Certificação de gestão: válida ou não?

Verificar o status das certificações dos sistemas de gestão pode estar ficando mais fácil.

Por Sheronda Jeffries e Carmine Reda – Quality Progress

Como o dia 15 de setembro de 2018, a data de expiração das certificações de acordo com a ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004, se aproxima (1), entender como avaliar a validade de um certificado ISO 9001 ou ISO 14001 está se tornando cada vez mais importante. A certificação dos sistemas de gestão, como a ISO 9001 (qualidade), a ISO 14001 (ambiental), a ISO 50001 (energia) e a ISO 27001 (segurança da informação), visa fornecer confiança de que os processos de uma organização são: estabelecidos para o produto ou serviço que fornece; realizados sistemática e consistentemente capaz de atender aos requisitos aplicáveis; e adotados para melhorar o desempenho.

Mas muitos não entendem como essa confiança é alcançada ou como verificar a credibilidade dos certificados destinados a demonstrar essa confiança.

ISO, CASCO e IAF?

A maioria das pessoas provavelmente nunca ouviu falar da International Organization for Standardization’s (ISO), do Committee on Conformity Assessment (CASCO) ou do International Accreditation Forum (IAF). Eles lidam com o fortalecimento da homogeneidade e a confiabilidade da avaliação da conformidade ou, mais simplesmente, da certificação.

O que é avaliação de conformidade? É qualquer atividade para determinar – direta ou indiretamente – que um processo, produto, serviço ou pessoa atende às normas técnicas relevantes e cumpre os requisitos relevantes. A avaliação da conformidade inclui certificação, inspeção, teste, calibração, validação e verificação e outras atividades relacionadas realizadas por organismos de certificação, organismos de inspeção, laboratórios de ensaios e calibração e organismos de validação e verificação, todos chamados coletivamente de organismos de avaliação da conformidade (OAC, em inglês conformity assessment bodies – CAB). A certificação é uma saída das atividades de avaliação de conformidade realizadas pelos OAC.

O ISO CASCO é o comitê da ISO que trabalha com questões relacionadas à avaliação de conformidade (2). O ISO CASCO desenvolve políticas e publica as normas relacionadas à avaliação de conformidade, mas não realiza as atividades de avaliação de conformidade em si. Esse é o papel dos OAC.

A IAF lida com o credenciamento de uma OAC. O objetivo principal da IAF é proporcionar confiança na competência e imparcialidade das entidades envolvidas na avaliação da conformidade – os OAC e os organismos de acreditação (accreditation bodies – AB) que supervisionam todo o processo. De fato, a acreditação é a demonstração formal por um AB da competência de um OAC para realizar tarefas específicas de avaliação de conformidade.

Os membros da IAF incluem AB estabelecidos em vários países do mundo, juntamente com associações de OAC, como a Independent International Organization for Certification (IIOC), a International Certification Network (IQNet), a Independent Association of Accredited Registrars (IAAR) e outros. Todos são obrigados a cumprir as normas do ISO CASCO relevantes, bem como documentos emitidos pelo IAF para a aplicação consistente das normas ISO CASCO. Veja a figura abaixo.

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Outro propósito importante do IAF é estabelecer acordos multilaterais de reconhecimento (multilateral recognition arrangements – MLA) entre seus membros globais do AB para reduzir riscos e aumentar a confiança, assegurando que uma certificação acreditada seja confiável em qualquer parte do mundo.

O que isso significa para um comprador? Muitos compradores exigem que os fornecedores em potencial forneçam um certificado demonstrando que atendem aos requisitos de uma norma de gestão, como a ISO 9001, que é uma das mais populares do mundo (3). Mas, como um comprador pode saber o que procurar para ter confiança nessa certificação, especialmente considerando que, em 15 de setembro de 2018, todos os certificados da ISO 9001:2008 expirarão ou serão cancelados?

Avaliando a validade de um certificado

Os OAC acreditados deverão estar em conformidade com as normas do ISO CASCO, como a ISO 17021-1:2015 que especifica os requisitos de avaliação de conformidade, incluindo o que é exigido no certificado, como: nome e localização da organização; norma do sistema de gestão usada; escopo e limite da certificação; data em que a certificação foi emitida, juntamente com a data de vencimento ou a data de recertificação; nome, endereço e marca de certificação do OAC.

Como os certificados ISO 9001 de OAC credenciados incluirão não apenas a norma de sistema de gestão usada, mas também a data de vencimento ou a data de recertificação, será fácil para os compradores verificar se uma certificação ISO 9001 expirou ou foi cancelada. Veja a figura abaixo.

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Às vezes, os OAC credenciados incluirão não apenas sua marca de certificação, mas também o símbolo do AB. No entanto, isso não é obrigatório. Os OAC não precisam ser credenciados pelos membros AB do IAF, pois isso é voluntário, a menos que exigido por alguns.

