Como organizar eventos de forma sustentável, com segurança e com pessoas competentes

evento

Um evento pode ser considerado como o resultado do encontro de vários parceiros que se constituem em um aspecto importante e fundamental para a sua organização.

Da Redação –

 

Normalmente, momento crucial na criação de um evento é a compreensão do ambiente do evento. A primeira providência a ser realizada a fim de compreender esse ambiente é identificar os principais participantes – os parceiros, as pessoas e as organizações provavelmente afetadas por ele.

O organizador de eventos precisa, então, analisar os objetivos desses principais participantes – o que cada um deles espera ganhar com o evento, e que forças atuando sobre eles possivelmente afetarão suas respostas ao evento. Após esse entendimento, os organizadores estarão em melhores condições de combinar os elementos criativos do evento e de lhes conferir um formato e um tratamento visando aos melhores resultados para ele.

O organizador de eventos precisa saber que, para fazer um planejamento, uma série de questões precisa ser analisada. Uma delas é a necessidade de monitorar e avaliar o progresso; coordenar decisões em todas as áreas de forma que os objetivos do evento sejam alcançados; e despertar o interesse, inspirar e motivar os responsáveis pela execução dos vários elementos do plano.

O planejamento é uma ferramenta de gerenciamento. Deve-se também notar que o engajamento efetivo nessa atividade implica alguma dose de disciplina da parte do gestor de eventos. O planejamento é um processo antinatural: é muito mais interessante não fazer nada. O fracasso chega de surpresa quando há falta de planejamento.

Os gestores de eventos também precisam saber que os planos devem ser adaptados à dinâmica das circunstâncias. Eles devem tomar cuidado com o excesso de planejamento e a preocupação com detalhes, em vez de atentar ao conjunto de considerações estratégicas. O projeto é um documento que deve ser consultado e adaptado com frequência.

A NBR 16513 de 09/2016 – Organizador de eventos – Competências pessoais especifica as competências dos profissionais que exercem a função de organizador de eventos. Pretende-se que esta norma seja utilizada por pessoas e organizações envolvidas com a organização de eventos; escolas, centros de formação, cursos, etc. envolvidos na formação de pessoas para atuação em organização de eventos; e desenvolvedores de normas, guias, procedimentos e outros documentos normativos relativos às atividades de organização de eventos.

 

Cada vez mais se ratifica a importância do mapeamento, análise e definição das competências de um profissional. A definição das competências (conjunto dos conhecimentos, habilidades e atitudes) é necessária na identificação de um profissional adequado para um determinado trabalho a ser desempenhado.

Para o organizador de eventos, que precisa desempenhar diferentes tipos de atividades para que um evento seja realizado a contento, a definição das competências torna-se ainda mais importante. Neste contexto, esta norma especifica as competências para que um organizador de eventos tenha potencial de desenvolver um serviço de qualidade e atender às necessidades do mercado de eventos.

Esta norma pretende servir de referência para nortear o desenvolvimento dos profissionais do segmento de eventos. Foi elaborada para auxiliar às organizações na seleção e contratação do organizador de eventos.

Compete ao organizador de eventos principalmente, desenvolver atividades de planejamento, organização, promoção, realização, gerenciamento de recursos e prestação de serviço especializado de eventos. Identificar e definir o evento, o que pode incluir: analisar pesquisas; acompanhar a tendência de mercado; serviços e ações da concorrência; identificar oportunidades e possibilidades de patrocínio e apoio; idealizar eventos; elaborar estudo de viabilidade; conhecer o histórico do evento e de evento similar anterior; identificar e analisar as características do evento; identificar o perfil do público-alvo e expectativa de número de participantes; planejar o objetivo e resultados esperados; identificar local, estrutura e serviços necessários, complementares e de terceiros; analisar e definir o temário e o calendário; planejar a programação técnica, científica e social; analisar e planejar a exposição mostra e lançamento; definir produtos e serviços adicionais; elaborar estratégias de comunicação e divulgação.

