Publicado em 26 Jul 2022

O método de autoavaliação do gerenciamento de metadados

Redação

Os profissionais de arquivo e de TI possuem um método de autoavaliação para avaliar o estado atual da captura e da gestão de metadados de documentos de arquivo na ou pela organização, e fornece orientação e direcionamento sobre como melhorar o estado atual. A gestão de metadados é uma parte inextricável da gestão de documentos de arquivo, atendendo a diversas funções e propósitos. Em um contexto de gestão de documentos de arquivo, os metadados são definidos como dados que descrevem o contexto, o conteúdo e a estrutura dos documentos de arquivo, e a sua gestão ao longo do tempo. Como tal, os metadados são informações estruturadas ou semiestruturadas, permitindo a criação, registro, classificação, acesso, preservação e destinação dos documentos de arquivo através do tempo e dentro e entre domínios. Cada um desses domínios representa uma área do discurso intelectual e da atividade social e/ou organizacional com um grupo distinto ou limitado de pessoas que compartilham certos valores e conhecimentos. Os metadados de gestão de documentos de arquivo podem ser usados para identificar, autenticar e contextualizar os documentos de arquivo e as pessoas, processos e sistemas que os criam, gerenciam, mantêm e usam, e as políticas que os governam. Por isso, deve-se entender as diretrizes para conduzir a autoavaliação sobre metadados de documentos de arquivo em relação à criação, à captura e ao controle dos documentos de arquivo.

Pode-se dizer que todas as organizações, independentemente de seu tamanho ou da natureza de seus negócios, existem e agem para atingir determinadas metas e objetivos. Toda organização produz documentos de arquivo de seus processos de negócios. Esses documentos de arquivo constituem evidências das metas e objetivos da organização, de suas decisões e de suas transações.

Para uma compreensão completa desses documentos de arquivo para os de negócios, são necessários metadados contextuais e de gestão. Esse entendimento facilita várias funções importantes, incluindo a identificação, a gestão, o acesso, o uso e a preservação de documentos de arquivo como um ativo da organização.

Para realizar suas próprias metas e objetivos específicos, cada organização determina e aplica a criação de metadados apropriada, que suporta a continuidade de negócios contínuos e de processos de gestão de documentos de arquivo da organização. Um relatório de avaliação de prontidão do sistema deve ser projetado para uso quando há a necessidade de projetar e implementar um novo sistema, incluindo metadados.

Isso inclui os projetos para redesenhar os sistemas existentes...

Artigo atualizado em 26/07/2022 05:34.

Target

Facilitando o acesso à informação tecnológica