Para controlar mais diretamente o processo de qualificação de seus fornecedores, alguns setores – como aeroespacial, automotivo e de telecomunicações – estabeleceram seus próprios esquemas de certificação. Um esquema de certificação define requisitos específicos para os sistemas de gestão, produtos e pessoal, por exemplo, e especifica regras de avaliação de conformidade.

O setor aeroespacial e de telecomunicações têm esquemas de certificação que permitem apenas que os OAC acreditados pelos membros AB do IAF emitam certificados válidos para suas normas. E a indústria automotiva especifica em sua norma de sistema de gestão, a IATF 16949: 2016, que se um fornecedor automotivo tiver a certificação ISO 9001, essa certificação deve ser emitida por “um organismo de certificação com o símbolo de acreditação de uma empresa reconhecida e membro do IAF” (4).

Se um OAC for acreditado por um membro AB do IAF, as informações podem ser fornecidas, mediante solicitação, para verificar a validade dos certificados emitidos pelo OAC. No entanto, as decisões sobre a cadeia de suprimentos às vezes são tomadas rapidamente, e o tempo para enviar uma solicitação e responder sobre a validade do certificado pode resultar em perda de negócios ou de contrato. Em qualquer caso, não é compatível com a velocidade real de troca de informações para a maioria das organizações e indústrias.

Muitas questões surgem a respeito da validade dos certificados. Alguns OAC ou suas associações, como a IAAR (5) e a IQNet (6), possuem seus esquemas de certificação, como a telecom (7), mantêm bancos de dados acessíveis ao público e fornecem um método alternativo para avaliar rapidamente o status de certificação de uma organização. Veja a figura abaixo.

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Alguns AB – como na Itália (8), o China National Accreditation Service (CNAS) for Conformity Assessment (9), o Japanese Accreditation Board (JAB) (10) e o Joint Accreditation System of Australia and New Zealand (JAS-ANZ) (11) – também mantêm publicamente bancos de dados acessíveis nos quais se pode verificar a existência e a validade das certificações do sistema de gestão mais fácil e eficiente, especialmente quando a organização pode ser certificada, mas o OAC que emite o certificado é desconhecido.

Os bancos de dados dos AB são particularmente úteis porque fornecem informações sobre todas as certificações emitidas pelos OAC cobertos pelo credenciamento. O Accredia of Italy estima que cada certificado em seu site é verificado quase duas vezes por mês, enquanto o JAS-ANZ relata que cerca de 60% do total de acessos ao seu site são devidos a pesquisas de certificados, o que resulta em uma pesquisa por certificado por mês.

As mudanças estão em andamento

O IAF está facilitando a verificação da validade do certificado, o que deve ajudar os compradores. Em sua 30ª reunião anual, emitiu a resolução 2016-17 (12) que estipula que, até novembro de 2019, os certificados emitidos pelos OAC credenciados devem exibir o símbolo de acreditação ou referenciar o status de acreditação do OAC, incluindo a identificação do AB. A indústria automotiva foi pioneira nesse sentido e já exige que seus fornecedores que possuem certificação ISO 9001 tenham a marca de certificação em seus certificados.

Além disso, a resolução IAF 2015-14 (13) impediu que os OAC emitissem certificados de sistemas de gestão não credenciados em seus escopos para os quais foram credenciados até novembro de 2017. Igualmente, o IAF concordou em desenvolver uma base de dados de certificados de sistema de gestão acreditados.

Os princípios a serem alcançados com o banco de dados foram acordados e incluíram expectativas em relação a financiamento, governança, idioma e segurança. O banco de dados do IAF não pretende ser um empreendimento lucrativo – é para ser autofinanciado, já que as receitas e as despesas permanecerão neutras. Como uma empresa de responsabilidade limitada independente, seu pessoal será indicado pelo Conselho de Administração do IAF que também gerencia a governança.

A intenção é que os dados dos certificados credenciados que serão acessíveis aos usuários do banco de dados do IAF deverão abordar o maior número possível de idiomas. A proteção de dados será crítica. Os controles irão impedir e limitar a consulta de dados não autorizadas, bem como outras medidas de segurança para garantir a integridade dos dados e proteger contra o acesso não autorizado e o uso dos dados. Esses controles impedirão os OAC de caça ilegal clientes que, segundo rumores, ocorreram com frequência com os precursores do banco de dados do IAF.

Os AB do IAF deverão identificar os OAC acreditados sob controle do IAF, exceto nos casos em que os requisitos regulatórios ou governamentais impeçam o AB de fornecer tais dados. A participação será voluntária para os OAC credenciados e seus clientes.