Coordenar o pré-evento, o que pode incluir: definir metas, ações estratégicas, logística, acessibilidade e questões de segurança e de sinalização; observar e cumprir a legislação; escolher fornecedores e prestadores de serviços; formar equipes; obter autorização de despesas extras; identificar o ponto de equilíbrio, estabelecer preço e formas de pagamento; controlar gastos; administrar pagamentos; elaborar protocolos, cerimoniais e regulamentos; providenciar transporte e hospedagem; cuidar dos procedimentos legais e de seguro; elaborar e controlar as listas de participantes, convidados e palestrantes; elaborar e acompanhar a lista de checagem (checklist); coordenar a organização do dossiê informativo e portfólio do evento; examinar e dimensionar equipamentos, instalação, móveis, sinalização e materiais diversos; analisar riscos e definir cobertura de seguro; providenciar manuais para os expositores, elaborar ou orçar cálculo e recolhimento de taxas (água, energia elétrica e limpeza).

Coordenar a comercialização e divulgação do pré-evento, o que pode incluir: identificar clientes potenciais; manter contato com o cliente; elaborar e analisar propostas, contratos, postagens, acordos e termo de responsabilidade; elaborar e apresentar relatórios; atuar como articulador, vendedor e comprador; estabelecer acordos e parcerias comerciais; avaliar resultados; captar patrocínio, apoio e recursos; negociar preço e formas de pagamento; analisar fluxo de vendas, coordenar o fluxo de comissões; munir os meios de comunicação de informações sobre o evento.

Coordenar a realização do evento, o que pode incluir: dimensionar e implementar uma secretaria; implementar a programação do evento; administrar contratos, acordos e parcerias; coordenar a logística geral do evento; manusear e entregar materiais; supervisionar e coordenar as equipes e os serviços (higiene, limpeza, brigadista de incêndio, segurança patrimonial, apresentação de funcionários, de prestadores de serviço e outros).

Deve tomar providências corretivas; receber os veículos de comunicação; orientar a montagem e a desmontagem do evento; acompanhar a vistoria de recebimento e entrega do local utilizado. Assegurar a satisfação do cliente, o que pode incluir: acolher e recepcionar clientes, participantes, palestrantes e convidados; acompanhar o serviço de atendimento; orientar e acompanhar o atendimento aos clientes recomendados (VIP) e pessoas com mobilidade reduzida ou em cadeiras de rodas; prevenir e solucionar problemas; controlar e manter o padrão de qualidade; oferecer serviço personalizado; efetuar avaliação final junto ao cliente ou participante.

Atuar empresarialmente, o que pode incluir: maximizar a rentabilidade e a lucratividade; considerar questões de sustentabilidade para o evento; otimizar recursos e resultados; impulsionar novos negócios; manter-se informado sobre todos os aspectos do estabelecimento, novas tecnologias e negócios; observar as certificações existentes; representar a empresa; estabelecer e manter rede de contatos; trabalhar em parceria com empresas do setor; manter o valor comercial e o ativo do empreendimento; aumentar a projeção do empreendimento no mercado; incentivar e desenvolver ações motivadoras, de cooperação, participação e comprometimento da equipe; analisar resultados frente aos padrões de qualidade definidos; controlar custos e receita; obedecer a legislação e ao código de ética da empresa ou da categoria.

Maximizar a segurança e a privacidade do participante, o que pode incluir: assegurar a privacidade do participante no fornecimento de informações; supervisionar o controle de acesso ao evento; acionar as autoridades competentes; acompanhar as visitas precursoras; encaminhar à segurança patrimonial informações sobre anormalidades durante o evento; monitoramento e adequação de acessos e espaços privativos; verificar se as sinalizações e as instruções de segurança estão adequadas ao evento; acionar a segurança patrimonial; orientar e providenciar socorro em caso de acidente e emergência.

