O gerenciamento de riscos em projetos

O objetivo do gerenciamento de riscos em projetos é desenvolver estratégias para evitar que ocorram ou minimizar os impactos desses riscos no projeto, caso ocorram.

project2Da Redação –

Os riscos do projeto existem por causa da incerteza, pois há sempre a possibilidade de que algo conhecido ou desconhecido possa afetar a realização dos seus objetivos. A gestão de risco é sobre estar preparado para lidar com esses riscos. Como gerente de projetos, existem quatro noções básicas de gerenciamento de riscos que se pode usar: identificar os riscos; avaliar os risco; desenvolver as respostas aos riscos; monitorar e controlar os riscos.

Para identificar quaisquer riscos deve-se perguntar o que pode dar errado? É importante incentivar o pensamento crítico ao tentar identificar riscos. Em geral, é ótimo ter uma atitude, mas deve-se acreditar na Lei de Murphy: qualquer coisa que possa dar errado, vai dar errado.

Existem várias técnicas que você pode usar para ajudar a identificar os riscos: debate, entrevista, perfis de risco, datas históricas, análise de premissas e análise de estrutura de divisão de trabalho. Tenha em mente que esta não é uma atividade única. À medida que o projeto avança, novos riscos podem evoluir ou se tornar conhecidos, enquanto outros podem não ser mais relevantes.

Depois de ter uma lista de possíveis riscos do projeto, precisa-se determinar quais os riscos a ser gerenciados. Geralmente, os riscos que teriam maior impacto no projeto, bem como aqueles que são mais prováveis de ocorrer, são os que devem ser focados.

Algumas estratégias contra os problemas existem, como a prevenção de riscos, por meio da alteração do plano de gerenciamento do projeto. Alguns exemplos incluem estender ou encurtar o cronograma, alterar a estratégia do projeto ou reduzir o escopo.

A transferência de risco envolve a ajuda de terceiros. Isso não altera ou elimina o risco, simplesmente dá à outra parte a responsabilidade de gerenciar o risco. Exemplos de transferência de risco incluem seguro, títulos de desempenho, garantias, contratos de preço fixo e garantias.

A mitigação de risco significa reduzir a probabilidade e/ou impacto de um evento de risco. Exemplos de mitigação de riscos incluem treinamento de segurança, simplificação de processos, escolha de um fornecedor estável e atividades redundantes.

A aceitação de risco ocorre quando a equipe do projeto decide não alterar o plano de gerenciamento do projeto para lidar com o risco ou não consegue identificar quaisquer outras estratégias de resposta ao risco para um evento de risco. Essa estratégia pode ser passiva quando a equipe do projeto decide lidar apenas com o risco, caso ocorra. Ou pode estar ativo onde a equipe do projeto tem uma reserva de contingência alocada e planejada no caso de o risco ocorrer.

Já monitorar e controlar o risco envolvem implementar suas estratégias de resposta a riscos, rastrear riscos identificados, monitorar eventos desencadeantes e identificar novos riscos. Isso deve ser feito em todo o projeto.

A NBR 16337 de 12/2014 – Gerenciamento de riscos em projetos – Princípios e diretrizes gerais fornece princípios e diretrizes genéricas para o gerenciamento de riscos em projetos. Pode ser utilizada por qualquer empresa pública, privada ou comunitária, associação, grupo ou indivíduo e para qualquer tipo de projeto, independentemente de complexidade, tamanho e duração. Descreve conceitos e processos que são considerados boas práticas em gerenciamento de riscos em projetos.

Contempla o seguinte público-alvo: gerentes seniores e patrocinadores de projeto, de forma que possam melhor compreender os princípios e práticas do gerenciamento de riscos em projetos e prover apoio apropriado e orientação para seus gerentes de projeto, gerentes de riscos em projetos, equipes de gerenciamento de projetos e suas equipes de projetos; gerentes de projeto, gerentes de riscos em projetos, equipes de gerenciamento de projetos e membros das equipes de projetos, de forma que possam ter uma base comum sobre a qual comparem suas normas e práticas de gerenciamento de riscos em projetos com as dos outros; elaboradores das normas nacionais ou organizacionais para uso no desenvolvimento de normas de gerenciamento de riscos em projetos, as quais são consistentes em um nível mais profundo com as dos outros.

Esta norma não se aplica ao gerenciamento de riscos de programas, de portfólios e de negócios. fornece orientação sobre conceitos e processos do gerenciamento de riscos em projetos que têm impacto na realização dos objetivos dos projetos. O gerenciamento de projetos é a aplicação de métodos, ferramentas, técnicas e competências para um projeto.

O gerenciamento de projetos inclui a integração de todas as fases do ciclo de vida do projeto. O gerenciamento de projetos é realizado por meio dos processos. Convém que os processos selecionados para desenvolver um projeto estejam alinhados com uma visão sistêmica.

Convém que cada fase do ciclo de vida do projeto tenha entregas específicas. Convém que estas entregas sejam regulares e analisadas criticamente durante o projeto para atender aos requisitos do patrocinador, dos clientes e das outras partes interessadas.

