Implemente o Programa 5 S em sua empresa sem paradigmas

Na prática, o 5 S só fará parte da cultura de uma empresa quando a diretoria e todos os níveis hierárquicos perceberem que a prática promove benefícios concretos.

Da Redação –

5S2

Em 1950, no Japão, para combater às causas e desperdícios, a equipe de Kaoru Ishikawa criou a Regra dos 5 S. A denominação vem das cinco atividades em ação contínua (tem princípio, mas não tem fim) iniciadas pela letra S. Atualmente, não interessa se a empresa tem dez funcionários, 5.000 ou 10.000, o Programa 5 S é uma ferramenta que ajuda a criar a cultura da disciplina, identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias. A proposta do 5 S é reduzir o desperdício de recursos e espaço de forma a aumentar a eficiência operacional.

SENSO TRADUÇÃO
Seiri Utilização
Seiton Ordenação, arrumação, ordem
Seiso Limpeza, Inspeção, zelo
Seiketsu Bem-estar, Saúde, conservação
Shitsuke Autodisciplina, autocontrole, educação

Seiri – Senso da Utilização

Este senso define claramente objetos, documentos e dados em necessários e supérfluos, ou desnecessários. Para o início dessa primeira etapa, é preciso ampla divulgação, todo o time amplamente comprometido e responsável pelo o que será descartado. O descarte tem que ser consciente e há diversas maneiras de análise para auxiliar a separação. Um método prático é o conhecido 5W1H, ou seja: What? (o quê?), Why? (por que?), When? (quando?), Who? (quem?), Where? (onde?) e How? (como?).

Seiton – Senso de Ordenação

Este senso está associado a padronização de rotinas de limpeza, organização de cores, formas, identificação, entre outros. Considerando simplesmente padronização como o estabelecimento dos procedimentos de organização, arrumação e limpeza, para garantir a manutenção dos 5Ss.

Seiso – Senso de Limpeza

Cada pessoa deve limpar a sua própria área de trabalho e, sobretudo, ser conscientizada para as vantagens de não sujar. Visa, principalmente, a criação e manutenção de um ambiente físico agradável. No sentido japonês do termo, o conceito estende-se à limpeza das falhas humanas que são laváveis, isto é, aquelas não muito graves. Ao executar-se a limpeza cuidadosa dos equipamentos, cuida-se de fato, de sua conservação.

Seiketsu – Senso de Bem-Estar

Refere-se à preocupação com a própria saúde nos níveis físicos, mental e emocional. Portanto, além de exercer os três primeiros sensos como forma de melhorar continuamente o ambiente físico de trabalho, a pessoa deverá ter plena consciência dos outros aspectos que afetam a própria saúde e agir sobre eles.

Shitsuke – Senso de Autodisciplina

Quando, sem a necessidade de estrito controle externo, a pessoa segue os padrões técnicos, éticos e morais da organização onde trabalha ter-se-á atingido esse senso. A pessoa autodisciplinada discute até o último momento, mas assim que a decisão é tomada, executa o que foi combinado. Espera-se que uma pessoa em avançado estágio de autodisciplina esteja sempre tomando iniciativas para o autodesenvolvimento, o desenvolvimento do seu grupo e da organização a que pertence, exercendo plenamente o seu potencial mental, obviamente que a autodisciplina representa o coroamento dos esforços persistentes de educação e treinamento a complexidade do ser humano.

