Cada qual no seu quadrado na realidade aos olhos dos sistemas de gestão

Na base da administração temos três subdivisões específicas quanto aos níveis de trabalho nas empresas: operacional, tático e estratégico. Esses três níveis de atuação demonstram basicamente onde cada hierarquia deve atuar e como essa atuação deve ser e portanto é um passo importante no desenvolvimento da hierarquia, onde vários erros podem ser evitados.

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Luiz Otávio Goi Junior

Estrategicamente falando, as empresas costumam apresentar uma matriz hierárquica baseada em alguns conceitos culturais, seja pela complexidade da operação, pela habilidade dos gestores ou até mesmo pela maturidade dos colaboradores subordinados. Tudo isso, está correto (até certo ponto), porém, algumas avaliações que são feitas raramente, ajudam a desenvolver essa estrutura hierárquica baseada em redução de custos, efetividade e resultados.

Quanto às bases da administração, sabemos que na sua base temos três subdivisões específicas quanto aos níveis de trabalho nas empresas: operacional, tático e estratégico. Esses três níveis de atuação demonstram basicamente onde cada hierarquia deve atuar e como essa atuação deve ser e portanto é um passo importante no desenvolvimento da hierarquia, onde vários erros podem ser evitados:

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O nível operacional, como o nome já diz é aquele que opera, realiza. Esse nível, como vemos na imagem acima está tomado amplamente pela linha sólida do triângulo e isso nos mostra que é o local hierárquico mais populoso e que inclusive deve estar mais ativo durante o dia a dia da empresa. Essa área deve ser quem realmente agrega valor ao negócio e quanto menos necessitar depender de sua decisão para que o processo funcione normalmente, melhor está a atividade desta.

O nível tático é aquele que faz o corpo a corpo. Esse é o responsável pela interface entre o nível estratégico e operacional. Esse nível que abrange o corpo de liderança, supervisão, coordenação e afins, tem como principal função receber a mensagem estratégica da empresa, saturá-la, por muitas vezes, transformá-la em algo possível (mensurável e funcional) e repassar ao nível operacional de forma com que ele entenda exatamente o caminho a ser trilhado.

Por muitas vezes, nesse nível existem algumas complexidades que fazem com que o sistema perca sinergia pois existem níveis táticos que se aproximam pouco do estratégico ou até mesmo que se aproximam pouco do operacional e com isso, a transição entre a estratégia (ideia inicial, imaterial) para a execução (material) acontece de forma desorganizada e conturbada, gerando prejuízos, perdas de tempo e consequentemente maus resultados. Esse nível tem conforme verificado na imagem acima, aproximadamente 50% de solidez do triângulo e 50% de área disponível (retângulo) o que nos mostra que esse nível precisa ter atividade operacional que não ultrapasse a metade de seu tempo em atividade.

Isso, porque o nível tático precisa criar e para criar, se faz necessário tempo fora de sua atividade e além de tudo, é necessário tempo para articulação, criação de metas, desenvolvimento e aprendizado. Nesse nível é muito comum o erro de serem colocadas pessoas de extremo conhecimento operacional e pouca articulação. Isso, faz com que a cada problema que surja, essa pessoa operacionalize a atividade, tornando assim pouco criativa, sem visão geral, tornando-se custo por ter cargo diferenciado e realizar atividade operacional.

O nível estratégico é o nível da criação. Esse nível é 100% ideias, direcionamento e visão. Nesse nível tudo é imaterial. Esse nível olha para o mercado, verifica a estratégia e a direciona para os outros níveis. Essa mensagem é muito importante, e um erro muito comum é esses níveis ficarem extremamente atarefados nas burocracias, brigas de hierarquias, questões políticas e a mensagem não ser passada para o nível tático.

Com isso, o nível tático toma a direção que acredita ser a certa e a empresa veleja de forma desgovernada. O nível estratégico, como pode ser visto na imagem acima, tem pouquíssima solidez do triângulo, e tem sua maior parte tomada de retângulo. Isso nos mostra que sua atividade deve ser de pelo menos 65% disponível, para enxergar o mercado, direcionar sua estratégia e passar a mensagem para os níveis abaixo.

O que é possível fazer para garantir o fluxo administrativo? Esse fluxo, costuma ser muito complexo e essa complexidade costuma custar caro, mas existem algumas formas de avaliar se a sua atividade está de acordo com a necessidade.