A governança de projeto estabelece a estrutura de direção, controle e incentivo do projeto. Esta inclui, mas não está limitada às, áreas de governança organizacional que são especificamente relacionadas às atividades de projeto.

A governança de projeto pode incluir aspectos como os seguintes: estrutura do gerenciamento; políticas, processos e metodologias a serem usados; responsabilidades e limites de autoridade para tomada de decisão; transparência e prestação de contas às partes interessadas; interações como reportar e escalonar questões ou riscos; critérios para descontinuação ou suspensão de projetos em andamento.

A responsabilidade para manter uma governança apropriada de um projeto é comumente atribuída ao patrocinador do projeto ou ao comitê executivo. Para que o gerenciamento de riscos de projeto seja eficaz, convém que uma organização, em todos os níveis, atenda aos princípios descritos. Um deles, é que o gerenciamento de riscos em projetos, cria e protege valor para o projeto, de forma alinhada com os objetivos da organização.

O gerenciamento de riscos em projetos está constantemente alinhado com os objetivos da organização e contribui para melhoria do desempenho e ao atendimento de requisitos legais e regulatórios e o gerenciamento de riscos em projetos é parte integrante de todos os processos de gerenciamento de projetos.

O gerenciamento de riscos em projetos não é uma atividade autônoma separada das principais atividades e processos do gerenciamento de projetos da organização. O gerenciamento de riscos do projeto faz parte das responsabilidades da equipe de projeto e é parte integrante de todos os processos de gerenciamento de projetos; o gerenciamento de riscos em projetos é um subsídio para a tomada de decisões.

O gerenciamento de riscos em projetos auxilia aos tomadores de decisão a fazer escolhas conscientes, priorizar ações e distinguir entre formas alternativas de ação de forma a potencializar as oportunidades e minimizar as ameaças resultantes do risco. Aborda explicitamente a incerteza, caracterizando-a como risco.

O gerenciamento de riscos em projetos explicitamente leva a identificação de uma incerteza, sua natureza e como ela pode ser tratada, deve ser sistemático, estruturado e oportuno e ter uma abordagem sistemática, oportuna e estruturada, contribuindo para a eficiência e para os resultados consistentes, comparáveis e confiáveis, o que deve ocorrer em todo ciclo de vida do projeto.

O gerenciamento de riscos em projetos baseia-se nas melhores informações disponíveis; as entradas para o processo de gerenciamento de riscos em projetos são baseadas em fontes de informação, como dados históricos, experiências, retroalimentação das partes interessadas, observações, previsões e opiniões de especialistas. Entretanto, convém que os tomadores de decisão se informem e levem em consideração quaisquer limitações existentes nos componentes considerados para a modelagem, incluindo a possibilidade de divergências entre especialistas e o momento da realização do trabalho.

O gerenciamento de riscos em projetos é feito sob medida e vinculado com o andamento do projeto e está alinhado com o contexto interno e externo da organização e com o perfil do risco. Considera, também, os fatores humanos e culturais e reconhece as capacidades, percepções e intenções do pessoal interno e externo que podem facilitar ou dificultar a realização dos objetivos do projeto e da organização.

O gerenciamento de riscos em projetos é transparente e inclusivo, com o envolvimento apropriado e oportuno de partes interessadas e, em particular, dos tomadores de decisão em todos os níveis da organização para assegurar que o gerenciamento de riscos em projetos permaneça pertinente e atualizado. O envolvimento também permite que as partes interessadas sejam devidamente representadas e tenham suas opiniões levadas em consideração na determinação dos critérios de risco.

O gerenciamento de riscos em projetos é dinâmico, iterativo e capaz de reagir a mudanças, continuamente percebe e reage às mudanças. Na medida em que acontecem eventos externos e internos, o contexto e o conhecimento modificam-se, o monitoramento e a análise crítica de riscos são realizados, novos riscos surgem, alguns se modificam e outros desaparecem.

Deve facilitar a melhoria contínua da organização e convém que as organizações desenvolvam e implementem estratégias para melhorar a sua maturidade no gerenciamento de riscos em projetos, bem como dos processos de gestão internos, juntamente com todos os demais aspectos da sua organização.

O sucesso do gerenciamento de riscos em projetos depende da eficácia da estrutura de gerenciamento que deve fornecer os fundamentos e os arranjos que irão incorporá-la em toda a organização do projeto, em todos os níveis. A estrutura auxilia a gerenciar riscos em projetos eficazmente por meio da aplicação do processo de gerenciamento de riscos em projetos em diferentes níveis e dentro de contextos específicos da organização do projeto.

A estrutura assegura que a informação sobre riscos proveniente deste processo seja adequadamente reportada e utilizada como base para a tomada de decisões e a responsabilização em todos os níveis organizacionais aplicáveis. Tem por objetivo auxiliar a organização a integrar o gerenciamento de riscos em seu sistema de gerenciamento de projetos, bem como nos processos de gestão internos. Portanto, convém que as organizações adaptem os componentes da estrutura às suas necessidades específicas.