Avalie o programa 5s de sua empresa

Responda o questionário

Perguntas Nota
ESTRUTURAÇÃO DO 5S
1. Há um Plano Estratégico de 5S definindo ações de Promoção, Padronização e Controle?
2. Há um comitê atuante, com responsabilidades e prazos definidos, para promover o 5S por toda a empresa?
3. O Plano Estratégico é atualizado periodicamente em função dos resultados obtidos?
4. Há um comprometimento efetivo da alta e média gerência para a condução do 5S junto às suas equipes?
5. São realizadas auditorias com base em critérios e por meio de auditores qualificados?
6. As auditorias são encaradas como ferramentas de retroalimentação pelos auditados?
7. São definidas metas a cada ciclo de auditoria?
8. Há uma sistemática de reconhecimento que motive as pessoas para a prática do 5S no dia-a-dia?
9. Há uma melhoria contínua nos padrões de 5S?
10. Há planos para a implementação do 4.º e do 5.º S?
SEIRI
1. Depois que foi realizado o Dia de Descarte, as pessoas mantêm no seu posto de trabalho apenas o necessário?
2. As pessoas têm costume de dar destino aos recursos ao manter o primeiro contato?
3. As pessoas têm o hábito de identificar todos os problemas de conservação?
4. As pessoas tomam as providências necessárias para resolver os problemas de conservação?
5. A empresa tem respondido à altura às solicitações para os problemas de conservação e disponibilização de recursos adequados?
SEITON
1. Todos os recursos, inclusive os pessoais, têm locais definidos e adequados?
2. As pessoas conseguem acessar aos recursos de uso frequente em, no máximo, 8 segundos?
3. As pessoas conseguem localizar os recursos de uso esporádico em, no máximo, 30 segundos?
4. O sistema de sinalização e identificação possibilita o acesso por possíveis usuários, sem depender da memória das pessoas?
5. A disposição dos recursos fixos do ambiente está adequada?
SEISO
1. O ambiente de trabalho consegue se manter limpo com cada vez menos tempo para limpar?
2. O procedimento atual de limpeza possibilita a melhoria permanente do ambiente, estimulando a inspeção?
3. Os ambientes coletivos estão sempre limpos?
4. Os coletores de lixo são adequados, estão bem distribuídos, sinalizados e são usados adequadamente?
5. Há providências concretas para eliminar ou bloquear as fontes de sujeira?
SEIKETSU
1. Há padrões de conhecimento de todos para pinturas, identificações e sinalizações?
2. Há referências visuais para a manutenção da ordem nos ambientes e compartimentos?
3. Foram definidas regras de convivência?
4. Os problemas ergonômicos foram identificados e solucionados?
5. Há uma sistemática para que as pessoas mantenham os 3 primeiros “S”?
SHITSUKE
1. Há participação concreta de cada um na melhoria do ambiente de trabalho?
2. As regras, normas e procedimentos estão sendo cumpridos com rigor?
3. As pessoas, de todos os níveis, são pontuais em todos os aspectos?
4. As pessoas dominam as informações expostas no seu posto de trabalho?
5. As pessoas utilizam adequadamente os seus computadores?
Média (some as notas e divida pelo número de itens respondidos)   

Dê uma nota de 1 a 5 de acordo com os seguintes critérios:

1 Ocorre somente até 40% dos casos
2 Ocorre entre 41 e 60% dos casos
3 Ocorre entre 61 e 80% dos casos
4 Ocorre entre 81 e 95% dos casos
5 Ocorre entre 96 e 100% dos casos

De acordo com a média, verifique em que nível a sua empresa se encontra

Média Conclusão
Entre 1 e 2 Sua empresa tem apenas um programa de ordem e limpeza
Acima de 2 até 3 Sua empresa tem apenas algumas práticas aleatórias do 5S
Acima de 3 até 4 Sua empresa tem algumas atividades sistemáticas do 5S
Acima de 4 até 4,5 Sua empresa tem várias atividades sistemáticas do 5S
Acima de 4,5 até 5 Realmente, a sua empresa tem o 5S.

Implantação

Além de angariar o envolvimento e participação de todos os funcionários, é necessário de que as pessoas estejam convencidas de que o 5 S realmente trará benefícios tanto na vida profissional quanto pessoal.

Escolha um departamento para começar

O 5 S requer a utilização de recursos. Por este motivo é interessante maximizar a atenção onde o retorno será mais rápido e visível.

Faça a implantação por etapas

Cada S deve ser implantado no seu devido tempo. Geralmente, segue-se a sequência em que foram apresentados neste artigo. O tempo de duração de cada fase deve ser o suficiente para que as pessoas envolvidas absorvam os conceitos e adotem os mesmos como rotina no seu dia a dia. A aplicação de avaliações periódicas e utilização de quadros de gestão a vista ajudam a avaliar se a metodologia está sendo absorvida pela organização de forma adequada.

