A normalização para a gestão de documentos de arquivo (SGDA)

O êxito das organizações depende, em grande medida, da implementação e manutenção de um sistema de gestão projetado para a melhoria contínua de seu desempenho, abordando, ao mesmo tempo, as necessidades das partes interessadas. Os sistemas de gestão oferecem metodologias para a tomada de decisões e a gestão de recursos para atingir os objetivos da organização. A produção e o gerenciamento de documentos de arquivo são partes integrantes das atividades, processos e sistemas das organizações. Os documentos de arquivo possibilitam a eficiência, a responsabilização, a gestão de riscos e a continuidade do negócio. O melhor é seguir as orientações das normas técnicas.

documento2Da Redação –

Os documentos de arquivo permitem que as organizações obtenham valor a partir de seus recursos informacionais enquanto ativos comerciais e de conhecimento, contribuam para a preservação da memória coletiva, como resposta aos desafios dos ambientes global e digital. Em linhas gerais, as empresas, que decidem implementar um SGDA, devem fazer uma avaliação preliminar de seus documentos de arquivo e de seus sistemas de documentos de arquivo existentes e identificar os riscos a serem abordados e as oportunidades de melhorias.

Por exemplo, a decisão de implementar um SGDA pode ser considerada uma medida de redução de riscos, devido à realização de uma mudança importante na plataforma de tecnologia e informação ou à terceirização de processos de negócio identificados como de alto risco. E não importa muito se é uma pequena empresa ou uma grande corporação, pois é importante armazenar e gerenciar adequadamente os documentos criados no decorrer dos negócios.

Todo esse processo pode incluir desde arquivos digitais e declarações fiscais até contratos e relatórios de projetos. É aí que entra a gestão de documentos e registros. Seus principais objetivos são processar as informações registradas, melhorar os processos gerais de trabalho e fornecer uma recuperação mais rápida dos dados.

Existem vários tipos de sistemas de gerenciamento de registros e cada um deles possui características distintas. Recibos ou faturas de negócios perdidos, documentos arquivados incorretamente e arquivos corrompidos são reclamações comuns entre os proprietários de empresas.

Para se ter uma ideia, entre 2005 e 2018 mais de 22 milhões de registros foram expostos nos EUA como resultado de violações de dados. Além disso, os funcionários gastam metade do seu tempo pesquisando informações relacionadas à atividade da empresa. Mais de 26% dizem que o gerenciamento de dados em suas organizações é um pouco caótico.

Empresas grandes e pequenas são obrigadas a manter seus registros por um certo período. Os extratos bancários e de cartão de crédito, por exemplo, devem ser armazenados em um local seguro por pelo menos sete anos. O mesmo vale para os documentos de preparação de declaração de imposto. Os extratos de conta de investimento, cheques cancelados e recibos de pagamento devem ser mantidos por pelo menos um ano.

E se esses documentos forem perdidos ou danificados? Imagine ligar o computador para perceber que foi hackeado. Se seu prédio de escritórios pegar fogo, todos os seus arquivos podem se perder para sempre. Claro que se pode manter cópias em um local diferente, mas isso envolveria mais espaço e custos mais altos.

Um sistema de gestão de documentos pode tornar tudo muito mais fácil. Existem aplicativos ou softwares que permitem o que se armazene, localize e use registros oficiais como evidência de transações, pagamentos e outras operações comerciais.

Os mais recentes programas de gerenciamento de documentos e registros possuem recursos avançados, como ferramentas de pesquisa, recursos de digitalização, ferramentas de retenção e classificação, funções de controle de conformidade e muito mais. Assim, não apenas garantem que os arquivos estarão prontamente disponíveis sempre que se precisar deles, mas também pode melhorar o fluxo de trabalho e a produtividade dentro da organização.

Os funcionários poderão recuperar rapidamente dados, processar informações, identificar o proprietário de cada série de registros e eliminar dados redundantes. As grandes organizações normalmente optam pelo software de gerenciamento de registros corporativos.

Esses programas têm recursos avançados e podem armazenar, organizar e processar grandes quantidades de dados. Com esse tipo de sistema corporativo, é mais fácil gerenciar registros físicos e digitais, rastrear o status e a localização de cada arquivo e transferir os dados de sistemas para o software mais recente.

