Integrando a NBR ISO 9001 e a NBR ISO 14001

As empresas certificadas nessas normas devem fazer a integração, pois ficou mais fácil e interativo, depois da introdução do Anexo SL ou a estrutura de um sistema de gestão genérico. Isso poderá ser feito para todas as normas de sistema de gestão novas e a serem revisadas e, particularmente, para essas duas que têm dez cláusulas comuns.

integração

Hayrton Rodrigues do Prado Filho – 

Para os gestores das empresas certificadas nas últimas versões da NBR ISO 9001 e NBR ISO 14001 entenderem, elas têm a mesma estrutura de alto nível, texto principal idêntico, bem como termos e definições comuns. Enquanto a estrutura de alto nível não pode ser modificada, podem ser acrescentadas subcláusulas e texto específico para o segmento industrial ou de serviço. O Anexo SL se aplica a todas as normas de sistema de gestão, tais como normas ISO completas, Publicly Available Specifications – PAS e Technical Specifications – TS. A ISO 9001 e ISO 14001 revisadas, bem como a nova ISO 45001, são todas baseadas na estrutura de alto nível do Anexo SL.

Assim, esta estrutura de alto nível vai se estender através de todas as normas de sistema de gestão novas e revisadas para assegurar a coerência e a compatibilidade. Com o Anexo SL implementado, os gestores de sistema de gestão podem esperar menos conflitos, duplicação, confusão e os equívocos que ocorreram em consequência de estruturas de normas de sistema de gestão diferentes. Igualmente, os auditores de sistema de gestão usarão agora um conjunto principal de requisitos genéricos não importando os setores da indústria ou de serviços.

Existem duas maneiras de integrar esses dois sistemas. Se a empresa tem um sistema de gestão de qualidade certificado, pode convergir para um sistema ambiental adicionando os processos necessários para atender a os requisitos do sistema de gestão ambiental. Ou a empresa pode mesclar os sistemas combinando toda a documentação que suporta todos os mesmos processos. No texto das cláusulas quando se fala em sistema de gestão, tanto pode ser a de qualidade como a ambiental.

Cláusula 1: Escopo – Estabelece os resultados desejados do sistema de gestão. Os resultados são específicos da indústria e devem se alinhar com o contexto da organização (cláusula 4).

Cláusula 2: Referências normativas – Fornece os detalhes das normas de referência ou publicações pertinentes para uma determinada norma.

Cláusula 3: Termos e definições – Detalhes dos termos e definição aplicáveis à norma específica, além de qualquer coisa formal relacionada a definições e termos.

Cláusula 4: Contexto da organização – A cláusula 4 compõe-se de quatro subcláusulas: 4.1 Compreensão da organização e seu contexto; 4.2 Compreensão das necessidades e expectativas das partes interessadas; 4.3 Determinação do escopo do sistema de gestão; 4.4 Sistema de Gestão. A organização precisa identificar questões internas e externas que podem ter um impacto sobre seus resultados desejados, bem como todas as partes interessadas

e seus requisitos. Também precisa documentar seu escopo e estabelecer os limites do sistema de gestão – todos de acordo com os objetivos do negócio.

Cláusula 5: Liderança – A cláusula 5 compõe-se de três subcláusulas: 5.1 Liderança e comprometimento; 5.2 Política; 5.3 Papéis organizacionais, responsabilidades e autoridades. A nova estrutura de alto nível dá uma ênfase especial à liderança, não apenas à gestão como estabelecido em normas anteriores. Isto significa que a alta administração agora tem uma maior responsabilidade e envolvimento no sistema de gestão da organização.

Ela precisa integrar os requisitos do sistema de gestão no processo de negócio principal da organização, assegurar que o sistema de gestão atinge os seus resultados desejados e alocar os recursos necessários. A alta administração também é responsável por comunicar a importância do sistema de gestão e aumentar a conscientização e o envolvimento dos funcionários.

Cláusula 6: Planejamento – A cláusula 6 inclui duas subcláusulas: 6.1 Ações para abordar riscos e oportunidades; e 6.2 Objetivos do sistema de gestão e planejamento para alcançá-los. A cláusula 6 traz o pensamento baseado no risco. Assim como a organização destacou os riscos e as oportunidades na cláusula 4, ela precisa estipular como tais riscos e oportunidades serão tratados por meio do planejamento. A fase de planejamento determina para o que, quem, como e quando estes riscos devem ser tratados. Esta abordagem proativa substitui a ação preventiva e reduz a necessidade de ações corretivas posteriormente. É colocado também um foco especial nos objetivos do sistema de gestão que devem ser mensuráveis, monitorados, comunicados, alinhados à política do sistema de gestão e atualizados quando necessário.

