Cartórios ou os serviços notariais

Segundo os juristas, os cartórios prestam serviço público, por meio de seu agente delegado, trazendo segurança às relações jurídicas, sejam pessoais, sejam patrimoniais. Nem sempre bem vistos pela população, em razão do custo dos serviços. Para o leigo, são dados para os apadrinhados políticos e alguns poucos foram preenchidos por concurso, após verdadeiras batalhas judiciais. Na visão dos economistas internacionais, servem apenas para aumentar o chamado custo Brasil.

cartório2Eu, particularmente, quando tenho que ir a um cartório, começo a ficar nervoso no dia anterior. Só serve para carimbar e cobrar o preço de uma autenticação, de um título protestado, de um registro de documentos, etc.

Tudo para beneficiar poucos em prejuízo da maioria e do próprio país. Além de dificultar a vida, só servem para aumentar as despesas com procedimentos que poderiam ser simplificados e até dispensados. Principalmente das pessoas honestas.

Nesse mundo dominado pela internet, escrituras que poderiam ser fornecidas, assinadas e registras em menos de um minuto, digitalmente, são cobradas taxas como se o trabalho fosse o mesmo da década de 40, em que tudo era datilografado. Hoje, basta copiar e colar, enviar o arquivo digital e tudo já estaria pronto.

Contudo, o ordenamento jurídico brasileiro está regido pela colcha de retalho chamada Constituição Federal de 1988 que, no tocante aos chamados cartórios, dispõe no artigo 236 que os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do poder público. Assim, há o conceito do que são estes ofícios públicos, ao dizer que serviços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos.

Cada serventia notarial ou registral tem atribuições específicas, que só podem ser realizadas nesses locais, isto é, um tabelião de notas não pode registrar um imóvel ou um documento e o oficial registrador não tem competência para reconhecer firmas, por exemplo, exceto quando os ofícios são aglutinados, ou seja, quando o oficial responde por um tabelionato e um registro, simultaneamente.

Dentre as várias atribuições do tabelião de notas, estão as de reconhecer firmas, autenticar documentos, lavrar escrituras públicas de procuração, compra e venda, permuta, doação, escrituras declaratórias, testamentos e atas notariais. Existem documentos que são analisados pelo tabelião, tendo sua assinatura reconhecida ou autenticada a fotocópia, por exemplo, e que não ficam arquivados ou com cópias no tabelionato, sendo imediatamente entregues às partes.

Por outro lado, existem documentos, chamados instrumentos ou escrituras públicas, que são lavrados nos livros do tabelionato e cujo original fica na serventia, sendo entregue às partes o traslado ou uma certidão. Assim, o ato mais comum e corriqueiro é o reconhecimento de firma, onde o tabelião de notas atesta que determinada assinatura é da pessoa signatária.

Existem dois tipos de reconhecimento de firma ou assinatura: por autenticidade (ou verdadeira) ou por semelhança. O tabelião pode atestar ou certificar a autoria de dizeres manuscritos em documento particular, lançados em sua presença, ou que o autor, sendo conhecido do tabelião ou por ele identificado, lhe declare tê-lo escrito. Este é o reconhecimento de letra.

Igualmente, há o conceito de reconhecimento de firma por chancela mecânica, ou o ato pelo qual o tabelião atesta ou certifica a firma chancelada em documento particular e confere com o padrão depositado no tabelionato. Na prática, a autenticação de documentos figura-se como um dos atos mais praticados, diariamente. Autenticar um documento é comparar o original com a fotocópia apresentada e dizer que a cópia confere com o original.

Para tanto, é imprescindível que, junto com a fotocópia, também seja apresentado o original do documento, pois somente assim é possível fazer a comparação entre os dois. Dos instrumentos públicos ou escrituras lavrados pelo tabelião de notas, a procuração (instrumento do mandato) afigura-se como um dos mais usuais.

Quando a lei estabelecer a obrigatoriedade do atendimento da forma prescrita, somente terá validade o documento que atendê-la. Em razão disso, em muitos negócios jurídicos, deve ser apresentada a procuração lavrada em tabelionato de notas. É o caso, por exemplo, da procuração com poderes para compra e venda de imóveis, procuração para assinar escritura pública de divórcio, procuração do analfabeto, etc.

Segundo os juristas, os bens imóveis, chamados bens de raiz, são amplamente protegidos pelo ordenamento jurídico pátrio, tanto no direito material quanto no processual, pois a transmissão da propriedade imóvel se dá com o registro do título translativo. A Lei dos Registros Públicos estabelece de forma ampla esta proteção, trazendo os atos que serão registrados e averbados no referido ofício.

A falta do registro implica em não transmissão da propriedade, além das consequências que o adquirente negligente possa vir a sofrer, em caso de não o realizar. Além dos imóveis, outros direitos e atos poderão ser objeto de registro imobiliário, conforme determinação do legislador e estão previstos na lei especial.