Coordenar o pós-evento, o que pode incluir: elaborar e encaminhar cartas de agradecimento; fornecer cadastros de participantes inscritos; emissão de certificados; tabular e apresentar dados estatísticos; controlar e efetuar pagamento aos fornecedores contratados; elaborar e apresentar relatório financeiro e notas de despesa; concluir e fornecer relatório do evento; apresentar avaliação global do evento.

A NBR 16566 de 11/2016 – Eventos — Sistemas de gestão de segurança — Requisitos especifica os requisitos de um sistema de gestão da segurança para qualquer tipo de evento ou atividades relacionadas a eventos, bem como fornece orientações sobre a conformidade com estes requisitos. É aplicável a qualquer organização que deseje: estabelecer, implementar, manter e melhorar um sistema de gestão da segurança para eventos; atender às expectativas de segurança das partes interessadas; demonstrar conformidade com esta norma; apoiar o atendimento aos requisitos legais aplicáveis.

Foi projetada para tratar da gestão da segurança em todo o ciclo da gestão de eventos. Pode ser utilizada por todos os tipos e tamanhos de organizadores de eventos que operem em diferentes ambientes geográficos, culturais e sociais.

Esta norma foi elaborada para auxiliar as organizações e os indivíduos a melhorar a segurança de suas atividades relacionadas a eventos. Especifica os requisitos de um sistema de gestão para eventos, a fim de melhorar a segurança dos eventos. É aplicável a todos os tipos e tamanhos de organizações envolvidas no projeto e execução de eventos, e acomoda diferentes condições geográficas, culturais e sociais.

Ao mesmo tempo, ela requer que as organizações reconheçam as expectativas das partes interessadas com a segurança dos eventos. Uma norma de sistema de gestão desafia uma organização a melhorar seu processo e considerar a melhoria contínua no seu desempenho e permite à organização a flexibilidade de ser mais criativa sobre a execução de atividades relacionadas a eventos sem prejudicar a finalidade do evento.

Uma norma de sistema de gestão não é uma lista de verificação ou uma estrutura de relatório ou um método de avaliação do desempenho da segurança de eventos. A finalidade desta norma é estabelecer os requisitos mínimos para um sistema de gestão da segurança para eventos. Organizações com sistemas de gestão implementados serão capazes de integrar os requisitos desta norma em seus sistemas existentes.

Todas as organizações se beneficiarão do processo de melhoria contínua ao longo do tempo. A complexidade do sistema, a extensão da documentação e os recursos destinados a ela serão proporcionais ao seu escopo definido, ao tamanho da organização e da natureza das atividades, produtos e serviços da organização. Este é particularmente o caso das pequenas e médias empresas.

O sucesso desse sistema depende do comprometimento de todos os níveis e funções, especialmente da alta direção. Além disso, para que um determinado sistema de gestão seja bem-sucedido, ele precisa ser flexível e integrado dentro do processo de gestão de eventos e não apenas considerado como um componente a ser adicionado.

Para maior eficácia, a sua influência precisa se estender através de toda a cadeia produtiva, bem como as partes interessadas identificadas. Um processo de gestão de riscos é parte integrante de um sistema de gestão da segurança. Um sistema de gestão da segurança provê a estrutura para a melhoria contínua e contribui para a realização segura de um evento.

A abordagem do sistema de gestão da segurança incentiva os organizadores de eventos a analisar suas atividades, entender os requisitos das partes interessadas, definir os processos que garantam a segurança e manter esses processos sob controle. A organização deve determinar as questões internas e externas que são relevantes para a sua finalidade e que afetam sua capacidade de alcançar os resultados pretendidos de seu sistema de gestão da segurança para eventos.

Compreendendo as necessidades e expectativas das partes interessadas, a organização deve determinar: as partes interessadas que são relevantes ao sistema de gestão da segurança para eventos; e os requisitos destas partes interessadas. A alta administração deve demonstrar liderança e compromisso com relação ao sistema de gestão da segurança para eventos e realizar algumas atividades.