Para obter melhores resultados, escolha um programa com controles de acesso de usuário seguros, mecanismos de indexação de dados em tempo real e gerenciamento de descarte. Quando confiável, esses aplicativos permitem que se coloque registros em espera, realize pesquisas de texto completo e importe registros físicos e digitais em qualquer formato de qualquer origem. Esses recursos podem otimizar suas operações comerciais e levar a uma melhor tomada de decisões.

A NBR ISO 30300:2016 Informação e documentação — Sistema de gestão de documentos de arquivo estabelece os termos e as definições aplicáveis às normas elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11 para SGDA. Além disso, estabelece os objetivos de usar um SGDA, fornece princípios para um SGDA, descreve uma abordagem de processos e especifica papéis da alta administração. É aplicável a qualquer tipo de organização que deseje: estabelecer, implementar, manter e aperfeiçoar um SGDA como apoio às suas atividades; assegurar-se de sua conformidade com sua política declarada de documentos de arquivo; demonstrar a conformidade com esta norma por meio da realização de uma autoavaliação e autodeclaração; ou busca da confirmação de sua autodeclaração por um terceiro; ou busca da certificação de seu SGDA por um terceiro.

A NBR ISO 30301:2016 Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivo – Requisitos especifica os requisitos para serem seguidos por um SGDA com a finalidade de apoiar uma organização no cumprimento de suas obrigações, missão, estratégias e objetivos. Especifica o desenvolvimento e implementação de uma política de documentos de arquivo e seus objetivos, e fornece informações de mensuração e monitoramento de desempenho. Um SGDA pode ser implementado por uma organização ou por organizações que compartilhem atividades de negócios.

No âmbito desta norma, o termo organização não se limita a uma única organização, mas inclui também outras estruturas organizacionais. Esta norma pode ser implementada em conjunto com outras normas de sistemas de gestão. É especialmente útil para demonstrar a conformidade com a documentação e os requisitos dos documentos de arquivo dessas normas.

O êxito das organizações depende, em grande medida, da implementação e manutenção de um sistema de gestão projetado para a melhoria contínua de seu desempenho, abordando ao mesmo tempo, as necessidades das partes interessadas. Sistemas de gestão oferecem metodologias para a tomada de decisões e a gestão de recursos para atingir os objetivos da organização.

A produção e o gerenciamento de documentos de arquivo são partes integrantes das atividades, processos e sistemas das organizações. Os documentos de arquivo possibilitam a eficiência, a responsabilização, a gestão de riscos e a continuidade do negócio. Também permitem que as organizações obtenham valor a partir de seus recursos informacionais enquanto ativos comerciais e de conhecimento, contribuam para a preservação da memória coletiva, como resposta aos desafios dos ambientes global e digital.

As Normas de Sistemas de Gestão (MSS) oferecem ferramentas para que a alta administração implemente uma abordagem sistemática e verificável para o controle da organização em um ambiente que encoraje as boas práticas de negócios. As normas sobre sistemas de gestão de documentos de arquivos, elaboradas pelo ISO/TC 46/SC11, foram desenvolvidas para auxiliar as organizações de todos os tipos e tamanhos, ou grupos de organizações com atividades de negócio compartilhadas, na implementação, operação e aperfeiçoamento de um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA) (Management systems for records – MSR) efetivo.

O SGDA conduz e controla a organização, com o propósito de estabelecer uma política e objetivos em relação aos documentos, visando atingi-los. Para isso utiliza-se de: definições de papéis e responsabilidades; processos sistemáticos; medições e avaliações; revisões e melhorias.

A implementação de uma política e objetivos de gestão de documentos de arquivo, solidamente baseada nos requisitos da organização, assegurará que se produzam, gerenciem e disponibilizem informações e provas confiáveis e autorizadas sobre as atividades da organização, aos que precisem pelo tempo necessário. Uma implementação bem-sucedida de uma boa política para documento de arquivo, com objetivos bem definidos, resulta em documentos de arquivo e sistemas de gestão de documentos adequados a todos os fins da organização.