A expectativa é que as organizações queiram promover seu status de certificação credenciada. A facilidade em verificar a validade do certificado ajudará nas decisões da cadeia de suprimentos, pois o banco de dados servirá como uma fonte única global verdadeira para a validação de certificação acreditada.

De acordo com o presidente do projeto, Randy Dougherty, que também é presidente emérito do IAF, “o banco de dados apresentará uma oportunidade muito significativa para que o credenciamento e certificação de sistema de gestão acreditado realmente se destaque como uma ferramenta global para os negócios e governos. Estou satisfeito com o progresso do trabalho que demonstrará aos membros do IAF que isso será um grande trunfo, para seus membros e, mais importante, para os usuários da certificação acreditada”.

O IAF votou para estabelecer a sua base de dados em sua reunião de outubro de 2017 (14). Um pequeno vídeo explicando como o banco de dados poderá ser usado na seleção de fornecedores e na promoção da certificação do sistema de gestão está disponível no site da IAF (15).

Comprando de uma organização certificada pela ISO 9001

Os compradores devem considerar o idioma usado nos documentos de qualificação do fornecedor, os editais ou os pedidos de cotação. Você precisa ter a certificação ISO 9001 ou estar em conformidade com os requisitos da ISO 9001.

Além disso, os compradores devem solicitar e revisar os documentos de certificação, observando o nome do OAC e o escopo da certificação, para garantir que eles correspondam ao produto ou serviço que estão adquirindo. Verificar se o OAC é acreditado pode exigir o contato com o OAC, AB ou IAF. O ISO CASCO informou que cerca de 90% das reclamações recebidas em um único ano estavam relacionadas ao fato de um OAB manter o credenciamento eterno. A Secretaria da IAF informou que muitos dos inquéritos e reclamações recebidas são questões sobre a validade da certificação acreditada.

Sempre verifique a data de vencimento ou a data de recertificação. À medida que o prazo se aproxima para a transição da ISO 9001:2008 para a ISO 9001:2015, isso se tornará mais importante, pois as certificações ISO 9001:2008 acreditadas serão inválidas após setembro de 2018.

Para incentivar as organizações a fazerem a transição para a ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, o IAF decidiu na reunião de outubro de 2017 que, a partir de 15 de março de 2018, todas as auditorias de inspeção e fiscalização ISO 9001 e ISO 14001, realizadas pelos OAC credenciados, serão feitas de acordo com as novas versões 2015 da ISO 9001 e ISO 14001. Para reduzir o medo e a ansiedade associados à data de vigência de 15 de março de 2018, entre essa data e a data de expiração de 15 de setembro de 2018, os resultados dessas auditorias não afetarão a data de expiração do status contínuo de certificações acreditadas para ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004. (16)

O prazo final de 15 de setembro de 2018 para expiração ou retirada de todos os certificados ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 permanece inalterado. Mas, as mudanças ocorrem e, às vezes, um escopo de certificação é alterado ou a certificação é suspensa, cancelada ou expirada. No futuro, uma revisão rápida do certificado fornecerá não apenas o nome e a marca do OAC, mas também o status de sua acreditação, incluindo a identificação do AB e talvez o símbolo de credenciamento.

Conforme acordado na reunião de outubro de 2017, o banco de dados de certificação acreditada do IAF fornecerá um local global central para verificação da validade da certificação, ajudando os compradores a identificar fornecedores em potencial e aumentando a exposição do mercado para organizações certificadas. (17)

Por que a certificação acreditada é importante?

A certificação acreditada reduz o risco para os compradores, garantindo que os organismos de certificação acreditados sejam capazes de realizar com imparcialidade e independência as atividades de avaliação de conformidade que realizam certificando que as organizações atendem aos requisitos da ISO 9001 e outras normas relevantes do sistema de gestão.

Muitos funcionários do governo confiam na certificação acreditada e defendem a criação do banco de dados do IAF. Graziella Siciliano, do Energy Management Working Group of the Clean Energy Ministerial do U.S. Department of Energy, expressou apoio ao banco de dados do IAF para ajudar a coletar dados de fornecedores sobre certificação de sistemas de gestão credenciados em seus países e globalmente como um insumo-chave.

As organizações industriais, como a Dental Trade Alliance e a TIA/Business Performance Community, confiam significativamente nas certificações do sistema de gestão da qualidade dentro da cadeia de suprimentos. A Dental Trade Alliance tem mais de 200 membros representando organizações da América do Norte. A TIA/Business Performance Community é uma associação global de cerca de 200 organizações dedicadas a melhorar a qualidade e a sustentabilidade de produtos e serviços nos setores de telecomunicações e, agora, de tecnologia da informação e comunicação.