Cláusula 7: Suporte – A cláusula 7 compõe-se de cinco subcláusulas: 7.1 Recursos; 7.2 Competência; 7.3 Conscientização; 7.4 Comunicação; e 7.5 Informações documentadas. Depois de abordar o contexto, o compromisso e o planejamento, as empresas terão de voltar o foco para o suporte que necessitam para atingir suas metas e objetivos. Isto inclui recursos, comunicações internas e externas direcionadas, bem como informações documentadas que substituem termos anteriormente usados, tais como documentos, documentação e registros.

Cláusula 8: Operação – A cláusula 8 tem uma subcláusula: 8.1 Planejamento e controle operacional. A maior parte dos requisitos do sistema de gestão está centrada nesta cláusula única. Ela trata tanto dos processos internos como dos terceirizados, enquanto a gestão de processo inclui os critérios adequados para controlar estes processos, bem como modos de gerir a mudança planejada e não intencional.

Cláusula 9: Avaliação de desempenho – É composta por três subcláusulas: 9.1 Monitoramento, medição, análise e avaliação; 9.2 Auditoria interna; e 9.3 Revisão de gestão. Importante que as organizações determinem o que, como e quando as coisas são monitoradas, medidas, analisadas e avaliadas. Uma auditoria interna também faz parte deste processo para assegurar que o sistema de gestão esteja em conformidade com os requisitos da organização e da norma, e seja implementado e mantido de maneira bem-sucedida. A etapa final, revisão de gestão, deve-se observar se o sistema de gestão é conveniente, adequado e eficaz.

Cláusula 10: Melhoria – Possui duas subcláusulas que determinam como devem ser geridas as não conformidades e as ações corretivas: 10.1 Não conformidades e as ações corretivas; e 10.2 Melhoria continua. No mundo atual dos negócios as modificações ocorrem a todo instante e nem tudo acontece de acordo com o planejado. A cláusula 10 traz os modos de abordar as não conformidades e ações corretivas, bem como as estratégias para a melhoria contínua.

Dessa forma, antes, os sistemas de gestão tinham estruturas muito diferentes de modo que eles não podiam ser facilmente mesclados. As organizações tinham vários sistemas diferentes que duplicavam o tempo, o esforço e os recursos requeridos.

Em resumo, o resultado da combinação de dois sistemas como a NBR ISO 9001 e a NBR ISO 14001 pode ser um sistema integrado de gestão. Qualquer coisa que afete os resultados do negócio faz parte de um único sistema de gestão (qualidade e ambiental) e todos os processos e documentação devem estar totalmente integrados.

Muitas pessoas participam do desenvolvimento, implementação e manutenção dos sistemas de gestão. Ter um sistema só reduz a quantidade de tempo e o esforço necessário para cumprir os requisitos de cada fase.

Ao adotar a integração das normas em sua versão de 2015, as empresas poderão obter diversos benefícios. Um deles seria uma maior ênfase no envolvimento da alta administração e um melhor alinhamento entre os sistemas de gestão e a direção estratégica da organização, já que eles devem ser parte integrante dos processos de uma empresa.

Outra vantagem é a adoção da mentalidade baseada no risco que habilita uma organização a determinar os fatores que poderiam causar desvios nos seus processos e no seu sistema de gestão da qualidade em relação aos resultados planejados, a colocar em prática controles preventivos para minimizar efeitos negativos e a maximizar o aproveitamento das oportunidades que surjam. Isso oferece as oportunidades para diferenciar os vários processos com base no seu nível de importância e impacto na entrega de produtos/serviços em conformidade.

Igualmente, vai permitir que as empresas ampliem o conceito de clientes, incluindo, além dos contratuais, os usuários finais, consumidores, órgãos reguladores, etc. Isso permite que a definição e as expectativas das partes interessadas sejam abordadas de forma mais ampla.

Também, as empresas poderão reduzir os requisitos de documentação, permitindo que decidam o que é mais importante para sua operação e como gerenciá-lo e controlá-lo em uma era em que a automação e os sistemas inteligentes desempenham um papel cada vez maior no processo de gestão.

Enfim, um sistema de gestão integrado pode ser caracterizado pelo seguinte: um conjunto integrado de documentação, incluindo instruções de trabalho para o nível de desenvolvimento, conforme apropriado; integração das revisões gerenciais que consideram a estratégia e o plano geral de negócios; ter uma abordagem integrada das auditorias internas; possuir uma abordagem integrada de políticas e objetivos; uma abordagem integrada aos processos de sistemas; uma abordagem integrada dos mecanismos de melhoria (ação corretiva e preventiva; medição e melhoria contínua); e haver um suporte e responsabilidades de gestão integrados.

 



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