Implementar um SGDA em uma organização também ajuda a garantir transparência e a rastreabilidade das decisões tomadas pela direção e o reconhecimento de sua responsabilização. As normas sobre SGDA elaboradas pelo ISO/TC 46/SC11 foram desenvolvidas no âmbito das normas de sistemas de gestão para compartilhar elementos e metodologia, e ser compatíveis com outras normas.

A ISO 15489, e outras normas e relatórios técnicos também desenvolvidos pelo ISO/TC 46/SC 11, são as principais ferramentas para o desenvolvimento, implementação, monitoramento e melhoria dos processos de documentos de arquivo e de seus controles, operando debaixo da governança do SGDA das organizações que tenham decidido adotar esta metodologia. A ISO 15489 é a norma base que codifica as melhores práticas para a gestão de documentos de arquivo.

Todas as organizações produzem e controlam documentos de arquivo como resultados das atividades realizadas para alcançar seus objetivos organizacionais. O SGDA estabelece a política, os objetivos e a estrutura de diretrizes para controlar os documentos de arquivo da organização nos sistemas de gestão de documentos de arquivo e assegura que estes sistemas de gestão cumpram com os requisitos da organização.

Dentro da estrutura do SGDA, os processos e controles dos documentos de arquivo necessitam ser desenvolvidos, implementados e monitorados para atender à política, aos objetivos e às diretrizes estabelecidas. Isto inclui determinar como os processos dos documentos de arquivo e seus controles são gerenciados pelas aplicações de sistema de gestão de documentos de arquivo, e como os documentos de arquivo, como provas, se relacionam com todos os sistemas de gestão que requerem uma avaliação.

Os sistemas de gestão, incluindo o SGDA, produzem documentos de arquivo. Estes documentos de arquivo e a forma como são gerenciados retroalimentam, por sua vez, novas atividades organizacionais, como o desenvolvimento de novos produtos ou serviços. Os documentos de arquivo também podem ser utilizados para monitorar a operação dos sistemas de gestão e como estes sistemas e atividades atendem aos requisitos da organização.

Neste sentido, o SGDA governa os requisitos dos documentos de arquivos de outros sistemas de gestão, bem como do próprio SGDA. Cada organização que implementa um SGDA estabelece sua própria política e objetivos adaptados ao seu contexto. A implementação de um SGDA assegura a produção e controle dos documentos de arquivo que dão suporte às necessidades da organização e da sociedade pelo tempo necessário.

Um documento de arquivo confiável é aquele cujo conteúdo está apto a ser considerado uma representação completa e precisa de transações, atividades ou fatos atestados por ele e que tem uma possibilidade de recorrer a ele no curso de atividades ou transações subsequentes. Recomenda-se que os documentos de arquivo sejam produzidos no momento, ou pouco depois, em que acontece a transação ou atividade à qual estão relacionados, por indivíduos que tenham conhecimento direto dos fatos ou por instrumentos rotineiramente utilizados para realizar a operação.

Ao estabelecer ou rever seu SGDA, uma organização deve levar em consideração todos os fatores relevantes, externos ou internos. Deve-se documentar os fatores externos e internos, identificados e considerados no estabelecimento e revisão do SGDA. Para compreender o contexto externo da organização, permite-se analisar, entre outros aspectos: o ambiente social e cultural, legal, regulatório, financeiro, tecnológico, econômico, natural e competitivo, seja ele internacional, nacional, regional ou local; as principais tendências e direcionamentos que possam impactar os objetivos de uma organização; relacionamentos, percepções, valores e expectativas com partes interessadas externas.

Para compreender o contexto interno da organização, permite-se analisar, entre outros aspectos: governança, estrutura organizacional, papéis e responsáveis; políticas, objetivos e estratégias para alcançá-los; capacidades entendidas em termos de recursos e conhecimento (por exemplo, financeiro, tempo, humano, processo, sistema e tecnologia); sistemas de informação, fluxo de informação e processos de tomada de decisão (ambos formais e informais); percepções e valores das partes interessadas internas e da cultura organizacional e os relacionamentos entre elas; normas, diretrizes e modelos adotados pela organização; a forma e a extensão das relações contratuais.

