As orientações normativas para a utilização de locais para eventos
Redação
Quando uma pessoa começa o planejamento de um evento, uma das primeiras providências, também uma das mais importantes, é a escolha do local mais adequado. São diversos tipos de eventos, com características diferentes, portanto, cada qual precisa de um espaço ideal que vai além do conceito de comportar o número de participantes. O primeiro passo para definir o local é fazer um levantamento de todos os itens essenciais para a realização do evento. Tenha em mãos um checklist completo com as informações referentes ao público estimado, energia elétrica, equipe, atrações, equipamentos, necessidade de área aberta ou não. É importante, inclusive, realizar pesquisas sobre o melhor tipo de espaço para determinada categoria de produção, além de se atentar à época do ano para ter noção do tempo, algo imprescindível para eventos em locais abertos. Tenha como base o número de pessoas que o evento irá receber. Ele será o dado que definirá toda a sua organização – se não for o primeiro evento, dá para tomar como base o número de pessoas das edições anteriores. Caso seja o primeiro evento, talvez, dê para começar a vender as inscrições antes de escolher o local e acompanhar as vendas para só assim fazer a escolha pelo local. Também leve em consideração se o evento terá atividades mais práticas, normalmente, as turmas são menores. A partir disso, pode-se conseguir montar a equipe, pensar nos convidados e palestrantes, ver quais equipamentos serão necessários e se haverá necessidade de área aberta e locais específicos para oficinas e workshops. Uma das primeiras coisas que se deve fazer durante a visitação a um local é verificar se ele possui o alvará de funcionamento – nada pior que organizar tudo e só depois descobrir que aquele lugar que não possui liberação para receber um evento. O alvará de funcionamento é uma licença concedida pela prefeitura, permitindo a localização e o funcionamento de estabelecimentos comerciais, industriais, etc. Pode-se conseguir essas informações por meio do site da prefeitura da cidade do local escolhido ou até mesmo indo até o local. O alvará de autorização para evento temporário é uma licença para funcionamento de atividades geradoras de público, regida pelas legislações vigentes federal, estaduais e municipais, sendo as atividades públicas ou privadas. Além disso, procure saber as informações dos vizinhos e do próprio dono do espaço, de preferência, presencialmente. Deve-se entender as diretrizes normativas para a utilização de locais para eventos.
No caso de eventos, pode-se dizer que o cedente é o responsável pelo local ou espaço, que transfere ao cessionário seus direitos, bens e/ou deveres em uso temporário para realização de evento e o cessionário é a pessoa física ou jurídica, responsável pela realização do evento, beneficiada com a cessão de uso temporário do local. Assim, o cedente do local deve oferecer todas as informações a fim de identificar as responsabilidades cabíveis às partes, de forma a assegurar que o cessionário cumpra com os seus compromissos de acordo com as políticas e conformidades internas do local. Quando o evento for realizado em local aberto, de responsabilidade da administração pública, o ente público deve disponibilizar normas e procedimentos para uso e ocupação do local, bem como deve analisar, precificar, aprovar e liberar ou não o processo, cabendo fiscalização pertinente.
O cessionário deve entrar em contato com o setor responsável pela cessão do local, para verificar a possibilidade ou não da realização do evento; cumprir as legislações municipais, estaduais e federais para obter autorizações e licenças de eventos, bem como respeitar as n...
Artigo atualizado em 15/02/2022 05:55.