Treinamentos e cursos

Ofereça treinamentos para todos os funcionários, desde aqueles que estão no chão de fábrica até gerentes e diretores.

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Equipes multidisciplinares

Crie equipes multidisciplinares e aloque as mesmas em diferentes áreas. Estas equipes irão mapear os problemas, os desperdícios e os riscos criando planos de ação e procedimentos para manter o 5 S em um ciclo de melhoria contínua.

Seja consistente e realista

Tire fotos do novo padrão estabelecido, crie rotinas de limpeza, organização e principalmente: seja consistente e realista às metas e padrões estabelecidos. Cada organização funciona de uma forma diferente e é fundamental que os conceitos aplicados sejam adequados a forma de trabalho.

5 S nos computadores

Da mesma forma que o programa se preocupa com a limpeza e o descarte das coisas materiais obsoletas, deve-se fazer o 5 S dos computadores. Isso envolve a exclusão dos arquivos obsoletos; inserir arquivos na nuvem, principalmente os arquivos de fotos e apresentações pesadas; renomear arquivos e diretórios que estão com denominações confusas; ordenar arquivos em no máximo três níveis de diretórios. Estas atividades se estendem à caixa de correio eletrônico.

A Tecnologia e Informação deve fazer um backup de todos os arquivos de rede para evitar perdas irreparáveis e fotografar a memória ocupada por cada departamento. Cada departamento elege facilitadores para fazer a limpeza dos diretórios compartilhados (uso exclusivo do departamento) e do diretório do departamento que está na memória pública (consultada por toda a empresa).

Após a limpeza dos diretórios compartilhados e do público, a prioridade é para aqueles de uso exclusivo de cada pessoa. Isto inclui a caixa de correio a qual normalmente é indevidamente entendida como sendo um espaço de uso pessoal.

Isto porque os usuários, pelo fato de acessarem com uma senha, acreditam que a empresa não deve monitorar as mensagens ali presentes. Eles esquecem que grande parte deste conteúdo se refere à sua rotina. Logo, devem estar devidamente ordenadas para que sejam localizadas facilmente por possíveis substitutos. Da mesma forma que as pessoas costumam ter gavetas e até armários para a guarda de objetos pessoais, elas podem criar uma subpasta na sua caixa de correio eletrônico para o arquivamento de documentos puramente pessoais.

Para otimizar o uso dos computadores:

  • Evitar deixar para o dia seguinte a resposta para as mensagens recebidas.
  • Dar um destino efetivo no primeiro contato com a mensagem.
  • Lembrar que este é o momento mais adequado para o usuário tratá-la.
  • Não acumular mensagens em caixas de entrada.
  • Esvaziar as pastas de itens excluídos e limpar periodicamente a pasta de itens enviados.
  • Não passar correntes.
  • Não enviar cópias desnecessariamente, apenas para se cobrir ou mostrar trabalho para os chefes.
  • Não arquivar, em dois lugares, documentos e anexos recebidos.
  • Dar uma denominação mais familiar para os anexos recebidos e que necessitam ser arquivados fora da caixa de correio.
  • Criticar o emitente quando receber mensagens desnecessárias e carregadas de figuras em que nada acrescentam.
  • Criar um link para que o destinatário da mensagem possa acessar a outro documento sem necessidade de anexá-lo.
  • Não guardar arquivos desnecessariamente.
  • Procurar salvar fotos e apresentações pesadas na nuvem.
  • Estabelecer um período para fazer uma análise dos arquivos guardados buscando eliminar os desnecessários.
  • Retirar da caixa de entrada arquivos obsoletos e aqueles que podem ser arquivados em outras pastas, na rede ou na CPU.

Incluir os computadores nas auditorias de 5 S. Esta atividade é feita com uma apresentação do auditado dos diretórios compartilhados e do público sob responsabilidade do departamento.

Posteriormente é auditada, por amostragem, uma ou duas pessoas da área para apresentar os diretórios sob sua responsabilidade e a sua caixa de correio eletrônico. O auditor, assim como já ocorre nas auditorias das áreas, utiliza as possíveis regras da empresa e/ou do departamento, além do bom senso aplicado a cada S, para verificar o nível do 5 S, registrando as oportunidades de melhorias e destacando os pontos fortes.



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