Ao estabelecer ou rever os objetivos dos documentos de arquivo, uma organização deve levar em consideração o negócio, a legislação, a regulação e outros requisitos relacionados com a produção e controle de documentos arquivísticos. A organização deve avaliar e documentar os requisitos legais, regulatórios, de negócios e outros que afetem suas operações, os quais devem obedecer e garantir prova de conformidade.

Requisitos de negócios incluem todas as exigências necessárias para regular o funcionamento das atividades da organização. Os requisitos são obtidos a partir da análise do desempenho atual do negócio, do planejamento e desenvolvimento futuro, da gestão de risco e do plano de continuidade do negócio.

Requisitos legais podem estar relacionados à produção e controle dos documentos de arquivo. São fontes de requisitos legais: estatuto e jurisprudência, incluindo leis e regulamentações acerca do ambiente de negócio específico e geral; leis e regulamentos relacionados especificamente a provas, documentos e arquivos, acesso, privacidade, proteção de dados e informações, e comércio eletrônico; regimento interno da organização, parcerias e acordos diversos praticados pela organização; tratados e outros instrumentos que a organização é legalmente obrigada a manter.

Outros requisitos incluem compromissos não legais voluntários assumidos pela organização: códigos de boas práticas; códigos de conduta e de ética; expectativas identificáveis da comunidade, acerca do que constitui conduta aceitável para o setor ou organização específica, incluindo boa governança, controle adequado de conduta fraudulenta ou maliciosa, bem como transparência nas tomadas de decisão.

Uma organização deve definir e documentar o escopo do SGDA. O escopo de um SGDA pode abranger toda a organização, suas funções ou seções específicas, ou uma ou mais funções em um determinado grupo de organizações. Quando se estabelecer um SGDA para uma ou mais funções específicas de um grupo de organizações, o escopo deve incluir as interações e os papéis desempenhados por cada entidade.

Quando uma organização terceiriza qualquer processo que afete a conformidade dos requisitos do SGDA, a organização deve garantir o controle de tal processo. O controle dos processos de contratação e terceirização deve ser identificado no escopo do SGDA.

A Alta Administração deve garantir que os papéis, responsabilidades e autoridades de gestão de documentos de arquivo sejam definidos, atribuídos e divulgados por toda a organização e para as entidades ou indivíduos que trabalhem com ela ou atuem em seu nome. A designação de responsabilidades deve ser atribuída aos funcionários que ocupem funções e hierarquia relevantes na organização, em particular, a alta administração, gestores de programas, gestores de documentos de arquivo, profissionais de tecnologia da informação, administradores de sistemas e todos os demais funcionários encarregados de produzir ou controlar documentos de arquivo como parte de seu trabalho.

A liderança da implementação de um SGDA deve ser atribuída a um representante específico da alta administração. Quando o tamanho e a complexidade de uma organização e os processos de documentos de arquivo requerem, deve ser treinado e designado um representante operacional com papel e competências específicas para gestão de documentos de arquivo. A designação de responsabilidades e seus inter-relacionamentos devem ser documentados.

A NBR ISO 30302 de 08/2017 – Informação e documentação – Sistema de gestão de documentos de arquivo – Diretrizes para implementação fornece diretrizes para a implementação de um SGDA de acordo com a NBR ISO 30301. Recomenda-se que a norma seja utilizada em conjunto com a NBR ISO 30300 e com a NBR ISO 30301. Esta norma não modifica e/ou reduz os requisitos especificados na NBR ISO 30301.

Ela descreve as atividades a serem realizadas ao desenvolver e implementar um SGDA. Recomenda-se que esta norma seja utilizada por uma organização que esteja implementando um SGDA. Ela é aplicável a todos os tipos de organização (por exemplo, organizações comerciais, agências do governo, organizações sem fins lucrativos) de todos os tamanhos.

A NBR ISO 30302 é parte de uma série de normas, sob o título geral Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivo: NBR ISO 30300, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivo – Fundamentos e vocabulário; NBR ISO 30301, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivos – Requisitos; NBR ISO 30302, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivos – Diretrizes para implementação.