Deve assegurar que os objetivos de segurança e a política de segurança para eventos sejam estabelecidos e compatíveis com o direcionamento estratégico da organização e assegurar a integração dos requisitos do sistema de gestão da segurança para eventos nos processos de negócio da organização.

Assegurar que os recursos necessários para o sistema de gestão da segurança para eventos estejam disponíveis e comunicar a importância da gestão efetiva da segurança e de acordo com os requisitos do sistema de gestão da segurança para eventos. Assegurar que o sistema de gestão da segurança para eventos atinja seu (s) resultado (s) pretendido (s), direcionando e apoiar as pessoas a contribuir para a efetividade do sistema de gestão da segurança para eventos; promover a melhoria contínua. Apoiar outras funções de gestão relevantes para demonstrar sua liderança aplicável em suas áreas de responsabilidade.

A referência a “negócio” nesta norma pode ser interpretada de forma ampla, para significar aquelas atividades que são fundamentais às finalidades da existência da organização. Ao planejar o sistema de gestão da segurança para eventos, a organização deve considerar as questões referidas e os requisitos referidos, bem como determinar os riscos e oportunidades que precisam ser tratados para: assegurar que o sistema de gestão da segurança pode alcançar o(s) resultado(s) pretendido(s); evitar ou reduzir os efeitos indesejáveis; alcançar a melhoria contínua.

A organização deve planejar ações para tratar esses riscos e oportunidades, como: integrar e implementar as ações em seus processos do sistema de gestão da segurança para eventos; avaliar a efetividade dessas ações. No processo de gestão de riscos, a organização deve estabelecer e implementar um processo sistemático de gestão de riscos de suas atividades para eventos.

O processo de gestão de riscos deve estabelecer o contexto das atividades, avaliar os riscos, tratar os riscos e ser documentado. A organização deve estabelecer os objetivos da segurança para eventos nas funções e níveis relevantes.

Quanto aos objetivos da segurança devem: ser compatíveis com a política de segurança para eventos; ser mensuráveis (se praticável); levar em consideração os requisitos aplicáveis; ser monitorados; ser comunicados; e ser atualizados, conforme apropriado. Ao estabelecer os objetivos da segurança, convém que a alta administração considere os: benefícios potenciais; perigos e riscos; equipamentos técnicos e aplicação; métodos de comunicação; requisitos financeiros operacionais e de negócios; pontos de vista das partes interessadas. A organização deve reter a informação documentada sobre os objetivos da segurança para eventos.

Ao planejar como alcançar os seus objetivos da segurança, a organização deve determinar: o que será feito; quais recursos serão requeridos; quem será o responsável; quando será completado; como os resultados serão avaliados. Os planos para alcançar os objetivos da segurança devem ser revisados regularmente. Eles devem ser atualizados para tratar das alterações nas atividades ou nas condições operacionais.

A documentação de tratamento de riscos deve ser considerada parte do planejamento para alcançar os objetivos da segurança para eventos. As pessoas que fazem o trabalho sob o controle da organização devem estar cientes: da política de segurança para eventos; de sua contribuição para a efetividade do sistema de gestão da segurança para eventos, incluindo os benefícios de um desempenho de segurança melhorado; das implicações da não conformidade com os requisitos do sistema de gestão da segurança.

As pessoas com funções de segurança devem demonstrar seu compromisso com a melhoria contínua do desempenho do sistema de gestão da segurança para eventos. A organização deve estabelecer um processo de comunicação e consulta com a equipe de funcionários e outras pessoas envolvidas na preparação dos eventos para assegurar que elas: estejam engajadas no desenvolvimento e na análise crítica das políticas e procedimentos de gestão da segurança para eventos; sejam consultadas quando houver quaisquer alterações que afetem a sua segurança na realização dos eventos; sejam representadas nas questões de segurança; sejam informadas sobre quem as representa nas questões de segurança e quem representa a alta administração.