– Revisão de mensagem: auditorias operacionais são excelentes formas de verificar se sua mensagem chegou ao ponto principal que é a execução. É sempre importante entrar em contato com o operacional para saber se realmente tudo está conforme a necessidade.

– Missão, visão e valores: a missão, visão e valores são informações importantíssimas para dar a essência da empresa e para cultuar seus objetivos e interesses. Mais importante que isso, estas precisam estar amplamente divulgadas e enraizadas no DNA de seus colaboradores. É muito importante, desde a contratação de novas pessoas, avaliar se estas que entrarão na empresa tenham valores parecidos com os que a empresa preconiza, para garantir que se manterá no mesmo sentido.

– Avaliação de maturidade: outra forma interessante de verificar o andamento das  informações da estratégia até a execução é avaliando continuamente a maturidade da gestão empresarial. Essa maturidade deve englobar a avaliação dos três níveis, para que se saiba como anda o grau de maturidade de cada um deles e para que se tomem ações efetivas para que tudo flua da forma correta.

– Os erros comuns: normalmente as empresas não conseguem deslanchar em seus processos administrativos e operacionais por conta de alguns erros que comumente aparecem. O mais comum de todos é a inversão dos papeis que, quando não corrigido rapidamente, faz com que a pirâmide da empresa vire ao contrário fazendo com a companhia fique literalmente de cabeça para baixo.

Nessa situação normalmente, o nível estratégico está tão atarefado que não tem tempo de olhar o mercado e criar. O nível tático sem rumo não sabe como direcionar as metas e informações, necessitando estar o tempo todo na operação para tentar otimizar os resultados na execução e o nível operacional, por conta da má transição da estratégia, fica ocioso e com isso executa-se pouco, gasta-se muito e a empresa começa a ir ladeira abaixo.

– Visões de cada nível: cada nível deve ter um tipo de visão específico, para que execute seu trabalho da forma necessária e essa visão deve ser seguida como os exemplos abaixo:

– O nível operacional (futebol): o nível operacional deve ser avaliado como um esporte coletivo, que pode ser representado pelo futebol. Isto porque o futebol é um esporte onde existem diversos jogadores, muito próximos um ao outro, fazendo jogadas e passes curtos para que se chegue em seu objetivo. Nessa condição, assim deve ser a operação, sempre com passes curtos, movimentação mínima e cada um em sua atividade pré estabelecida.

– O nível tático (tênis): o nível tático deve ser avaliado com a visão de um esporte como o tênis, visão frontal, espaço aberto, distâncias maiores e poder de decisão mais individual. A visão, nesse ponto deve ser frontal com espaço para atacar, sabendo-se que devem ser feitas escolhas para a jogada correta.

– O nível estratégico (golfe): o golfe é o esporte que mais está ligado ao nível estratégico. Não é à toa que grandes executivos, CEO e outros são apaixonados por esse esporte, já que ele está ligado diretamente a sua atividade. Visão ampla, decisão unitária e foco extremamente direcionado. No golfe, assim como na estratégia, você tem muito campo para atuar, porém você precisa focar num buraco específico, ou seja, focar numa estratégia específica. Assim, a atividade do nível estratégico, deve ser direcionada e focada, mesmo que em campo amplo.

Com todas as informações acima, é possível verificar o quanto a sinergia entre os níveis precisa ser exata e o quanto cada um destes deve estar em seu lugar correto e como deve atuar de acordo o nível em que se encontra, pois cada nível hierárquico que existe em uma empresa precisa cumprir seu papel e com isso conseguimos. Achatar a hierarquia da empresa, reduzindo ruídos nas informações e facilitando o processo de comunicação. E a sua empresa? Está com a pirâmide em pé ou de cabeça para baixo?

Luiz Otávio Goi Junior é gerente de sistemas de gestão integrados em indústria de grande porte, atua com sistemas de gestão há 12 anos, passando pelos setores de artigos esportivos, energia eólica e na indústria automobilística de autopeças, tem graduação em gestão ambiental, pós graduação em educação, sistemas de gestão integrados e MBA em gestão empresarial – luizgoijraa@gmail.com

Livro: Administrando sistemas, gerindo processos e engajando pessoas

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