A NBR ISO 30300 especifica a terminologia da série e normas dos sistemas de gestão de documentos de arquivos (SGDA) e os objetivos e benefícios de um SGDA; a NBR ISO 30301 especifica os requisitos de um SGDA no qual uma organização necessita demonstrar sua habilidade para desenvolver e controlar documentos de arquivo a partir de suas atividades de negócio pelo tempo em que forem necessários; a NBR ISO 30302 provê um guia para a implementação de um SGDA.

O objetivo desta norma é estabelecer um guia prático sobre como implementar um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA) dentro de uma organização, de acordo com a NBR ISO 30301. Aborda o que é necessário para estabelecer e manter um SGDA. A implementação de um SGDA é geralmente executada como um projeto. Um SGDA pode ser implementado em organizações com programas ou sistemas de documentos de arquivo existentes para revisar e aperfeiçoar a gestão desses sistemas ou programas, ou em organizações que planejam implementar pela primeira vez uma abordagem sistemática e verificável para produção e controle de documentos de arquivo.

Assume-se que as organizações que decidem implementar um SGDA tenham feito uma avaliação preliminar de seus documentos de arquivo e de seus sistemas de documentos de arquivo existentes e tenham identificado riscos a serem abordados e oportunidades de melhorias. Por exemplo, a decisão de implementar um SGDA pode ser considerada uma medida de redução de riscos, devido à realização de uma mudança importante na plataforma de tecnologia e informação ou à terceirização de processos de negócio identificados como de alto risco.

Alternativamente, o SGDA pode fornecer uma estrutura de gestão padronizada para grandes melhorias, como integrar processos de documentos de arquivo com processos de negócio específicos ou aperfeiçoar o controle e a gestão de documentos de arquivo de transações online ou de uso de mídias sociais em atividade de negócio. O uso destas diretrizes é necessariamente adaptável. Ele depende do tamanho, da natureza e da complexidade da organização e do nível de maturidade do SGDA, caso já exista um implementado.

O contexto e a complexidade de cada organização são únicos e seus requisitos contextuais específicos levarão à implementação do SGDA. Organizações menores perceberão que as atividades descritas na NBR ISO 30302 podem ser simplificadas. Organizações maiores ou complexas perceberão que um sistema de gestão em camadas é necessário para implementar e gerir as atividades desta norma com eficácia.

As suas diretrizes seguem a mesma estrutura da NBR ISO 30301, descrevendo as atividades a serem realizadas para cumprir com os requisitos da ABNT NBR ISO 30301 e como documentá-las. A Seção 4 trata de como realizar a análise necessária para implementar um SGDA. A partir desta análise, o escopo do SGDA é definido e a relação entre sua implementação e de outros sistemas de gestão é identificada.

A Seção 5 explica como obter o comprometimento da Alta Administração. O comprometimento é expresso em uma política de documentos de arquivo, com a definição das responsabilidades, planejamento da implementação do SGDA e adoção de objetivos dos documentos de arquivo. A Seção 6 trata do planejamento informado pela análise de risco de alto nível, e da análise contextual (ver Seção 4) e recursos disponíveis (ver Seção 7).

A Seção 7 descreve o apoio necessário para o SGDA, como recursos, competência, treinamento e comunicação, e documentação. A Seção 8 trata da definição ou da revisão e planejamento dos processos de documentos de arquivo a serem implementados. Ela delineia os requisitos contextuais e o escopo (ver Seção 4) e é baseada na política de documentos de arquivo (ver 5.2), análise de riscos (ver 6.1) e recursos necessários (ver 7.1) para cumprir com os objetivos dos documentos de arquivo (ver 6.2) na implementação planejada. A Seção 8 explica que processos e sistemas de documentos de arquivo precisam ser implementados para um SGDA.

As Seções 9 e 10 tratam da avaliação e da melhoria do desempenho com base no planejamento, objetivos e requisitos definidos na NBR ISO 30301. Para a NBR ISO 30301:2016, Seções 4 a 10, esta norma estabelece o seguinte: as atividades necessárias para cumprir com os requisitos da NBR ISO 30301 – podem ser feitas em sequência, ao passo que algumas precisam ser executadas simultaneamente, usando a mesma análise contextual. As informações para as atividades – são o ponto de partida e podem ser resultados de atividades anteriores e os resultados das atividades – os resultados ou os entregáveis mediante o término das atividades.