A introdução do gerenciamento de riscos em projetos e a garantia de sua contínua eficácia requerem comprometimento forte e sustentado a ser assumido pela administração da organização, bem como um planejamento rigoroso e estratégico para obter este comprometimento em todos os níveis.

Convém que a administração: defina e aprove a política de gerenciamento de riscos em projetos; assegure que a cultura da organização e a política de gerenciamento de riscos em projetos estejam alinhadas; defina indicadores de desempenho para o gerenciamento de riscos em projetos que estejam alinhados com os indicadores de desempenho do projeto e da organização; alinhe os objetivos do gerenciamento de riscos em projetos com os objetivos e as estratégias da organização e do projeto; considere a conformidade legal e regulatória; atribua responsabilidades nos níveis apropriados dentro da organização do projeto; assegure que os recursos necessários sejam alocados para o gerenciamento de riscos em projetos; comunique os benefícios do gerenciamento de riscos em projetos a todas as partes interessadas; e assegure que a estrutura para gerenciamento de riscos em projetos continue a ser apropriada.

A fim de assegurar que o gerenciamento de riscos do projeto seja eficaz e continue a apoiar o desempenho organizacional, convém que a organização: meça o desempenho do gerenciamento de riscos do projeto utilizando indicadores, os quais são analisados criticamente, de forma periódica, para garantir sua adequação; meça periodicamente o resultado, em relação ao plano de gerenciamento de riscos do projeto; analise criticamente, de forma periódica se a política, o plano e a estrutura do gerenciamento de riscos do projeto são apropriados, dado o contexto externo e interno das organizações; comunique os riscos e se o progresso do plano de gerenciamento de riscos do projeto e a política de gerenciamento de riscos do projeto está sendo seguida; e analise criticamente a eficácia da estrutura do gerenciamento de riscos do projeto, de forma sistematizada.

Com base nos resultados do monitoramento e das análises críticas, convém que decisões sejam tomadas sobre como a política, o plano e a estrutura do gerenciamento de riscos do projeto podem ser melhorados. Convém que essas decisões visem a melhorias na capacidade de gestão de riscos da organização e em sua cultura de gerenciamento de riscos de projeto.

Convém que o processo de gerenciamento de riscos em projetos seja: parte integrante do processo de gerenciamento de projetos; incorporado na cultura e nas práticas da organização; integrado aos processos de gerenciamento de riscos e de negócios da organização. Para que o processo de gerenciamento de riscos em projetos seja eficaz, é importante que ele seja cíclico e dinâmico.

Convém que as etapas do processo de gerenciamento de riscos em projetos sejam periodicamente analisadas criticamente ao longo do ciclo de vida do projeto, considerando a própria natureza dinâmica na qual os projetos estão inseridos. A figura abaixo mostra uma visão de ciclo para este processo.

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Ao estabelecer o contexto, convém à equipe de projeto estabelecer e implementar, de maneira formalizada, os objetivos e produtos do projeto. Convém também que identifique as partes interessadas externas e internas ao projeto, detalhe o escopo e os critérios de risco para o projeto.

Mesmo que muitos destes parâmetros sejam similares àqueles considerados na concepção da estrutura do gerenciamento de projetos e políticas de gestão de riscos da organização, ao se estabelecer o contexto para o gerenciamento de riscos do projeto, eles precisam ser considerados com maior precisão.

O propósito de identificar os riscos é gerar uma lista abrangente, baseada em eventos potenciais de riscos e suas características, que, caso ocorram, podem ter um impacto positivo ou negativo nos objetivos do projeto. Convém que a identificação inclua todos os riscos, estando suas fontes sob o controle da organização ou não, mesmo que as fontes ou causas dos riscos possam não ser evidentes.

Convém que este processo seja sistemático e repetitivo, pois novos riscos podem se tornar riscos conhecidos ou podem mudar ao longo do ciclo de vida do projeto. Os riscos com um potencial impacto negativo para o projeto são referidos como ameaças, ao passo que os riscos com potencial impacto positivo sobre o projeto são referidos como oportunidades.

Convém que todos os riscos identificados sejam tratados, pois o propósito de tratar os riscos é desenvolver opções e determinar ações para aumentar as oportunidades e reduzir ameaças para os objetivos do projeto. O tratamento de riscos envolve a seleção de uma ou mais opções para modificar os riscos e a implementação dessas opções. Uma vez implementado, o tratamento fornece novos controles ou modifica os existentes.

A eficácia do gerenciamento de riscos do projeto é fundamentalmente dependente da identificação dos riscos. Convém que este processo envolva múltiplos participantes, normalmente o cliente do projeto, patrocinador do projeto, gerente do projeto, membros da equipe do projeto, gerentes seniores, usuários, especialistas, outros membros do comitê diretor do projeto.

Existem diversos métodos e meios de consulta para identificação de riscos em projetos. Entre eles estão: brainstorming; opiniões de especialistas; entrevistas estruturadas; questionários; listas de verificação; dados históricos; experiências prévias em projetos; simulações e modelagens; análise da documentação do projeto (contrato e anexos, especificação do trabalho do projeto, business case, acordos); e análise de projetos similares.



Categorias:Normalização, Qualidade

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