De acordo com o International Aerospace Quality Group, uma associação de todas as principais organizações aeroespaciais, espaciais e de defesa em todo o mundo, à medida que as cadeias de suprimentos se tornam cada vez mais globais e complexas, a necessidade de dados precisos e atuais é mais importante do que nunca, e a comunidade da IAF está exclusivamente posicionada para coletar e compartilhar dados sobre certificação acreditada (18) (19)

Risco reduzido, aumento da confiança

Lembre-se de que o foco está na confiança – isto é, na redução de riscos e no aumento da confiança para garantir que as condições de saúde, segurança e meio ambiente sejam satisfeitas e os requisitos de qualidade sejam sistematicamente e consistentemente atendidos.

A avaliação da conformidade demonstra que produtos, serviços, processos, sistemas e pessoas atendem aos requisitos de uma norma. A avaliação de conformidade varia de autodeclaração a certificação acreditada por um OAC acreditado e independente coberto pelo MLA do IAF com a visão de “certificado uma vez – aceito em todos os lugares”.

Todos podem ter um lugar e valor apropriados dentro de sua cadeia de suprimentos. Com conhecimento, você pode decidir o melhor ajuste.

Referências e notas

(1) International Accreditation Forum (IAF), “IAF Informative Document: Transition Guidance for ISO 9001:2015,” Jan. 12, 2015, https://tinyurl.com/iaf-transit-guide. This document provides guidance for the transition from ISO 9001:2008 to ISO 9001:2015.

(2) International Organization for Standardization (ISO), “What Is Conformity Assessment?” www.iso.org/conformity-assessment.html.

(3) ISO, “The ISO Survey of Management System Standard Certification 2016 Executive Summary,” September 2017, https://tinyurl.com/ISO-survey-mgmt-syst.

(4) International Automotive Task Force (IATF), IATF 16949:2016, https://tinyurl.com/iatf-16949-2016-stand. This standard was published by the IATF, and supersedes and replaces the current ISO/Technical Specification 16949.

(5) For the Independent Association of Accredited Registrars Directory of Registered Companies, visit http://iaardirectory.jadianonline.com.

(6) For the International Certification Network (IQNet) Database of Registered Organizations, visit https://tinyurl.com/iqnet-direct.

(7) For the TL 9000 Certified Registrations, visithttp://tl9000.org/registration/certifications.html.

(8) For Accredia’s database to verify the validity of an organization’s accredited certification, visit http://services.accredia.it. The website is in Italian.

(9) For the China National Accreditation Service for Conformity Assessment database to verify the validity of an organization’s accredited certification, visit https://tinyurl.com/china-natl-accred. The website is in Chinese.

(10) For the Japanese Accreditation Board’s database of accredited certifications, visit www.jab.or.jp/en/certified_organization.

(11) For the Joint Accreditation System of Australia and New Zealand database of accredited certifications, visit www.jas-anz.org/our-directory/certified-organisations.

(12) IAF’s searchable resolutions log contains all IAF and Joint IAF/International Laboratory Accreditation Corp. (ILAC) Resolutions from the 15th (2001) up to and including the 31st (2017) Annual Meeting.

(13) Ibid.

(14) Ibid.

(15) IAF, “IAF Database of Accredited Certificates”, www.iaf.nu/articles/IAF_Database_of_Accredited_Certificates/521.

(16) See reference 12.

(17) You can provide your ideas and suggestions to help shape the IAF database by contacting the IAF Secretariat at www.iaf.nu/articles/Contact_Us/3.

(18) O site www.publicscectorassurance.com foi desenvolvido para coletar estudos de caso demonstrando como a avaliação de conformidade acreditada ajuda a indústria, autoridades governamentais e reguladores. Se você tiver um exemplo de como a avaliação de conformidade acreditada apoiou você ou sua cadeia de suprimentos no setor público, compartilhe sua história e ajude a educar outras pessoas. Se você tiver reclamações sobre a certificação acreditada, entre em contato com seu organismo de avaliação de conformidade acreditado, seu organismo de acreditação e até mesmo com o IAF.

(19) Um site, www.business-benefits.org, está sendo desenvolvido para demonstrar o valor que os negócios individuais derivam do uso de padrões e serviços credenciados. Exemplos adicionais serão adicionados ao site nos próximos meses.

Sheronda Jeffries é diretora do International Accreditation Forum, é bacharel em engenharia elétrica pela North Carolina A & T State University em Greensboro, membro sênior da ASQ, auditora de qualidade certificado pela ASQ e auditor principal certificado pela Exemplar Global; Carmine Reda é gerente de sistemas de qualidade na Enel Italia SpA em Roma, Itália, possui mestrado em engenharia nuclear pela Universidade de Pisa, na Itália, é o autor de guias nacionais e internacionais para a interpretação da ISO 9001, e autor de Auditorias Internas na ISO 9001 (Franco Angeli, 1998).

Fonte: Quality Progress/2018 July

Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho



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