Esta norma tem o objetivo de ser utilizada pelos responsáveis por liderar a implementação e a manutenção do SGDA. Ela também pode ajudar a alta administração na tomada de decisão para o estabelecimento, escopo e implementação de sistemas de gestão em suas organizações. Ela é para ser usada por pessoas responsáveis por liderar a implementação e a manutenção do SGDA. Os conceitos sobre o desenvolvimento dos processos operacionais dos documentos de arquivo são baseados nos princípios estabelecidos pela ISO 15489-1.

Outras normas e relatórios técnicos desenvolvidos pelo ISO/TC 46/SC 11 são as principais ferramentas para o desenvolvimento, implementação, monitoramento e melhoria dos processos, controles e sistemas de documentos de arquivo, e podem ser usados em conjunto com esta norma para a implementação de elementos operacionais detalhados do SGDA. As organizações que já implementaram a ISO 15489-1 podem usar esta norma para desenvolver uma infraestrutura organizacional com o objetivo de gerenciar documentos de arquivo, de acordo com a abordagem sistemática e verificável do SGDA.

Convém que o contexto da organização determine e oriente a implementação e a melhoria do SGDA. Os requisitos desta seção 4 destinam-se a garantir que a organização tenha considerado seu contexto e necessidades como parte da implementação de um SGDA. Esses requisitos são cumpridos ao analisar o contexto da organização. Convém que essa análise seja realizada como primeiro passo da implementação para: identificar fatores internos e externos (ver 4.1), identificar requisitos de negócio, legais e outros (ver 4.2), e definir o escopo do SGDA (ver 4.3) e identificar riscos (ver Seção 6).

Quando o escopo do SGDA for definido pela alta administração, antes da identificação dos fatores e das necessidades de documentos de arquivo, a abrangência da análise contextual está sujeita ao escopo estabelecido. A abordagem desta norma de sistema de gestão, para análise do contexto e identificação dos requisitos, é compatível com o processo analítico (avaliação) proposto pela ISO 15489-1, que também inclui elementos de planejamento (ver Seção 6) e a identificação das necessidades dos documentos de arquivo (ver Seção 8).

As informações contextuais precisam vir de uma fonte confiável, precisa, atualizada e completa. A revisão regular das fontes dessas informações garante a precisão e a confiabilidade da análise contextual.

A.1 do Anexo A fornece exemplos de fontes de informações sobre o contexto interno e externo da organização e exemplos de potenciais partes interessadas. Exemplos de fatores importantes na identificação de como o contexto afeta o SGDA: um mercado competitivo afeta a necessidade de demonstrar processos eficazes, os valores ou as percepções de partes interessadas afetam as decisões da retenção de documentos de arquivo ou as decisões de acesso às informações, a infraestrutura de tecnologia da informação e a arquitetura da informação podem afetar a disponibilidade dos sistemas de documentos de arquivo ou os documentos de arquivo, as habilidades e as competências dentro da organização podem afetar a necessidade de treinamento ou de assistência externa, instrumentos legislativos, políticas, normas e códigos afetam o desenvolvimento de controles e processos de documentos de arquivo, a cultura organizacional pode afetar a conformidade com os requisitos do SGDA, e a complexidade da estrutura da organização, e de seus ambientes de negócio e legislativo, afetará a política, os processos e o controle dos documentos de arquivo (por exemplo, em um ambiente multijurisdicional).

Dependendo da organização, a identificação dos fatores internos e externos pode ser realizada para outros fins, incluindo a implementação de outras normas do sistema de gestão. Nesses casos, uma nova análise pode não ser necessária e uma adaptação será suficiente.

A análise contextual é um processo contínuo. Ela informa o estabelecimento e a avaliação sistemática do SGDA (ver Seção 9) e suporta o ciclo de melhoria contínua (ver Seção 10).

A prova documentada de que a análise foi realizada é um requisito da NBR ISO 30301. Exemplos são os seguintes: uma lista de fatores internos e externos a serem levados em consideração; um capítulo em um manual ou plano de projeto para implementar um SGDA. O escopo do SGDA é uma decisão tomada pela Alta Administração, com os limites, as inclusões, as exclusões, as funções e os relacionamentos das partes componentes do SGDA claramente delineados.

