Publicado em 21 Jul 2020

O RH pode aumentar a eficiência da gestão de documentos

Redação

É muito importante que as empresas adotem um sistema de gestão de documentos para evitar problemas de segurança e ineficiências nos fluxos de trabalho.

Juliana Ferreira – 

O RH é um departamento que, pela natureza de sua função, acumula um grande volume de documentos com variados ciclos de vida e níveis de criticidade e de confidencialidade. Por isso, manter esses documentos em pastas, gavetas e armários é um cenário que não pode existir em qualquer empresa, independentemente do seu porte. Sem um sistema de gestão de documentos, problemas de segurança e ineficiências nos fluxos de trabalho serão inevitáveis.

E qual será o primeiro passo para aumentar a eficiência da gestão de documentos? Implantar um sistema de gestão, claro. O melhor seria perguntar quais são as etapas, nossa experiência mostra que a primeira etapa é identificar como os registros em papel estão sendo gerados e armazenados e como serão transferidos para um formato digital e integrados a uma plataforma centralizada de gestão.

É necessário identificar quais documentos são os mais sensíveis para os processos internos, com maior necessidade de acesso e também os que devem ser armazenados por mais tempo. Digitalizar, por exemplo, um documento que pode ser descartado dentro de um ano certamente não vale o esforço.

Antes de digitalizar os documentos, para garantir uma maior eficiência da gestão de documentos é preciso estabelecer uma estrutura única de indexação e classificação, para que o upload dos arquivos para a plataforma seja realizado de forma consistente, em conformidade com as políticas de governança da i...

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