

Se você está sofrendo da ilusão de que e-mails, textos e mensagens instantâneas são mais eficientes, deixe-me iluminar sua mente. Não apenas um e-mail, por exemplo, está faltando nos pontos-chaves da comunicação humana, pois os estudos mostram que ele é dramaticamente menos eficiente do que os diálogos entre as pessoas (conversas).

Aproveite uma ferramenta secular comprovada, projetada pela evolução: a poderosa conversa pessoal. As pessoas o acharão mais acessível e sentirão que você as valoriza. Se você deseja melhorar radical e imediatamente sua comunicação, não deixe sua mensagem aberta ao acaso. Engraçado como apenas conversar com as pessoas faz toda a diferença. Infelizmente, como sociedade, não paramos para respirar com frequência suficiente e somos vítimas da ilusão de que digital significa mais rápido.

Erin Urban é lean six sigma black belt, treinadora certificada em crescimento de carreira e desenvolvimento de liderança e membro do Forbes Coaches Council. Ela é a fundadora da Urban Professional Performance Solutions em Houston. Urban é bacharel em Belas Artes pela Longwood University em Farmville, VA. Ela é membro da ASQ.

Fonte: Quality Progress/2019 December



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