Contudo, houve o fim da obrigação de reconhecimento de firma, dispensa de autenticação de cópias e não exigência de determinados documentos pessoais para o cidadão que lidar com órgãos do governo. É o que prevê a Lei n° 13.726, de 2018. O texto também prevê a criação do selo de desburocratização na administração pública e premiação para órgãos que simplificarem o funcionamento e melhorarem o atendimento a usuários.

Para a dispensa de reconhecimento de firma, o servidor deverá comparar a assinatura do cidadão com a firma que consta no documento de identidade. Para a dispensa de autenticação de cópia de documento, haverá apenas a comparação entre original e cópia, podendo o funcionário atestar a autenticidade. Já a apresentação da certidão de nascimento poderá ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público.

Quando não for possível fazer a comprovação de regularidade da documentação, o cidadão poderá firmar declaração escrita atestando a veracidade das informações. Em caso de declaração falsa, haverá sanções administrativas, civis e penais.

Nesses últimos anos esses serviços passaram por melhorias, nada que se possa dizer que a gestão vem acompanhando a evolução no mundo digital. A NBR 15906 de 11/2010 – Gestão empresarial para serviços notariais e de registro – Requisitos estabelece os requisitos de sistema de gestão empresarial, para demonstrar a capacidade dos serviços notariais e de registro de gerir seus processos com qualidade, de forma a satisfazer as partes interessadas, atender aos requisitos legais, elementos de gestão socioambiental, saúde e segurança ocupacional, visando a excelência nos serviços.

Como estratégia, o delegatário deve aprovar uma estratégia documentada que estabeleça entre outros pontos, sua missão, visão e valores e/ou princípios guia, de forma que seus funcionários entendam as diretrizes do serviço. A estratégia documentada deve: ser difundida entre os funcionários de forma que eles entendam como suas atividades devam estar alinhadas com a missão e a visão de futuro do serviço; ser atualizada em intervalos regulares, de forma a estar coerente com os propósitos do serviço; ser avaliada através de indicadores de desempenho mensuráveis, de forma que sua devida implementação se faça através de dados e fatos concretos; incluir comprometimento com a ética e a transparência nas relações, atendimento às leis e normas regulamentares, bem como com a melhoria continua.

As ações do delegatário e de seus colaboradores devem refletir o comprometimento com os valores do serviço. Ele deve adotar uma prática de avaliação através de sua equipe de colaboradores, que deve se reunir em intervalos regulares, de forma a propagar e implementar a estratégia.

Deve estabelecer um código de ética documentado para todos os colaboradores e criar metodologias para avaliação de seu cumprimento. Convém que o código de ética englobe, além de seus funcionários contratados, seus fornecedores e parceiros.

Além disso, o delegatário deve aprovar um canal de comunicação interno, de forma que informações referentes ao cumprimento das metas, ações de melhoria, comportamento ético, atendimento legal e difusão da estratégia sejam de conhecimento dos colaboradores. As relações funcionais, responsabilidades e autoridades de cada colaborador devem ser documentadas e conhecidas, de forma a deixar claros os níveis de execução e aprovação e a hierarquia.

O delegatário deve se reunir em intervalos regulares com sua equipe e estabelecer um planejamento estratégico documentado para um período futuro determinado, levando em consideração processos chave como: pontos fortes e fracos; oportunidades e ameaças; indicadores prévios de desempenho relativos ao seu processo; opinião das partes interessadas; tecnologia e recursos disponíveis e necessários; atendimento as leis e normas regulamentares; desenvolvimento sustentável; capacidade da equipe de profissionais; capacidade do serviço de atender ao próprio planejamento estratégico. O delegatário deve garantir recursos adequados, incluindo os financeiros, para colocar em prática as ações necessárias definidas no planejamento estratégico.

Enfim, o poder público transfere administrativamente a execução dos serviços públicos dos cartórios aos tabeliães e registradores oficiais, nos quais os serviços públicos são realizados por meio de uma delegação legal. O contrato de concessão cria, portanto, direitos e obrigações individuais para as partes acordadas.

Pela concessão, o serviço público continua sendo público (União, Estado ou Município) com direito de exploração diretamente ou indiretamente, delegando apenas a sua execução, conforme as condições legais ou contratuais, respeitando a regulamentação e fiscalização do governo que é concedente.

Trata-se, assim, de um acordo administrativo, bilateral, oneroso, cumulativo e intuitu personae, com vantagens e encargos recíprocos, sendo que a qualquer momento, durante a vigência do pactuado, o serviço delegado poderá ser retomado pelo poder delegante, mediante indenização, conforme previsão contratual. A obrigação é de resultado, pois requer a observância rigorosa dos dispositivos legais vigentes quando da realização dos atos cartorários, estabelecidos pelo Estado, devendo produzir o resultado desejado para que tenham existência, validade e eficácia no mundo jurídico.

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Hayrton Rodrigues do Prado Filho

hayrton@hayrtonprado.jor.br



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