Este processo deve ser documentado. O sistema de gestão da segurança para eventos deve incluir: informação documentada requerida por esta norma; informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a efetividade do sistema de gestão da segurança ao tamanho da organização e seu tipo de atividades, processos, produtos e serviços; à complexidade dos processos e suas interações, à competência das pessoas.

A organização deve estabelecer e manter informação documentada para: descrever os principais elementos do sistema de gestão da segurança para eventos e a interação entre eles; orientar sobre a respectiva informação documentada. A informação documentada inclui procedimentos e registros documentados.

A informação documentada requerida pelo sistema de gestão da segurança e por esta norma deve ser controlada para assegurar que ela: seja disponível e adequada aos usuários, onde e quando for necessária; seja adequadamente protegida (por exemplo, da perda de confidencialidade, uso indevido ou perda da integridade).

Para o controle da informação documentada, a organização deve tratar das seguintes atividades, conforme aplicável: distribuição, acesso, recuperação e uso; armazenamento e preservação, incluindo a preservação da legibilidade; controle de alterações (por exemplo, controle de versão); retenção e descarte. A informação documentada de origem externa determinada pela organização a ser necessária para o planejamento e operação do sistema de gestão da segurança para eventos deve ser identificada quando apropriada e controlada.

A NBR ISO 20121: 2012 – Sistemas de gestão para sustentabilidade de eventos – Requisitos com orientações de uso aplicável a qualquer organização que deseje: estabelecer, implementar, manter e melhorar um sistema de gestão para sustentabilidade de eventos; garantir que esteja em conformidade com sua política de desenvolvimento sustentável estabelecida; demonstrar conformidade voluntária com essa norma por primeira parte (autodeterminação e autodeclaração), segunda parte (ratificação da conformidade por partes que tenha um interesse na organização, como clientes ou por outras pessoas em seu nome), ou terceira parte independente (por exemplo, organismo de certificação). Na verdade, os eventos são algumas vezes, por sua natureza, de grande visibilidade e passageiros, com impactos sociais, econômicos e ambientais positivos e negativos.

Ela foi elaborada para auxiliar as organizações e os indivíduos a melhorar a sustentabilidade de suas atividades relacionadas a eventos. Especifica os requisitos de um sistema de gestão para sustentabilidade de eventos, a fim de melhorar a sustentabilidade de eventos. É aplicável a todos os tipos e tamanhos de organizações envolvidas no projeto e execução de eventos e acomoda diferentes condições geográficas, culturais e sociais. Ao mesmo tempo, ela requer que as organizações reconheçam a sua relação e o impacto sobre a sociedade, e as expectativas da sociedade com os eventos.

É uma norma de sistema de gestão que desafia uma organização a melhorar seu processo e a considerar a melhoria contínua no seu desempenho, bem como permite à organização a flexibilidade de ser mais criativa sobre a execução de atividades relacionadas a eventos sem prejudicar a finalidade do evento. Não é uma lista de verificação ou uma estrutura de relatório ou um método de avaliação do desempenho de sustentabilidade de eventos. É para ser aplicada de forma flexível e permitirá que as organizações que não trabalhem formalmente em prol do desenvolvimento sustentável comecem a implementar um sistema de gestão para sustentabilidade de eventos.

As organizações com sistemas de gestão implementados serão capazes de integrar os seus requisitos em seus sistemas existentes. Todas as organizações se beneficiarão do processo de melhoria contínua ao longo do tempo. A complexidade do sistema e a extensão da documentação e os recursos destinados a ela serão proporcionais ao seu escopo definido, ao tamanho da organização e da natureza das atividades, produtos e serviços da organização. Este é particularmente o caso das pequenas e médias empresas.

O sucesso desse sistema depende do comprometimento de todos os níveis e funções, especialmente da alta direção. Além disso, para que um determinado sistema de gestão seja bem-sucedido, ele precisa ser flexível e integrado dentro do processo de gestão de eventos e não apenas considerado um componente a ser adicionado. Para maior eficácia, a sua influência precisa-se estender por toda a cadeia produtiva, bem como pelas partes interessadas identificadas.