O escopo pode ser definido como resultado da análise contextual, levando-se em consideração fatores identificados (ver 4.1) e requisitos (ver 4.2), mas também pode ser definido pela Alta Administração a partir do ponto de partida antes da identificação de fatores e requisitos. O escopo inclui o seguinte: a identificação de quais partes ou funções da organização estão incluídas.

Pode ser a organização toda, uma área ou departamento, uma função específica ou processo de negócio ou um grupo deles; a identificação de quais partes ou funções de outras organizações (relacionadas) estão incluídas no relacionamento entre elas; a descrição de como o SGDA se integra com o sistema de gestão geral e com outros sistemas específicos de gestão implementados pela organização (por exemplo, NBR ISO 9000, NBR ISO 14000 e ISO/IEC 27000); identificação de quaisquer processos que afetam o SGDA que são terceirizados e os controles das entidades responsáveis por processos terceirizados.

Uma declaração documentada definindo o escopo do SGDA é um requisito do SGDA. Essa declaração pode ser um único documento ou ser incluída em outro documento do SGDA, como a política de documentos de arquivo (ver 5.2), ou em manuais ou planos de projetos para implementar o SGDA.

Enfim, há muitas razões para gerenciar os documentos em uma empresa. Semelhante a outros ativos da empresa, esse tipo de gerenciamento permite que as organizações façam uso de seu valor por meio de acesso e recuperação de informações mais rápidos.

A implementação de um gerenciamento sólido de registros pode ajudar as organizações a evitar custos extras (custos de armazenamento e de servidor), ter registros que auxiliam na tomada de decisões e melhoram o atendimento ao cliente devido à facilidade de localizar informações. Consequentemente, o gerenciamento de registros leva as organizações a economizar tempo e custo de suas operações comerciais.

Um sistema de registros adequado suporta o desenvolvimento da organização porque a implementação dos requisitos de gestão de documentos deve estar alinhada com à direção estratégica do negócio. A missão, visão, valores e objetivos da organização devem ser continuamente comunicados às partes interessadas relevantes para garantir que sejam compreendidas por eles.

Essa cultura embutida na organização trará melhorias ao sistema de gestão, bem como eficácia e eficiência nos processos administrativos. Além disso, esse tipo de implementação direcionará e apoiará a melhoria contínua em toda a organização.

Um sistema de gerenciamento de registros de áudio demonstra conformidade legal e regulamentar, já que ele pode ser usado para cumprir as diferentes leis e regulamentos aplicáveis. As organizações devem ter evidências de suas atividades em relação ao ambiente externo e interno, como econômico, político, social e tecnológico.

O SGDA também pode beneficiar organizações em termos de redução de riscos, podendo ser útil em termos de evidências das ações e decisões da organização. O relacionamento entre registros e riscos pode ser visto de duas maneiras, riscos decorrentes do gerenciamento de registros ruins e registros usados ​​como uma ferramenta para mitigar riscos.

O primeiro significa que as organizações podem enfrentar riscos de negócios associados ao gerenciamento de registros, como questões de conformidade, problemas de recuperação de desastres, crises de relações públicas, violações discretas de informações e ameaças à segurança. Considerando que, este último, está relacionado a um sistema de gerenciamento de registros no local para evitar que as questões mencionadas acima aconteçam.

Por fim, um SGDA fornecer à organização os registros e sistemas de gerenciamento de informações apropriados associados ao reconhecimento de riscos potenciais na manutenção de registros e à aquisição de um plano estratégico para moderar a probabilidade de dados danificados ou com perda. As organizações que evitam a perda de registros e informações vitais preparam um plano de recuperação após desastres que deve identificar e avaliar os riscos mais prováveis de afetar a continuidade dos negócios por meio dos sistemas que mantêm registros e informações vitais.

O impacto da perda de dados nas operações comerciais gerais da organização deve ser levado em conta e os sistemas devem ser configurados para identificar métodos para proteger registros vitais, monitoramento, sistemas de manutenção, processos de melhoria e a adição de registros, conforme necessário. As organizações ainda encontram dificuldades para acompanhar a crescente quantidade de documentação necessária para serem gerenciadas e controladas.



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