Construa um modelo de gestão com a sua cara

Um bom sistema de gestão começa com a formulação estratégica.

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Vicente Falconi

Prefiro falar em sistema de gestão — e não em modelo. Não é um preciosismo. Explico. Diferentemente de um modelo, que pressupõe um retrato estático, um sistema compreende partes interligadas com funções específicas.

Gestão, por sua vez, entendo como um sinônimo para atingir resultados. Portanto, sistema de gestão tem o significado de partes interligadas que têm como função atingir resultados. E é fato que um sistema de gestão eficiente pode servir em qualquer tipo de organização, seja ela privada ou governamental.

Não se trata de pegar um modelo pronto e fazer com que todos se encaixem nele. Simplificar a ideia do sistema é um erro. Sistema de gestão não quer dizer, necessariamente, apenas corte de custos. Ou longas jornadas de trabalho e até mesmo o pagamento de bônus. É uma simplificação absurda. Sistema de gestão é algo bem maior do que isso.

Um bom sistema de gestão começa com a formulação estratégica. Trata-se basicamente de entender aonde a empresa quer chegar. Você pode começar com formulações bem simples no primeiro ano e ampliar a análise e a sofisticação ao longo dos anos até que você e sua equipe tenham conhecimento suficiente para traçar formulações mais sofisticadas.

Essa parte do sistema de gestão deve estar interligada, por procedimentos específicos, a outras duas partes: uma que vise estabelecer, desdobrar e atingir as metas do ano e outra que vise gerenciar os projetos decididos na formulação estratégica. Finalmente, essas duas partes devem estar intimamente interligadas com a padronização disciplinada do gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia. Com tudo isso, a empresa terá produzido resultados, que é a função final do sistema.

Essas coisas são todas iniciativas muito simples e baseadas no método cartesiano. Esse sistema de gestão é aplicável a empresas de qualquer natureza, organizações governamentais, escolas, hospitais e até igrejas. Tudo funciona bem com a boa gestão, e essa é a maneira mais eficaz de melhorar a vida de qualquer pessoa ou corporação com o mínimo de investimento.

Sobre o setor de tecnologia da informação e o comportamento das pessoas, acredito que mudam os tempos e os comportamentos, mas as necessidades humanas permanecem, em essência, as mesmas. Elas foram profundamente analisadas pelo pesquisador americano Abraham H. Maslow.

Sugiro que você procure entender bem o significado de cada grupo de necessidades humanas de Maslow. Depois, monte um diagrama e, para cada grupo, faça um brainstorming com seu time procurando desenvolver um plano de ação de como conduzir o grupo para que tenha satisfação. Você vai ver que o trabalho pode ser uma fonte de realização, como deveria ser. Temos tido bons resultados nessa área recentemente, principalmente com jovens.

Um outro problema são as falhas dos sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP). Até hoje ainda não vi uma única empresa que tenha implementado um sistema ERP e que tenha sido um empreendimento tranquilo.

Já vi casos em que o sistema levou mais de um ano, depois de considerado pronto, para efetivamente iniciar a operação. A razão disso é que foram descobrir, depois, que os processos que alimentavam o sistema ERP com informações estavam mal estabelecidos.

Em outro caso, os processos de expedição e logística entraram em pane, e a empresa perdeu uma parte substancial de sua participação de mercado. O melhor caso que vi foi o de uma empresa que soube se prevenir para a transição para o novo sistema: entrou em acordo com seus clientes e superabasteceu o estoque deles de tal forma a ter algumas semanas de prazo para consertar problemas nas áreas mais sensíveis a seus clientes.

Com tudo isso quero dizer que, se a implantação do novo sistema deu pouco problema, já é uma glória. O que se deve fazer é listar todos os problemas, priorizá-los e começar a resolver, pacientemente, um a um. Minha sugestão: utilize as reuniões para apresentar a lista de problemas e propor o início de um esforço para sua solução. Essas ocasiões podem ser muito boas desde que se tenha, de fato, problemas operacionais do dia a dia a ser discutidos.

Vicente Falconi é sócio fundador e presidente do Conselho de Administração da Falconi Consultores de Resultado, e membro da Academia Brasileira da Qualidade (ABQ).



Categorias:Opinião

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