Segundo a norma, a organização deve determinar: as partes interessadas que são relevantes ao sistema de gestão para sustentabilidade de eventos; os requisitos dessas partes interessadas (ou seja, suas necessidades e expectativas, se estabelecidas, implícitas ou obrigatórias).

Deve estabelecer, implementar e manter um procedimento para identificação e engajamento com as partes interessadas sobre as questões identificadas e emergentes do desenvolvimento sustentável, relativas ao seu papel na cadeia de valor dos eventos. Deve documentar as saídas de seu engajamento com as partes interessadas. A identificação das partes interessadas deve, quando aplicável, abranger o seguinte: o organizador de evento; o proprietário do evento; a força de trabalho; a cadeia produtiva; os participantes; o público do evento; os órgãos reguladores; e a comunidade.

A organização deve definir seus princípios administrativos do desenvolvimento sustentável na forma de uma declaração de propósito e valores. Os princípios do desenvolvimento sustentável que regem a organização, relativos à gestão de eventos, devem incluir no mínimo considerações para a administração, inclusão, integridade e transparência. Deve definir e documentar seu propósito principal e valores com relação às suas atividades, produtos e serviços que dizem respeito especificamente a eventos.

Os princípios, propósito e valores da organização devem fornecer uma estrutura para a definição de suas políticas, objetivos e metas, conforme definido no escopo de seu sistema de gestão para sustentabilidade de eventos. Assim, a empresa precisa deve estabelecer, implementar e manter um procedimento para identificar suas questões de desenvolvimento sustentável e avaliar sua significância associada com suas atividades relativas a eventos, produtos e serviços dentro do escopo definido do sistema de gestão.

A identificação de questões deve, quando aplicável, abranger o seguinte: os aspectos ambientais – utilização de recursos, escolha de materiais, conservação de recursos, redução das emissões, preservação da biodiversidade e da natureza, emissão de poluentes no solo, na água e no ar; os aspectos sociais – normas de trabalho, saúde e segurança, liberdades civis, justiça social, comunidade local, direitos indígenas, questões culturais, acessibilidade, equidade, patrimônio e sensibilidades religiosas; os aspectos econômicos – retorno sobre o investimento, economia local, capacidade do mercado, valor das partes interessadas, inovação, impacto econômico direto e indireto, presença de mercado, desempenho econômico, risco, comércio justo e participação nos lucros.

Enfim, um evento é o resultado do encontro de vários parceiros. As parcerias constituem um aspecto importante da organização de eventos. É muito difícil uma organizadora de eventos desenvolver um evento sem o estabelecimento de parcerias. As parcerias são estabelecidas no planejamento, pois quanto mais cedo for o envolvimento, maior será o comprometimento do parceiro.

O mais comum são as parcerias com as empresas locais e autoridade local. Independentemente da modalidade e do tipo de evento, as parcerias são essenciais. Por exemplo, no caso dos eventos esportivos é interessante um relacionamento com uma entidade beneficente local para a captação de recursos. De forma geral, a identificação dos possíveis parceiros para o evento é o ponto de partida para o organizador.

As parcerias são benéficas a partir de suas qualificações especiais, dos recursos dos quais dispõem ou do financiamento que podem trazer para o evento. Para isso, acordos devem ser feitos entre todos os parceiros com relação aos propósitos do evento e seus perfis. As metas e objetivos compartilhados e os relacionamentos de trabalho claramente definidos são as bases de grandes parcerias.

A articulação com a polícia, corpo de bombeiro, secretaria de saúde, secretaria de planejamento e departamento de trânsito costuma ser útil, mesmo que seja apenas para a troca de informações. Este tipo de parceria, dependendo do tipo de evento, pode ser presença real na comissão, na tomada decisões e parte do todo, ao invés de ser um elemento externo, assessorando em um nível inferior.



Categorias:Qualidade

Tags:, , , , ,

Deixe uma resposta

%d blogueiros gostam disto: