As questões práticas para cancelar um projeto

Bruno Leonardo Rosa e Marcio Pimenta – 

Cancelar um projeto é algo desagradável para todos, independentemente de sua posição na empresa ou participação no negócio. Muitos tomam essa decisão como pessoal tendo em vista o seu grau de envolvimento com o projeto, principalmente depois de um grande período de dedicação.

A situação de cancelar um projeto é normalmente uma prerrogativa da alta administração da empresa e pode ser decorrente de várias causas: mudança do cenário econômico do país; encerramento das operações do cliente que contratou o projeto; reavaliação dos investimentos da empresa, direcionando os recursos para outra unidade de negócio e/ou projetos; reestruturação empresarial e/ou das lideranças e patrocinadores; e impossibilidade de o projeto alcançar o objetivo pretendido.

Em outros casos os projetos se arrastam durante muitos períodos em função do apelo emocional que geralmente é grande. É difícil acreditar que algo que foi idealizado por mentes brilhantes e executado por uma equipe talentosa possa não dar certo. São os projetos zumbis. Entretanto, é preciso ter em mente que os projetos são selecionados, abertos e cancelados todos os dias.

Sob essa perspectiva, e conhecendo a função estratégica dos projetos como elementos chave do crescimento empresarial deve-se executar, periodicamente, e de forma criteriosa, a avaliação de desempenho do portfólio de projetos. Tal avaliação dará à alta administração da empresa a certeza que o investimento aportado trará o retorno esperado.

Contudo, a avaliação do desempenho do portfólio de projetos, não é algo simples. É um trabalho normalmente multidisciplinar onde se espera obter ao fim, um cenário detalhado e que auxilie a tomada de decisão.

Tendo em vista a complexidade do trabalho envolvido devemos escolher e aplicar uma sistemática que seja assertiva e que traga resultados concretos. Posto isto é senso comum que a melhor ferramenta para a avaliação e consequentemente a construção deste cenário é a auditoria de projeto.

As auditorias de projeto, mais modernas e objetivas do que as tradicionais auditorias de gestão da qualidade, podem contribuir decisivamente com gerentes de projetos e demais executivos sobre o caminho a seguir. Voltando ao contexto empresarial, que frequentemente, apresenta-se imerso em incertezas e ambiguidades, desafiando constantemente as habilidades dos gestores, é importante que estejamos preparados para a interrupção ou o cancelamento do projeto, não só pela responsabilidade como gestores, mas também, pelo fato que em algum momento ele pode ser retomado e todos os registros e bases de informação deverão estar disponíveis para a sua reabertura.

Nesse sentido apresentamos algumas questões práticas que devem ser consideradas no momento em que se cogita cancelar ou interromper um projeto. Todas as obrigações legais e contratuais foram devidamente encerradas e possuímos os respectivos aceites e registros? Quanto irá custar o cancelamento do projeto (reputação, presença de mercado, caixa, etc.)? Os objetivos que foram concretizados até o momento do cancelamento, estão protegidos da concorrência e estão organizados caso o projeto seja retomado? Os benefícios gerados podem ser úteis e aplicados para alavancar outro projeto ou negócio da empresa? Todos os stakeholders foram comunicados do cancelamento do projeto, estão de acordo e enxergam os eventuais desdobramentos?

Assim, com base nas questões apresentadas, esperamos proporcionar a reflexão a respeito do tema e suas atividades correlatas. Esperamos também que esses pequenos insights possam ajudar na caminhada rumo à sustentabilidade do negócio.

Referências

Zombi project: How to find them and kill them – Havard Business Review – Consultado em 17/01/2019 - https://hbr.org/2015/03/zombie-projects-how-to-find-them-and-kill-them

Bruno Leonardo Rosa é coordenador acadêmico da PMQuality Gestão de Projetos.

Marcio Pimenta é consultor sênior da PMQuality Gestão de Projetos - contato@pmquality.com.br